Зачем и кому нужны новые ФН: требования законодательства

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем и кому нужны новые ФН: требования законодательства». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

Бухгалтерский учёт фискального накопителя

Чтобы включить фискальный регистратор, другую кассовую технику ККТ в разряд ОС в учётах (как бухгалтерском, так и налоговом), необходимо, чтобы он:

• применялся для основной или управленческой деятельности;
• длительно использовался свыше 15 месяцев.

Также устройство должно:

• приносить выгоду (экономического характера);
• не планироваться к продаже использующей организацией.

Эти условия указаны в ПБУ 6/01 «Учёт основных средств».

Чтобы записать кассовый аппарат в перечень амортизационного имущества компании в налоговом учёте, устройство должно:

• находиться в собственности компании;
• напрямую применяться для получения дохода (приносить финансовую прибыль).

Имеется ли интеграция между ЕГАИС и системой Честный ЗНАК?

На данный момент запустили эту интеграцию в системе Честный ЗНАК, то есть участникам эксперимента по маркировке не надо указывать места осуществления деятельности. Эти сведения подгружаются автоматически из ЕГАИС.

Когда карточка товара регистрируется в «Национальном каталоге маркированных товаров», требуется проставлять реквизит «Код ФРАП».

Из ЕГАИС в систему Честный знак автоматически будут передаваться такие документы как:

• отчеты о производстве;
• заявки о фиксации информации о ввозе или перемещении этилового спирта в РФ, алкогольной и спиртосодержащей продукции, содержащие коды идентификации;
• товарно-транспортные накладные.

Когда нужен фискальный накопитель на 36 месяцев

Хозяйствующие субъекты, предоставляющие услуги (ателье, службы доставки и т. д.), а также спецрежимники используют онлайн-кассу с ФН на 36 месяцев.

На сколько месяцев выбрать фискальный накопитель, если можно использовать любую модель

Модель на 36 мес. может использоваться при любых обстоятельствах. Другой вопрос, что это не всегда выгодно. Такой экземпляр ФН на порядок дороже, чем модель на 15 месяцев. Например, предприниматель работает только один сезон. Тогда большую часть года накопитель бездействует, а срок его службы все равно постепенно истекает. Переплачивать нет смысла.

Другой вариант. При торговле подакцизными товарами накопитель нужен только на 410 дней. Необязательно платить больше, ведь через 13 месяцев его все равно придется заменить.

В каких случаях нужно брать ФН на 36 месяцев для ККТ? В тех, когда работать с другим запрещено законом.

Кому какой ФН на 15 и 36 месяцев ставить — обобщим информацию, представив ее в виде таблицы.

Алгоритм работы обновленных ФН

В соответствии с законодательством алгоритм продаже промаркированных товаров значительно отличается от обычных.

Оборудование работает в следующей последовательности:

1. С помощью сканера кассир должен считать уникальный код DataMatrix, а кассовая техника передает полученное изображение на фискальный накопитель.
2. Онлайн-касса получает запрос. Она создает документ и передает его оператору ИСМ в единую государственную систему. Оператор автоматически проверяет маркировку. Если происхождение товара подтвердилось и он легален, формируется кассовый чек.
3. Покупатель передает деньги и приобретает товар. Кассовое оборудование передает второй запрос фискальному накопителю. ФН автоматически формирует документ о реализации товара и передает его в систему. Оператор удаляет продукцию из базы и присылает на кассу квитанцию.

Кратко о работе ФН в облачной кассе

• Фискальный накопитель — это записывающее устройство. Он шифрует и хранит фискальные документы, которые формирует касса.
• В облачной кассе ФН нельзя взять в аренду — его нужно купить. Сама касса будет принадлежать провайдеру, а накопитель — вам.
• Фискальные накопители бывают на 15 и 36 месяцев. Выбирать нужно в зависимости от системы налогообложения и деятельности компании.
• После блокировки ФН нужно хранить в защищенном месте 5 лет. Провайдер может отправить накопитель вам, а может оставить у себя, в защищенном хранилище — обычно это стоит дополнительных денег.
• Если вы откажетесь от аренды кассы до того, как кончится срок действия ФН, провайдеру придется вытащить накопитель из кассы и заблокировать его.
• Если срок действия ФН кончится, а аренда кассы нет, провайдер сам заблокирует накопитель, вытащит его и заменит на новый.

Учет кассового оборудования в составе основных средств

Для отнесения контрольно-кассовой техники к основным средствам необходимо выполнение следующих условий:

• предмет труда – самостоятельный объект, не являющийся запасной частью другого оборудования;
• срок полезного использования более года;
• применяется в процессе предпринимательской деятельности в целях извлечения прибыли;
• критерий первоначальной стоимости – не менее 100 тыс. рублей.

[attention type=green]Если основные требования к технике удовлетворены, то по решению юридического лица в бухгалтерском учете в составе основных средств могут быть учтены активы стоимостью менее 100 тыс. рублей.[/attention]

Если учетной политикой компании принято решение учитывать ККМ в составе основных средств, то первоначальная стоимость будет собираться из основных понесенных затрат:

• стоимость кассы;
• затраты на информационные и консультационные услуги;
• стоимость работ по настройке и установке оборудования, доставке и т. д.

В бухгалтерском учете формирование первоначальной стоимости основных средств отображается на активном 08 счете: дебет – формирование цены, кредит – перевод актива в состав ОС и начало использования:

• Дт 08 Кт 60 – учтены расходы на приобретение кассы и фискального накопителя;
• Дт 08 Кт 26 – списаны общехозяйственные услуги;
• Дт 01 Кт 08 – стоимость основного средства полностью сформирована, актив передан в использование.

Как выбрать фискальный накопитель

Как правило, предприниматель может сам выбрать, какой фискальный накопитель использовать. Так, предприниматели могут выбрать фискальные накопители на 36 месяцев. Но здесь стоит быть внимательным: такая покупка не всегда выгодная. Например, для бара, где продаётся крепкий алкоголь, срок действия фискального накопителя в любом случае составит не более 13 месяцев.

Приобрести фискальный накопитель на 36 месяцев будет невыгодно:

при продаже подакцизных товаров: алкоголя, сигарет, технических моторных масел (срок работы ФН в таких случаях — 13 месяцев),
при работе кассы в автономном режиме без отправки чеков в налоговую — это разрешается только тем, кто работает в отдалённых от сетей связи местности (срок работы ФН — до 15 месяцев).
при пробитии от 200 чеков ежедневно: у фискального накопителя — ограниченная память, примерно до 250 000 фискальных документов (для такого количества продаж лучше покупать ФН на 13/15 месяцев)

В составе материальных запасов

Если стоимость позволяет, ККТ вместе с фискальным накопителем ставят на учет как материальные ценности и списывают сумму на затраты в начале эксплуатации. Фискальный накопитель учитывают на сч. 10 детализацией его аналитических данных или за балансом.

Пусть теперь стоимость ККТ при приобретении — 25 тыс. руб. плюс НДС. Воспользуемся данными предыдущего примера и сформируем проводки:

• Дт 10 Кт 60 25000,00 руб. – оприходована ККТ с фискальным накопителем;
• Дт 19 Кт 60 5000,00 руб. – отражен НДС по ККТ;
• Дт 26 (44) Кт 60 12000,00 руб. — услуги настройки кассового устройства;
• Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – отражен НДС по услугам;
• Дт 68 Кт 19 7400,00 руб. (5000+2400) – налог к вычету;
• Дт 44 Кт 10 25000,00 – списана стоимость введенной в эксплуатацию ККТ.

При замене накопителя данных проводки, по сравнению с предыдущим примером, значительно упрощаются:

• Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
• Дт 44 Кт 10 4166,67 руб. – отражен в затратах ФН;
• Дт 44 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
• Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
• Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
• Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Помимо счетов 44 и 26, в проводках их функцию могут выполнять счета 20, 25.

Замена фискального накопителя, бухучет

Фискальный накопитель – неотъемлемая часть ККТ, обеспечивающая формирование фискального признака, запись и хранение данных, шифрование информации для передачи сведений в ОФД.

В процессе использования кассового оборудование требуется замена накопителя:

• вследствие истечения срока действия;
• при смене собственника кассовой техники;
• память накопителя заполнена раньше окончания срока действия;
• поломка кассы или выход из строя элемента.

Бухгалтерский учет замены элемента будет также зависеть от выбранного на предприятии метода учета кассы.

ККТ относится к основным средствам компании. В данном случае замена фискального накопителя будет происходить в рамках модернизации актива:

• Дт 10 Кт 60 – покупка нового ФН.
• Дт 08 (субсчет учета расходов на модернизацию) Кт 10 – учтены затраты на приобретение и установку элемента.
• Дт 01 Кт 08 – увеличение стоимости актива в результате замены накопителя будет отражаться в карточке ОС.

Касса не относится к основным средствам компании: затраты на новый фискальный накопитель будут сразу отнесены на соответствующие счета:

• Дт 10 Кт 60 – покупка ФН.
• Дт 26 (44) Кт 10 – списание издержек.

Примечание от автора! После окончания срока действия фискального накопителя необходимо сохранять его в течение 5 календарных лет.

Материальные запасы или основное средство

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

Как в бухгалтерском учете отражаются расходы на замену фискального накопителя?

В 2021 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

Как в налоговом учете отражаются расходы на приобретение и замену фискального накопителя?

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

• Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
• Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Важно! При замене фискального накопителя требуется перерегистрация техники в ФНС.

Бухгалтерский учет онлайн-касс и фискальных накопителей

Согласно пункту 4 статьи 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ с 01.07.2019 контрольно-кассовую технику обязаны применять все организации и предприниматели при осуществлении расчетов как наличными денежными средствами, так и в безналичном порядке. Исключение — случаи, установленные Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Контрольно-кассовая техника является основным средством (ОС) и учитывается на счете 101 04 «Машины и оборудование», поскольку онлайн-кассы являются материальными объектами:

• со сроком полезного использования более 12 месяцев;
• предназначенными для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения.

Срок полезного использования ККТ определяется согласно классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Гарантийные и негарантийные поломки прибора

Срок гарантии на фискальный накопитель устанавливает его производитель, обычно это 12 месяцев. Если устройство сломается в течение этого периода, то его владелец может претендовать на бесплатную замену накопителя на новый.

К гарантийным относятся поломки, причиной которых стал заводской брак – то есть, если кассой пользовались строго по инструкции, но накопитель все равно сломался, это будет гарантийный случай.

А вот к негарантийным случаям относят такие поломки:

• ФН ввели в работу с нарушениями (например, регистрация с ошибкой);
• нарушены условия эксплуатации – аппарат использовали в среде с высокой влажностью, в пыли или при высокой температуре;
• закончился срок или память в устройстве – это основное условие для замены накопителя;
• есть механические повреждения – например, при попытке установить его в корпус повредили разъем.

Во всех этих ситуациях производитель не несет никакой ответственности, а пользователь должен купить новое устройство, чтобы дальше работать с кассой.

Однако поломка фискального накопителя может принести гораздо больше проблем, чем расходы на покупку нового. Если поломка произошла во время работы, а в памяти остались неотправленные покупки, то цена вопроса может измеряться десятками и сотнями тысяч рублей. Ведь если данные не переданы, а продавец получил оплату за товар, включая НДС, нужно как можно скорее решить проблему.

Примерный алгоритм действий такой:

1. снять ФН и направить соответствующее заявление в ФНС;
2. отправить накопитель производителю на экспертизу;
3. если производитель сможет «вытащить» данные о незакрытых покупках из устройства, их нужно подать в ФНС (если передать не получается, нужно пробить чек коррекции).

А чтобы продолжать работать всё это время, предпринимателю придется купить новый накопитель – особенно в бизнесе, где на счету каждый час. Соответственно, даже если накопитель сломался не по вине пользователя, ему все равно придется потратиться на новый – и только после успешной экспертизы получить замену от производителя.

Как отразить фиксальный накопитель в бюджетной учреждении

Рекомендуется, согласно информационному письму фирмы «1С», срок использования программных продуктов этой фирмы устанавливать величиной в 2 года. Пример. Организация приобрела у партнера фирмы «1С» лицензию на использование компьютерной программы «1С:Бухгалтерия 8.3 (ред.3.0)», версия ПРОФ, стоимостью 13 000 руб.

Необходимо отразить в этой же программе произведенную покупку неисключительного права на использование ПО, отнести его стоимость на расходы будущих периодов и затем за два года списать стоимость на счет затрат 26 «Общехозяйственные расходы» с помощью ежемесячных операций списания.

Покупка программного обеспечения в 1С 8.3 Оприходуем софт документом «Поступление товаров и услуг», указав вид документа — «Услуги (акт)».

Как не допустить блокировку ФН

1. Следить за сроком действия накопителя в личном кабинете ОФД и вовремя его заменять.
2. Следить, приходят ли подтверждения от оператора фискальных данных. В отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Примеры того, как следует вести учёт

Например, если касса стоит 29 тыс. рублей, можно ли оприходовать такой ККТ, признавая основным средством? В ФНС предлагают перечитать пункт 5 ПБУ 6/01 «Учёт основных средств», который предлагает лимит в 40 тыс. руб. на признание кассовой техники ОС. Однако касса и с меньшей суммарной стоимостью может быть признана ОС, если соблюдены другие критерии (в соответствии с ПБУ 6/01).

Часто бухгалтеров волнует вопрос, что можно отнести к ОС, проводя комплектацию (закупая) кассовую технику? Обычно для учётных проводок налоговиками рекомендуется в перечень основных средств включать аппараты, без которых нормальная работа кассы невозможна. Если же техника может взаимно использоваться несколькими кассами, то его нужно указать в составе МПЗ, отдельно. При учёте пункта изначальной стоимости ОС лучше сразу списать услуги по подготовке ККТ к рабочему состоянию. Прочие же работы, их стоимость списываются в обычном, установленном нормативными документами порядке.

Получить разъяснения можно или на сайте ФНС, или посетив специалистов лично. Однако правовые несостыковки описываются в литературе или на популярных порталах для бухгалтеров довольно редко. Поэтому личная консультация в отделе ФНС по месту регистрации бывает более действенной и полезной.

Похожие записи:

• Выезд на встречку: когда лишат прав, а когда — нет
• Жалоба на соседей за антисанитарию: в Роспотребнадзор или Санэпидемстанцию
• Бесплатное ЭКО по ОМС в 2023 году: документы, квоты и порядок действий