Правила оформления счета на оплату
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления счета на оплату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.
Правила заполнения счёта на оплату
Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:
- дата и номер счёта;
- данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
- данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
- информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
- итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
- подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
- печать (при наличии);
- можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.
Как заполнить счёт-фактуру
Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.
- заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
- указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
- пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
- ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
- заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);
Переходим к заполнению таблицы:
- столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
- столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
- столбец 3 — количество или объём;
- столбец 4 — цена за единицу измерения;
- столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
- столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
- столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
- столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
- столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
- столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
- номер по порядку и дату формирования счета;
- наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
- организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
- сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
- наличие (отсутствие) НДС;
- при необходимости — последний срок оплаты;
- ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
- для бумажного документа (при наличии) — печать.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
Что такое счет-договор
Все чаще в хозяйственной деятельности встречается понятие счет-договор, который, по сути, является аналогом оферты. Счет-договор подтверждает факт осуществления сделки и предварительную договоренность о ее проведении. В нем, помимо реквизитов, необходимых для счета, прописываются условия договора: срок действия, условия оплаты и доставки, ответственность сторон и т.д.
Счет-договор требует подписи обеих сторон, поэтому составляется в двух экземплярах. Кстати, многие фирмы выставляют счета-договоры в одном экземпляре с печатью и подписью только поставщика. Правда в этом случае обязательным будет пункт, что в случае оплаты заказчиком, счет-договор считается заключенным, и заказчик согласен со всеми его условиями.
Нужно ли хранить счета
Очень много вопросов возникает у бухгалтеров по поводу хранения счетов. Дело в том, что в законодательной базе этого нигде не прописано. Счет не является первичным документом, поэтому никаких требований по хранению к нему нет. Однако, если это был разовый платеж и в качестве основания был указан именно счет, особенно, если это была предварительная оплата и первичные документы еще не получены, то в спорных ситуациях счет послужит основанием для урегулирования проблемы между поставщиком и покупателем.
Эксперты советуют сохранить документ до завершения всех работ по договору, в соответствии с которым он был выставлен. Что касаемо хранения счетов-договоров, то они должны оставаться в архиве компании в течение пяти лет, согласно общим правилам хранения бухгалтерских документов.
Формирование счета на оплату
Счет на оплату в 1С:Бухгалтерия предприятия формируется в подменю «Продажи/Счета покупателям».
Обратите внимание, что при внесении изменений в какой-либо модуль 1С создается автоматическая новость с подробным описанием и даже видеоуроком, касающимся введенного новшества. Система позволяет просмотреть новость немедленно или по желанию напомнит позже, при следующем обращении к данному модулю.
Открывается журнал регистрации выставленных счетов покупателям.
Первый реквизит для заполнения – это «Контрагент». Система позволяет отфильтровать список контрагентов по его наименованию и выбрать нужного покупателя. Важным преимуществом системы является автоматическое формирование справочника контрагентов при скачивании, например, выписок банка. При этом продукты компании 1С предусматривают автоматическую проверку информации о контрагенте на соответствие сведениям, содержащимся в едином реестре юридических лиц.
Выбрав нужного контрагента, переходим непосредственно к созданию искомого документа. Сделать счет на оплату в 1С возможно как в рамках предоплаты, так и после отгрузки товара. В нашем примере мы рассмотрим оба варианта выставления счета.
Печать счета на оплату
Сформировав счет, его необходимо направить покупателю. 1С Предприятие 8.3 позволяет распечатать созданный счет, нажав кнопку «Печать» или на открытом документе, или в журнале регистрации счетов на оплату.
При желании сформированный документ можно прямо из системы отправить контрагенту посредством электронной почты. Нажав на иконку конверта, можно отправить документ в одном из предоставляемых 1С Предприятие 8.3 форматов файлов.
Также одним из преимуществ продуктов 1С является создание электронных документов с печатью и подписью руководителя. Для этого в реквизитах организации нужно заполнить графы «Логотип» и «Печать».
Данное свойство позволяет исключить распечатывание документа, проставления печати и подписи руководителя, а также последующее сканирование документа для отправки контрагенту.
Выбрав из меню «Счет на оплату с печатью и подписями» мы получаем документ уже с проставленными реквизитами.
Излишне говорить об экономии средств и времени компании в части изготовления документов, особенно при больших объемах продаж.
В заключении хотелось бы обратить внимание на возможность удаления счета из системы в случае, когда он сформирован неправильно, а также нет возможности его редактирования. Для этого в журнале выставленных счетов необходимо пометить нужный документ галочкой на удаление и пройти в меню «Администрирование/Удаление помеченных объектов». Выбор «Автоматического удаления всех отмеченных объектов» позволяет произвести соответствующее действие. Если счет был сформирован на основании накладной, необходимо пометить на удаление также все связанные с ним документы.
Если у вас остались вопросы по работе со счетами, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С:Предприятие 8, мы с радостью вам поможем.
Как происходит выставление счета?
- Клиент или же покупатель, связывается с руководством предприятия или же индивидуальным предпринимателем, и указывает на свое желание осуществить сотрудничество. В данной ситуации может быть составлен договор, на основании которого будут производиться все последующие действия;
- Если покупка является единоразовой, то формируется составление счета на оплату выбранных услуг или же товаров. По сути, приведем стандартный пример. Если вы обращаетесь в компанию, которая занимается производством и установкой пластиковых окон, то обязательно формируется составление предварительного договора, после специалист формирует счет-фактуру, на основании которого вы проводите оплату. В стандартном магазине при приобретении товара, вы также получаете счет, и оплачиваете его в кассе. Но, в данной ситуации предварительный договор сотрудничества не составляется;
- После того, как покупатель получил счет, он его оплачивает. В магазине счет можно оплатить непосредственно в кассе, причем, вы можете использовать вариант как безналичной оплаты при использовании карты, так и оплаты наличными средствами. Если оплата проводится по карте, то платежный документ отражает такие данные;
- После оплаты счета, вы предоставляете его продавцу, после чего, производится процедура предоставления товара, какого-то материала, четко определенных услуг.
Образец составления счета
У стандартного варианта счета нет унифицированной, строгой формы, именно по этой причине, данный документ может составляться самостоятельно. Но, законом определена необходимость включения в документ данного типа ряд обязательных реквизитов:
- Указывается полное наименование компании, организации, предприятия, ИП. Рекомендуется не использовать непонятных сокращений;
- Также обязательно указываются данные ИНН (для предпринимателя), если речь идет о счете от ООО, то обязательно указывается КПП;
- Нужно указать все банковские реквизиты, на которые будет осуществлена оплата. Сюда нужно включить данные счета расчетного типа, обязательно указывается лицевой счет продавца, корсчет, также нужно указать БИК и наименование банка;
- Составляется своеобразный перечень предоставляемых услуг или же товаров. Причем в данной ситуации формируется четкое указание наименования, стоимости за одну единицу, а также количество единиц, которые были куплены;
- В конце документа формируется окончательный счет, в котором может быть выделены данные по НДС.
Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно
Образец счет без НДС– с помощью такой фразы пользователи, которым требуется выставить своим покупателям счет на оплату без налога, пытаются найти в сети шаблон этого документа с правильным заполнением.
В каких случаях нужно выставлять счет без НДС? Как правильно заполнить документ без учета налога на добавленную стоимость? В статье вы увидите ответы на все свои вопросы, и после прочтения материала сможете без труда заполнить счет без НДС.
- Всегда ли нужен счет
- Зачем выставлять счет на оплату без НДС
- Какая информация должна быть в счете без НДС
- Как заполнить табличную часть счета без НДС(образец)
- Итоги
Как правильно выставить счет на оплату?
Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.
Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.
Способы заполнения счета:
-
Получить бланк через Всемирную паутину в формате .doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.
Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.
- Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.
-
Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.
Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.
-
Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.
Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.
Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.
Как выставить счет и правильно отобразить срок оплаты? Срок, в который должна быть осуществлена оплата, может указываться как в самом документе, так и непосредственно в договоре. Если цена и срок оплаты зафиксированы в договоре, то сторона, которая его выставляет, не вправе изменить стоимость.
Если в счете нет срока, в который должна быть произведена оплата, то это не является нарушением. Хотя на практике, могут возникнуть определенные трудности с «выбиванием» оплаты. В таких случаях, чаще всего сроки прописываются в договоре. Если договора нет, то у стороны, которая должна провести оплату есть шанс самостоятельно определить, когда она оплатит.
Момент оплаты также может определяться определенным образом. К примеру, датой получения счета или получения товара. В любом случае сторона, выставляющая счет на оплату и определяющая в нем сроки расчетов, гарантирует другой стороне, что в этот срок стоимость товара или услуги не будет повышена.
На самом деле, никаких проблем с выставлением счета ИП к ООО не должно возникать. Потенциальный клиент связывается с ИП, сообщает о своем желании приобрести конкретный товар и его количество. Продавец на основании письменной или устной заявки формирует счета и передает их на оплату контрагенту. Сторона, получившая счет и согласившаяся на его оплату, переводит денежные средства на банковский счет поставщика и получает свой товар.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Оформляется бумага в двух экземплярах. Один из них отдается покупателю, а второй — остается у продавца.
Заполняется отчет на листке бумаги формата А4. Также его можно оформить на фирменном бланке компании. Чаще всего счет от ИП оформляется на фирменном бланке компании. Так в отчетные документы не требуется постоянно вносить реквизиты компании.
Единого образца заполнения у документа нет. Каждая фирма разрабатывает свой бланк заполнения документа. По закону рф документ оформляется в свободной форме. Долго работающие фирмы и предприниматели разрабатывают самостоятельно свой бланк чека на оплату.
В нем только меняются:
- данные о покупателе;
- название товаров или услуг;
- общая сумма;
- дата.
Некоторые фирмы указывают в чеке условия поставки, оплаты, срок действия бумаги, иную информацию.
С какими ошибками сталкиваются при составлении документа?
Достаточно проанализировать проблемы, с которыми на практике сталкиваются чаще всего:
- Уполномоченные лица не расшифровывают свои подписи. Такая ошибка исключена только для документов в электронной форме. В электронной подписи данные в необходимом объёме присутствуют изначально.
- Нарушается пятидневный срок, за который надо выставить фактуру. Обычно это происходит, когда путают время составления со временем выставления. Это происходит из-за того, что в самом законодательстве отсутствует чёткое определение терминов.
- Неполучение документа в налоговый период, за который к вычету заявлен НДС. Для избавления от этой ошибки необходимо хранить конверты и квитанции. Помогает ведение журнала общей почты.
- Разные даты ставят на экземплярах для продавца и покупателя. Обычно причина кроется в исправлениях. Если счета-фактуры имеют разные данные, они не могут стать доказательством совершения сделки.
- Подписи главного бухгалтера, руководителя. В вычете откажут из-за того, что в этом случае часто используются факсимильные подписи.
- Ошибочно оформленная шапка у счета. Например, допускаются ошибки в реквизитах сторон.