Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
Как заполняется книга?
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
Как опечатать журнал учета сургучом
Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.
Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства. Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник. Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.
Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:
- Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
- Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
- Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
- Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.
Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек
Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.
Все это действительно для трудовых книжек, оформленных до 2021 года. В 2021 году работодатели оформляют электронные трудовые книжки. Все записи делают сразу в электронном виде. Те сотрудники, которые свою трудовую деятельность начали до 2021 года могут выбрать между бумажным и электронным документом.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
ВАЖНО!
Как прошить книгу учета трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Как можно исправить ошибки в книге
Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.
Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.
Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:
- Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
- При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
- в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
- в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
- колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
- столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
- столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
- столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
- столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
- колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
- графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
- колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
Как правильно нумеровать журнал учета трудовых книжек: карандашом или ручкой?
С какой страницы начинать нумерацию книги учета трудовых книжекПри отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения. Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти.
Как правильно пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек
Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.
Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.
В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
----T----------------T---------T--------T---------T---------T----------T--------T------T--------T--------¬
¦No.¦Дата приема на ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж- ¦Наиме- ¦Дата и No.¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦
¦п/п¦работу, заполне-¦ имя и ¦ номер ¦ность, ¦нование ¦приказа ¦ответ- ¦чено ¦дачи на ¦работни-¦
¦ ¦ния трудовой ¦отчество ¦трудовой¦профес- ¦места ¦(распо- ¦ственно-¦за за-¦руки ¦ка в по-¦
¦ ¦книжки или ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы ¦ряжения) ¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦трудовой ¦ или ¦циаль- ¦(с указа-¦или ино- ¦приняв- ¦нные ¦книжки ¦трудовой¦
¦ +-----T----T-----+ книжки ¦вкладыша¦ность ра-¦нием ¦го реше- ¦шего или¦тру- ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦число¦ме- ¦ год ¦ ¦ в нее ¦ботника, ¦струк- ¦ния ра- ¦запол- ¦довые ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦сяц ¦ ¦ ¦ ¦который ¦турного ¦ботода- ¦нившего ¦книжки¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдал тру-¦подраз- ¦теля, на ¦трудовую¦или ¦(пре- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую ¦деления),¦основа- ¦книжку ¦вкла- ¦краще- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжку ¦куда ¦нии ¦ ¦дыши ¦нии тру-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или на ¦принят ¦которого ¦ ¦в них ¦дового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦произве- ¦ ¦(руб.)¦догово- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена¦ ¦ден при- ¦ ¦ ¦ра) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦ем ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка ¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или вкла-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дыш в нее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
L---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+---------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Книга: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
- «Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных
- Форма книги учета предоставленных сведений из государственного реестра уставов муниципальных образований
- Форма книги учета движения бланков разовых пропусков за каждый день на промышленных предприятиях и других объектах Министерства морского флота СССР
- Форма книги учета работы с документами государственного фонда данных территориального органа Роснедвижимости
- Форма книги учета товаров, хранящихся на таможенном складе
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, страховых копий
- Форма книги учета поступлений документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета утвержденных документов в области стандартизации
Как правильно оформить книгу учета – основные требования
Общие требования к ведению книги отразим в таблице.
| Требование | Как должно быть |
| Обложка | Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность |
| Нумерация | Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы |
| Как скрепить книгу | Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги |
| Заверительная надпись | Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью |
Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи. Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.
Утвержденные нормативной документацией правила заполнения и ведения книги учета не допускают совершения ошибок и помарок. При наличии таковых, при ближайшей проверке, на ответственное лицо обязательно выпишут штрафные санкции за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Для наглядного представления правил оформления документации, следует скачать образец журнала учета трудовых книжек на сайте.
На титульном листе обязательно должна находиться информация:
- название предприятия, которое должно полностью совпадать с данными, указанными при регистрации компании,
- отраженными в учредительной документации;
- форма и тип собственности организации.
Журнал учета трудовых книг может помочь восстановить трудовой стаж при утере трудовой книжки ее владельцем
При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.
В документе все графы обязательны для заполнения. В нем необходимо заполнить информацию о работнике:
- индивидуальная информация работника, включающая его личные данные;
- дата начала деятельности работника по выполнению обязанностей, касающихся определенных разделов сферы предприятия;
- информация, фиксирующая данные документа, свидетельствующего о том, что человек в определенный период времени работал в организации;
- профессиональные характеристики работника организации, в соответствии с данными кадрового приказа;
- наименование структурного подразделения предприятия, в котором выполняет свои должностные обязанности работник;
- номера нормативной документации на основании которой было произведено оформление трудовых отношений;
- роспись лица, которое приняло документ.
Сложности в оформлении учетного журнала могут возникнуть по причине отсутствия единой базы законодательства, где прописана информация о правилах работы. Ввиду разрозненности данных, которые следует учитывать ответственному лицу при выполнении должностных обязанностей, лучшей помощью для него станет образец заполнения журнала учета трудовых книжек с примерами, в котором рассмотрены варианты различных случаев, включая некоторые нюансы и особенности.
Книга учета обязательна к оформлению и ведению на каждом предприятии. При ее отсутствии не только будет наблюдаться беспорядок в документации, подтверждающий наличие факта трудовых отношений между компанией и работниками, но и могут быть выписаны достаточно большие штрафы при проверках, выявивших нарушение.