Порядок ведения кассовых операций в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Как рассчитываться наличными по договору
Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.
Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.
Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.
Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.
Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.
Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году
За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:
- оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
- осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
- нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:
- 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
- 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2023 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2023 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.
Положение о кассовых операциях
Правила обращения с наличностью можно вынести в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций. В документе, помимо порядка проведения кассовых операций, необходимо также прописать следующее:
- кто будет оформлять кассовые документы;
- лицо, ответственное за соблюдение требований и контроля над ежедневным остатком в кассе;
- составляются ли кассовые ордера на каждую операцию или только в конце смены на основании фискальных документов;
- порядок обеспечения сохранности наличных в кассе;
- периодичность проведения инвентаризации кассы;
- порядок ведения кассовых операций с обособленными подразделениями и другие вопросы.
Упрощенный порядок ведения кассовых операций
Предпринимателям и представителям малого и среднего бизнеса разрешают вести учет в упрощенном формате. К примеру, они не обязаны устанавливать кассовый лимит.
Для индивидуальных предпринимателей есть отдельные послабления. Кроме освобождения от лимита, им не обязательно:
- составлять кассовые ордера;
- вести кассовую книгу.
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:
- компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
- предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.
Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:
- компании — на 5-10 тысяч рублей;
- ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.
При выдаче средств выписывается РКО и составляется расчетно-платежная или просто платежная (например, для выдачи заработной платы) ведомость. Средства выдаются кассиром строго в соответствии с РКО, и только лицу, которому они предназначены (для чего кассир должен проверить документы, удостоверяющие личность), кассир обязан пересчитать наличные в присутствии того лица, которому их выдает.
Также кассир ведет кассовую книгу – документ, в котором учитывается любое перемещение средств по кассе. Книга заводится сроком на один год. Бумажный экземпляр документа прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью предприятия (если таковая имеется).
Книга, которая ведется в электронном виде, распечатывается ежедневно, а к концу года также нумеруется и прошнуровывается.
Кассир заполняет книгу ежедневно в двух экземплярах (записи можно делать под копировальную бумагу), второй экземпляр является отчетом кассира – его извлекают из книги и передают в бухгалтерию.
В книге кассир указывает выданные и поступившие средства и выводит остаток на каждый рабочий день.
Если в какой-то из дней не было совершено ни одной кассовой операции, кассир все равно выводит остаток (за него принимается остаток предыдущего рабочего дня) и передает отчет в бухгалтерию.
Отмена моратория и другие изменения
Инспекторам снова можно проверять кассовые аппараты. До 1 января 2023 действовал но мораторий на проверку кассовых аппаратов, а с нового года можно устраивать плановые и внеплановые проверки контрольно-кассовой техники. Инспектор может приезжать в организацию в любое время, а затем сделать контрольную закупку под видом покупателя или открыто запросить документы, например, фискальные чеки.
Штрафы при этом остались прежние. Если кассир не выдает чек, бизнес заплатит 2000 рублей, а если касса не передает чеки оператору фискальных данных, штраф составит 10 000 рублей. Куда серьезные штрафы за нарушение регламента продажи маркированных товаров — если не пробивать маркировку, оштрафуют на 300 000 рублей и конфискуют товар.
Проверка может начаться по инициативе сотрудников налоговой службы или после жалобы покупателя. Например, если покупателю не выдали чек, он сообщает об этом в налоговую, и инспектор приходит с проверкой.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Особые требования к платежным агентам
Положением N 373-П установлены особые требования к платежным агентам.
Напомним, что согласно п. 3 ст. 2 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» платежный агент — это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц. Платежным агентом является оператор по приему платежей либо платежный субагент. В свою очередь банковский платежный агент — юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, которые привлекаются кредитной организацией в целях осуществления деятельности, предусмотренной Федеральным законом от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (п. 4 ст. 3 Закона N 161-ФЗ).
Платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента, и формировать отдельные приходные кассовые ордера на них. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться в банк (п. 1.3 Положения N 373-П). Ведь собственниками принятых денег платежные агенты не являются, деньги с момента получения в кассу платежного агента принадлежат третьим лицам, и их следует сдавать в банк для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (ст. 3, п. 15 ст. 4 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ).
Таким образом, получается, что средства, полученные платежным агентом, должны сдаваться в банк в день получения, иначе будут расцениваться как сверхлимитные со всеми вытекающими последствиями.
Платежные агенты и банковские платежные агенты (субагенты) обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента, и формировать отдельные приходные кассовые ордера на эти средства (п. 3.3 Положения N 373-П).
Периодичность сдачи наличных денег в банки
Сдавать наличные денежные средства сверх рассчитанного самостоятельно лимита компания и индивидуальный предприниматель вправе не реже раза в семь рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка — не реже одного раза в течение четырнадцати рабочих дней (Приложение к Положению N 373-П).
Напомним, что ранее предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47). По общему правилу, сверхлимитные суммы сдавались в банк ежедневно.
Какие изменения произошли в порядке ведения кассовых операций
Согласно Указаниям ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017, были внесены изменения в порядок оформления ПКО и РКО в части принятых и выданных денег предпринимателями и организациями, которые в своей работе используют ККТ. Данные изменения были обусловлены введением онлайн-касс, которые стали обязательными с июля 2017 года. Изменения заключаются в сверке прихода и расхода денежных средств с данными, которые передаются в ФНС в порядке онлайн.
Другое изменение коснулось ведения кассы. В настоящее время организации и предприниматели могут выдавать деньги под отчет на основании только приказа руководителя.То есть заявление от подотчетника теперь не требуется.
Составить такой приказ компании вправе в произвольной форме, так как специально разработанного бланка для документа не предусмотрено. При этом следует учитывать, что он должен включать в себя обязательную информацию, такую как:
- сумма денежных средств, которые выдаются в подотчет;
- срок, на который выдаются подотчетному лицу денежные средства.
Все сведения о движении наличных денег компании должны отражать в кассовой книге, которая заполняется на бланке КО-4. Это требование касается всех организаций, а предприниматели имеют право данную книгу не заполнять. Заполнять кассовую книгу может абсолютно любой сотрудник, в том числе и сам директор.
В кассовой книге фиксируют все поступления наличных по ПКО и их расходование по РКО. По завершении рабочего дня необходимо сверить сумму денег в кассе с данными кассовых документов и остатку, указанному в кассовой книге. Далее ставится подпись лица, ответственного за ведение кассовой книги. Такую же сверку после должен провести главный или обычный бухгалтер или сам руководитель. После этого он также должен поставить свою подпись. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера, а если его в компании нет, то на руководителя.
Как ООО и ИП обращаться с наличными в 2020 году.
Наличные деньги компании называют выручкой или кассой. Это деньги, которые поступили от коммерческой деятельности фирмы и расходуются на закупки, зарплаты, а в случае с ИП и на личные нужды предпринимателя. Но с такими деньгами нельзя обращаться как попало.
Порядок обращения с кассой компании, то есть порядок ведения кассовых операций, утвержден в Указании Банка России № 3210-У. В нем прописано требование об установке кассового лимита и определены правила, по которым ИП или ООО фиксирует кассовые операции.
Для кредитных организаций актуально положение о порядке ведения кассовых операций — Положение Банка России № 630-П.
Кассовые операции ведет работник, которого назначает руководитель компании. Такую обязанность может взять на себя и сам предприниматель или руководитель фирмы. Тогда кассовые документы будут действительны только с его подписью.
Ответственный за наличные компании составляет первичные кассовые документы при движении денег в кассе. Основные документы — это приходные и расходные кассовые ордера. Первые заполняют при пополнении кассы деньгами, вторые — при выдаче денег.
Большинство кассовых документов ИП оформляют по желанию, тогда как для ООО порядок кассовых операций строже. За нарушение порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации организациям грозит штраф до 50 000, а должностным лицам — до 5 000 рублей по ст. 15.1 КоАП РФ.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)
Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций — Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.
Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права — это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.
В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:
- работающих по ЕНВД и ПСН;
- оказывающих услуги гражданам;
- указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.
При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги — в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.
Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.
В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины
Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:
- Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2021, внесла ряд изменений.
- Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
- Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
- Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.
В отношении операционной кассы основные правила таковы:
- Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
- Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
- Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2021–2021 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
- Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
- Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2021 № 5587-У действующий с 30.11.2021: