Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация, когда кассир ошибся с суммой товара и взял с покупателя меньше положенного, никаким корректирующим чеком не оформляется. В этом случае возникает недостача, причину которой должно установить служебное разбирательство. Ведь если фактически денег в кассе оказалось меньше, чем по чеку, руководство организации должно понять, идет речь об ошибке кассира или о противоправных действиях.
Передача данных в ФНС
Самое главное, о чем нужно помнить: чек коррекции является фискальным документом. Он в обязательном порядке автоматически передается в орган ФНС, как и все остальные кассовые операции. Поэтому налоговый орган имеет полное право потребовать разъяснения по нему. В связи с этим недостаточно просто скорректировать ошибочную операцию, особенно если она была связана с тем, что кассир забыл что-то пробить. В обязательном порядке необходимо составить оправдательный документ. Это могут быть акт, объяснительная или служебная записка с пояснениями ситуации. У документа обязательно должны быть:
— дата и время операции;
— порядковый номер;
— причины ошибочных действий кассира.
Оправдательные документы, на которые ссылаются чеки коррекции, лучше хранить, чтобы иметь возможность предъявить их в налоговые органы по первому требованию.
Если был зафиксирован, а потом исправлен факт продажи без применения ККТ, лучше всего сразу же сообщить об этом в ФНС. Это можно сделать лично или через личный кабинет ККТ на официальном сайте службы. Это позволит избежать штрафа. Ведь из характера корректирующего документа налоговая все равно узнает о факте неиспользования ККТ при расчете с покупателем. Кроме того, это может стать известно из других источников.
В этом случае налоговики могут направить организацию предписание, и придется давать объяснения и предъявлять документы. Если же налоговики направили такое предписание, а коррекционного документа на этот случай нет, то его обязательно нужно оформить, а в основании указать реквизиты предписания ФНС.
Как сделать чек коррекции на онлайн-кассе, если она зависла
Закон указывает, что корректирующий чек необходимо пробивать на той кассе, где была допущена ошибка. Если этого сделать технически невозможно (физическая поломка, программный сбой, полный отказ аппарата), следует немедленно обратиться в аккредитованный сервисный центр. Предприниматель составляет заявление с указанием регистрационных данных ФН и кассы, а также, если возможно, с последними показаниями до поломки оборудования. Специалист сервиса выдает заключение о необходимости проведения ремонта с указанием причины. Оба документа необходимо представить в ФНС, чтобы обосновать причину снятия пломбы.
Гораздо легче исправить недочет при торговле без кассы, например при отключении электричества, если в зале несколько единиц ККТ. В этом случае пробить документ коррекции можно на любом аппарате. Однако это действие верно, лишь когда ошибка замечена вами, а не представителем налоговой службы.
Как оформить чек коррекции в онлайн-кассе
При формировании чека коррекции в налоговую службу через ОФД передается фискальный документ, акт об обнаружении недостачи или лишних средств в кассе, объяснительная или служебная записка от кассира о возникшей ошибке. В ФНС необходимо отдать копии этих документов. Оригиналы бумаг должны остаться в ООО или у ИП. Все это осуществляется в несколько этапов.
Если полученная сумма не была пробита на кассе, применяется чек коррекции . Если выявлено несколько непробитых сумм, то чеки создаются на каждую сумму отдельно. Один чек коррекции может быть создан только в случае массового технического сбоя, когда невозможность пробить полученные суммы на кассе не зависела от действий ее владельца. Неприменение кассы, выдача чека на сумму меньше, чем получено от клиента, покупателя – все это состав административного правонарушения и при выявлении влечет за собой наказание в виде штрафа. Но есть способ избежать наказания, предусмотренный примечанием к ст. 14.5 КоАП, для этого нужно сообщить о нарушении в налоговый орган. Алгоритм действий:
- запросите письменное объяснение от кассира с описанием ситуации;
- на основании объяснительной записки сформируйте чек коррекции отдельно по каждой непробитой сумме;
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС сообщите о нарушении;
- сохраните оригиналы объяснительной записки и чеков.
Для начала разберемся в терминах, которыми оперирует закон о порядке применения контрольно-кассовой техники (ККТ).
Чек возврата — фискальный документ, который оформляется взамен чека, содержащего ошибки в расчетах. При этом сам документ соответствует 54 ФЗ: имеет правильные реквизиты, а данные в установленном порядке были переданы ОФД. Просто кассир неверно пробил итоговую сумму (ошибся в большую или меньшую сторону).
Чек коррекции — фискальный документ, не соответствующий требованиям 54 ФЗ. Либо чек, не пробитый вовсе вследствие поломки ККТ, отсутствия интернет-соединения и так далее. Сумма в чеке при этом может быть правильной.
Возврат прихода — чек возврата, который оформляют, если сумма денег, принятых у покупателя, не соответствует реальной стоимости покупки. В большую или меньшую сторону ошибся кассир, значение не имеет.
Возврат расхода — чек возврата, который оформляют, если клиенту выдали некорректную сумму денег. Это почти не имеет отношения к розничным магазинам и касается организаций, расплачивающихся с клиентами за услуги или материальные ценности. Классический пример — выдача денег на сдачу вторсырья: макулатуры, пластика и тому подобного.
Как правильно сформировать чек коррекции?
6 августа 2018 года налоговая инспекция издала подробное письмо, в котором описала правильное оформление чека коррекции:
- Во-первых, порядок выдачи корректирующего чека зависит от того, каков формат фискальных документов у кассового аппарата: 05 или 1.1.
- Во-вторых, этот порядок зависит от типа кассового аппарат: его марки, модели, набора функций.
В качестве примера рассмотрим процедуру выпуска чека коррекции на популярном кассовом аппарате «Атол-90Ф». Она включает в себя шесть пунктов:
- клавиша Х;
- выбор типа чека (коррекция);
- клавиша ВВ;
- ввод суммы коррекции;
- клавиша ВВ;
- клавиша ИТ (закрытие операции).
Каким набором клавиш пробивается чек коррекции на вашем конкретном аппарате, следует уточнить у службы техподдержки.
Изменение данных в отчетности подразумевает, что возникла ситуация, при которой организация произвела взаиморасчеты с клиентами без использования ККТ. Подобные нарушения квалифицируются по статье 14.5 административного кодекса, и являются основанием для привлечения к ответственности. В связи с этим рекомендуется оперативно поставить контролирующие органы в известность, уведомив об устранении допущенной ошибки. Как правило, добросовестный подход к соблюдению правил позволяет избежать наказания в виде денежного штрафа. Информация о том, как пробить чек коррекции в онлайн-кассе, и примеры случаев, когда используется акт прихода или возврата — это дополнительная уверенность в том, что сотрудники розничной точки сумеют оперативно сориентироваться в проблемной ситуации.
Для подачи заявлений используется личный кабинет пользователя, доступный на официальном сайте Федеральной налоговой службы. В соответствии с действующим регламентом срок уведомления не должен превышать три рабочих дня с момента самостоятельного оформления корректировок. Обязательное условие — наличие сопроводительного акта или пояснительной служебной записки, а также реквизитов созданного документа.
Действующие законодательные нормы, регламентирующие случаи неприменения онлайн-касс, предусматривают возможность применения в отношении нарушителей штрафных санкций. Размер напрямую зависит от юридического статуса организации, а также суммы выручки, которая не была учтена должным образом. Так, для индивидуальных предпринимателей размер наказания варьируется в диапазоне от 25 до 50% от общего «серого» товарооборота, но не может быть меньше 10 тысяч рублей. Юридические лица наказываются более строго — штрафы доходят до 100%, а минимально допустимое значение установлено на отметке 30 000. В тех случаях, когда общий размер неучтенного расхода, определенный исходя из данных ОФД, составляет более одного миллиона, либо при повторном выявлении аналогичного нарушения в течение года, допускается временная приостановка деятельности — сроком до 90 дней.
В то же время законодатель оставляет за собой право отмены ранее наложенных санкций — если чек коррекции ККТ был оформлен в ОФД добровольно, с сопутствующим уведомлением уполномоченных органов ФНС о возникшей проблеме. Помимо внесения изменений, для этого также должны быть соблюдены определенные условия:
- Основанием для взаиморасчетов является реализация товаров или оказание услуг.
- Ошибка не была выявлена контролирующими ведомствами, то есть предприниматель или организация самостоятельно и добровольно заявили о корректировках.
- Правонарушение было устранено силами пользователя в законном порядке.
- Подобные прецеденты не фиксировались ранее, либо выявлены спустя год с момента выплаты предыдущего аналогичного штрафа.
- Плательщиком предоставлена вся необходимая информация, подтверждающая как факт нарушения, так и его устранение.
Товар попал в чек, но в действительности не реализован
Пример 5. В чеке товары А, Б и В, но по факту покупателю были реализованы только товары А и Б. Продавец выбирает вариант исправления:
- Отменить продажу товара В, сформировав чек коррекции с признаком «возврат прихода».
- Отменить весь расчет чеком коррекции «возврат прихода», а затем выбить правильный чек, также корректирующий, но с признаком» «приход» и товарами А и Б.
- Выбить обычный кассовый чек (не чек коррекции) с признаком «возврат прихода» только на товар В.
Какой из них будет правильным?
Вариант № 1 сразу отметаем по причинам, которые разъяснены в Примере 4. Далее выбор зависит от того, кто нашел ошибку:
- если неточность в чеке обнаружил покупатель, нужно выбить обычный чек ККТ с признаком «возврат прихода» и вернуть ему деньги (вариант № 3);
- если ошибка обнаружена продавцом, то правильным выбором будет действовать по варианту №2.
Кассовый аппарат атол аннулировать пробитый чек
Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);
6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;
7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:
- В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
- В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
- В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
- Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.
Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.
Ответственность за отсутствие чека коррекции
Неучтенные операции ФНС может расценить как попытку уйти от уплаты налогов. За подобное штрафуют:
- юрлиц — на 75-100% от стоимости операции, но минимум на 30000 р.;
- предпринимателей — на 25-50% от стоимости операции, но минимум на 10000 р.
За некорректный чек размер наказания составит:
- юрлиц — на 5-10 тыс. р.;
- предпринимателей — на 1,5-3 тыс. р.
Если вы опередили налоговую, нашли ошибку сами и сделали коррекционный документ, есть шанс избежать штрафа. Важно грамотно действовать после создания чека коррекции:
- Если оформляли неучтенную операцию в любом ФФД или меняли сведения в форматах 1.1 и 1.2, коррекционный чек нужно передать в инспекцию. Дополнительно заявлять никуда не требуется.
- Если меняли сведения в ФФД 1.05, необходимо известить ИФНС о нарушении за 3 рабочих дня.
Как правильно сформировать чек коррекции?
6 августа 2021 года налоговая инспекция издала подробное письмо, в котором описала правильное оформление чека коррекции:
- Во-первых, порядок выдачи корректирующего чека зависит от того, каков формат фискальных документов у кассового аппарата: 05 или 1.1.
- Во-вторых, этот порядок зависит от типа кассового аппарат: его марки, модели, набора функций.
В качестве примера рассмотрим процедуру выпуска чека коррекции на популярном кассовом аппарате «Атол-90Ф». Она включает в себя шесть пунктов:
- клавиша Х;
- выбор типа чека (коррекция);
- клавиша ВВ;
- ввод суммы коррекции;
- клавиша ВВ;
- клавиша ИТ (закрытие операции).
Каким набором клавиш пробивается чек коррекции на вашем конкретном аппарате, следует уточнить у службы техподдержки.
При чем здесь формат фискальных данных
Чтобы исправить ошибку правильно, придется выяснить, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса составляет документы. В общем случае в ФФД 1.05 ошибки исправляются чеком возврата, а в ФФД 1.1 — чеком коррекции. Но если ошибка в том, что выбили два чека на одну покупку, то действуют другие правила. Мы свели все в таблицу.
Как исправлять ошибки в зависимости от ФФД
| тип ошибок | ФФД 1.05 | ФФД 1.1 |
| Ошибка в реквизитах (стоимость, НДС, название товара или услуги, способ оплаты, СНО) | Возвратный чек | Чек коррекции |
| Два чека на одну и ту же покупку, покупатель у кассы | Возвратный чек | Возвратный чек |
| Два чека на одну и ту же покупку, покупатель ушел | Возвратный чек | Чек коррекции |
Чек коррекции при разных форматах фискальных данных
Кассовый чек (как и иные фискальные документы) формируются в ККТ по какому-либо конкретному формату фискальных данных (ФФД). В зависимости от применяемого ФФД, чек коррекции создается с определенной целью:
| № | ФФД | Цели формирования чека коррекции |
| 1 | 1.0
(начальная версия) Не действует с 1.01.2019 |
Оформление расчета, произошедшего без применения онлайн-кассы. Т.е. формирование информации об имевшем место расчете с клиентом, при котором кассир забыл пробить чек. |
| 2 | 1.05
(переходная версия) |
|
| 3 | 1.1
(финальная версия) |
Аналогично 1.0 и 1.05 + исправление ошибки, допущенной кассиром при пробитии чека ККТ. |
Избавит ли коррекционный чек от штрафа?
Как видно из таблицы, при любом формате фискальных данных чек коррекции создается в том случае, если ранее при расчете не была использована онлайн-касса. Это позволит избежать штрафа за неприменение ККТ.
Напомним, что за неиспользование онлайн-кассы предусмотрен штраф, размер которого определяется суммой неучтенных расчетов. Для ИП он составляет от ¼ до ½ размера неучтенной в ККТ выручки, но не менее 10 000 рублей; для юрлица — от ¾ до всей суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). При повторном неприменении ККТ деятельность юрлица или ИП может быть приостановлена на 90 суток, если сумма неучтенных расчетов составила, в том числе в совокупности, 1 млн. рублей и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).
Но в некоторых случаях санкций можно избежать, если добровольно известить налоговый орган о том, что касса не использовалась. При этом должны выполняться следующие условия (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ):
- совершено правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 или 6 статьи 14.5 КоАП РФ: неприменение ККТ, нарушения в порядке регистрации или использования кассы, невыдача чека;
- налоговая инспекция не выявила данное правонарушение (то есть пользователь ККТ добровольно рассказал, что торговал без кассы);
- пользователь ККТ ликвидировал правонарушение (то есть составил чек коррекции на неучтенную ранее сумму) и сообщил об этом в налоговый орган;
- данное правонарушение не было совершено повторно (то есть пользователь ранее не привлекался к ответственности за неприменение ККТ, либо с момента уплаты штрафа за аналогичное правонарушение прошло более одного года; п. 2 ч. 1 ст. 4.3, ст. 4.6 КоАП РФ);
- предоставленных пользователем данных достаточно, чтобы налоговики могли установить факт правонарушения.
Остановимся подробнее на последнем условии. В письме № ЕД-4-20/1524@ специалисты ФНС пояснили, что каждый расчет, совершенный без применения ККТ, должен показываться в чеке коррекции отдельной строкой. Такая возможность появится в чеках, составленных в формате 1.1. Если же пробить коррекционный чек на общую сумму неучтенных расчетов (а не на каждый расчет построчно), то этого будет недостаточно для установления события административного правонарушения (поскольку невозможно идентифицировать конкретный расчет, не проведенный по кассе). В этом случае нужно дополнительно направить в налоговую инспекцию документ (акт), который позволит установить каждый конкретный расчет, который произошел без применения ККТ. Акт должен отражать все операции, сделанные в обход кассы. Методические указания по составлению необходимых документов можно скачать на сайте ФНС России (в раздел «О проекте» в левом вертикальном меню нужно выбрать «Методические указания»).
Чем отличаются коррекция и возврат
Если покупатель настаивает на возврате товара, кассир пробивает чек возврата. Аналогично происходит, если пробитая сумма превосходит сумму покупки, и эта разница бывает замечена сразу. При возврате оформляют другие документы – не те, что при корректировке.
Коррекционный документ отличается следующими признаками:
- его пробивают, когда в кассе больше денег, чем должно быть;
- в реквизитах указывается: признак расчета – коррекция;
- он пробивается на обнаруженную излишнюю сумму;
- не указываются наименования и цены;
- вместе с ним оформляются акт и объяснительная записка от кассира как основание для исправления.
Примеры работы с чеком коррекции
Не всегда получается сразу понять, для чего нужен чек коррекции онлайн кассы. Как его, так и чек возврата прихода пробивают по разным основаниям. В зависимости от этого и следует поступать при обнаружении ошибки:
- Во время покупки может быть пробит неправильный, ошибочный кассовый чек. Покупатель заплатил 13 тыс. руб., а кассир пробил 14 тысяч. Свою ошибку он заметил сразу же, пока покупатель не ушел. В этом случае следует скорректировать ситуацию таким образом: вначале пробить чек «Возврат прихода», а вслед за этим – чек с той суммой, которая должна быть. Те же самые действия следует предпринять в случае возврата приобретения.
- То, что произошла ошибка, стало заметно при закрытии смены. Вместо необходимых 13000 рублей кассир пробил 12000, хотя покупатель заплатил именно столько, сколько стоил купленный товар. Правильным решением станет пробить чек коррекции. Признак «Приход» должен относиться к сумме неучтенной выручки – одной тысяче рублей.
- Ошибка кассира привела к недостаче. Товар стоил 13 тыс. руб., кассир пробил 12 тысяч, столько же заплатил и покупатель. Чек коррекции не пробивается, так как он оформляется только тогда, когда денег в кассе больше, чем должно быть.
Инструкция на случай возникновения подобных ситуаций говорит, что в случае проведения корректирующего чека необходимо как можно раньше известить об этом налоговую инспекцию. Однако если это сделать не удалось, и со стороны ФНС был выставлен штраф, необходимо помнить, что само по себе финансовое наказание не отменяет корректировки и не оправдывает ее отсутствие.
Чек коррекции формируется вне зависимости от обстоятельств, которые к нему привели. В реквизитах нужно будет прописать следующее: в разделе «Основание» – реквизиты предписания, тип манипуляции будет определен как «Операция по предписанию». 1С бухгалтерия предусматривает отражение подобных проводок.