В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера
Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.
Регистрировать документы в принципе могут:
- информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
- специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
- в электронном журнале (обычно в Excel) или
- в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).
Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров
и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:
- стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
- но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен
.
Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа
, например, приказа, то надо:
- сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
- а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от… №…» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).
В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).
Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то
(но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:
- «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
- «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).
В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место — это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».
Внесение изменений в приказ
Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.
Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:
- реквизиты изменяемого приказа;
- суть и основания изменений;
- действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
- лица, ответственные за исполнение нового приказа.
Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.
В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.
При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.
Пример нумерации для предприятий средних размеров
Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.
Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.
Например, приказ № 1-2018/к.
Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:
№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.
При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.
Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:
№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).
Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:
- приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
- приказы по командированию сотрудников;
- приказы по премированию и взысканиям;
- приказы по отпускам;
- иные приказы и распоряжения по персоналу.
Разновидности приказов
Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.
Приказы делят по разным видам. В частности:
- По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
- По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.
А нужна ли вообще нумерация приказов
В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:
- При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.Поиск осуществляется с помощью регистрационных форм. По известным реквизитам это происходит оперативно и гораздо эффективней.
- Даже если речь идет о небольшом предприятии или ИП, где за весь год издается десяток распорядительных документов, и найти или идентифицировать документ в случае необходимости бывает достаточно просто, вопрос о нумерации приказов возникает, как только вносится хотя бы одна запись в трудовую книжку работника, где необходимо заполнить соответствующую графу.
- Сквозная нумерация дисциплинирует сотрудников, ответственных за хранение фонда. В случае преднамеренного изъятия из папки или непреднамеренной утраты документа, его отсутствие становится заметным по прерывающейся нумерации;
- Конечные порядковые номера позволяют оценить объем документооборота в конце года и принимать соответствующие управленческие решения относительно организации делопроизводства.
Еще один способ систематизации приказов — их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.
Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.
Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:
- номер приказа (с индексом);
- дата его издания;
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- структурное подразделение, в котором он числится;
- должность;
- табельный номер;
- реквизиты трудового договора;
- суть приказа — кратко;
- расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:
- дату исполнения приказа;
- ответственных лиц и их подписи.
Нормативная регламентация
Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена
общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.
Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.
Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ , а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558 .
Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.
Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.
Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1?
Что делать, если в приказе закралась ошибка
Внесение в уже существующий приказ законодательно не запрещено, однако предусмотрен некий перечень условий веской необходимости для этого. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
- При изменении локальных и нормативных актов самой организации
- При необходимости внести корректировку в личные данные сотрудника, на которого был издан приказ
Важно! Запрещено вносить изменения в уже существующий приказ.
Для исправления издайте новый, указав в нем:
- Причины изменений.
- Основание для внесения изменений.
- Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
- Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
- Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.
При оформлении большого количества исправлений их лучше собрать в приложение, которое отразить в новом приказе.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
- Наименование фирмы;
- Наименование и дата документа;
- Регистрационный номер;
- Место составления приказа;
- Текст документа;
- Подписи ответственных лиц;
- Отметка об исполнителе;
- Визы согласования приказа (при необходимости).
Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:
При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Как присвоить номер приказу
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Виды приказов по основной деятельности
В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:
- Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
- Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
- Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
- Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
- Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
- Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
- Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
- Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
Книга учета кадровых приказов
Одним из вариантов, обеспечивающих регламентированный учет приказов и контроль за их количеством и датой составления является специальная книга учета кадровых приказов. Она формируется вручную или ведется в электронном виде сплошным методом.
В этом ее отличие от правил присвоения номеров кадровым приказам в автоматизированных решениях. В таких программах на каждый вид кадрового перемещения: увольнение, прием, совмещение, формируются приказы со своей нумерацией, которая к тому же обнуляется с начала следующего года.
Это несколько усложняет работу по контролю общего числа составленных приказов и датам принятия конкретных решений. Именно общая ведомость регистрации данных документов призвана помочь в правильном ведении кадрового делопроизводства.
Прием работника на время отпуска основного работника