13.08.2023

Командировка сотрудника за границу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка сотрудника за границу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Налогообложение командировочных затрат

2. Если аванс выдан в рублях

3. Открытое акционерное общество «Кимберлит»

4. Образец составления плана служебных командировок

5. Снимаем деньги с валютного счета

6. Последние новости из мира туризма

7. Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

8. Цели командировки генерального директора

9. Куда могут ехать госслужащие

10. Можно продлить или перенести служебную поездку?

11. Какие вопросы регулирует положение о направлении в командировку

12. Какие операции разрешены и запрещены по счетам за границей в 2023 году?

13. Сколько наличных можно привезти в Россию из Украины

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Открытое акционерное общество «Кимберлит»

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Уведомление N 17 ¦
¦ о возможности отказа от направления в служебную командировку ¦
¦ ¦
¦г. Мирный 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елена Юрьевна, доводим до вашего сведения, что требуется¦
¦Ваше согласие на поездку в служебную командировку с 8 по 17 февраля¦
¦2010 г. в г. Браззавиль (Демократическая Республика Конго) в связи с¦
¦производственной необходимостью. Однако на основании ст. 259 Трудового¦
¦кодекса РФ Вы можете отказаться от направления в командировку. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Горный Е.П. Горный¦
¦ ¦
¦ Ознакомлена Верховцева Е.Ю. Верховцева ¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Образец составления плана служебных командировок

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Утверждаю ¦
¦Генеральный директор ¦
¦Сибирцев (А.К. Сибирцев) ¦
¦21 декабря 2009 г. ¦
¦ ¦
¦ План служебных ¦
¦ командировок ¦
¦ ОАО "Кимберлит" ¦
¦ на 1-е полугодие 2010 г. ¦
¦----T--------------T--------------------T------------------T------------¬¦
¦¦ ¦ Основание ¦ ¦ Наименование ¦ ¦¦
¦¦ ¦ выезда (план ¦ Цель командировки, ¦ структурного ¦Дата выезда,¦¦
¦¦ N ¦ работы ¦ страна ¦ подразделения, ¦ срок ¦¦
¦¦п/п¦подразделения,¦ командирования ¦ должность, Ф.И.О.¦командировки¦¦
¦¦ ¦ приказ ¦ ¦ командируемых ¦ (в днях) ¦¦
¦¦ ¦ руководителя)¦ ¦ сотрудников ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 1 ¦ План работы ¦ Изучение механизма ¦ Экономическо- ¦ 18.01 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ управления рисками ¦ финансовое ¦ 27.01.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ на предприятиях ¦ управление, ¦ (10 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазодобычи, ¦ руководитель, ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ Сьерра-Леоне ¦ Архипов С.Ю. ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 2 ¦ План работы ¦Исследование свойств¦ Отдел МПД, ¦ 22.03 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ алмазов, Ботсвана ¦ специалист, ¦ 30.03.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Шахнович С.В. ¦ (9 дней) ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 3 ¦ План работы ¦ Изучение наладки ¦ Отдел наладки ¦ 01.06 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ и обслуживания РЛС ¦ и обслуживания, ¦ 17.06.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ для обогащения ¦ заместитель ¦ (17 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазосодержащего ¦начальника отдела,¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ сырья, Намибия ¦ Рудницкий И.Н. ¦ ¦¦
¦L---+--------------+--------------------+------------------+-------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Снимаем деньги с валютного счета

О том, как это сделать, говорится в Указании ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Если компания решила снять со своего счета деньги в иностранной валюте, она должна подать в банк письмо на ее получение, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком. В нем должны быть указаны реквизиты, перечисленные в п. 2.1 Указания:

наименование организации;
дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;
номер банковского счета;
Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;
реквизиты документа, удостоверяющего личность;
наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче.

Письмо должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации.

Если за снятие денег с валютного счета придется заплатить комиссию, то в бухучете эту сумму нужно включить в состав прочих расходов (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99).

Напомним, что если организация осуществляет операции с иностранной валютой, к счету 50 «Касса» нужно открыть субсчета для обособленного учета каждой наличной валюты (Инструкция к Плану счетов, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Например, можно использовать субсчета «Касса в долларах США», «Касса в евро» и т.д.

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

билеты;
распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
товарные чеки;
бланки строгой отчётности;
командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2021 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2021 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Цели командировки генерального директора

Частота и численность поездок напрямую зависит от сферы деятельности организации. Иногда руководитель выезжает не чаще 1-2 раз в год, а для других нормальной практикой являются ежемесячные командировки. Все условия прописываются в трудовом или коллективном договоре, а также внутреннем акте. Каждый из процессов регулируется действующим ТК РФ. Цели поездки могут быть следующие:

реализация и апробация новых бизнес стратегий для работы, идей, программ;
открытие новых филиалов в других городах, реорганизация представительств;
переговоры с партнерами, заказчиками, подрядчиками, реализаторами;
заключение новых контрактов;
решение спорных вопросов, которые требуют вмешательства руководителя;
урегулирование ситуаций с государственными органами контроля и т.д.

Куда могут ехать госслужащие

Как уже сказано, многие из служб и федеральных ведомств подготовили для своих подчиненных списки стран, которые разрешены для посещения. Например, МВД рассылало такие рекомендательные письма уже неоднократно. Последнее из них – Распоряжение министра внутренних дел от 26.12.2017 г. «Об организации выездов сотрудников ОВД РФ, гражданских госслужащих, работников системы МВД за пределы РФ в период их нахождения в отпуске». Таким образом, установлен список из 13 стран (до этого было 30), которые разрешено посещать полицейским в отпуске:

Азербайджан;
Армения;
Белоруссия;
Вьетнам;
Казахстан;
Киргизия;
Китай;
Куба;
Таджикистан;
Туркмения;
Узбекистан;
Южная Осетия.

В свою очередь, список стран, разрешенных для выезда сотрудникам ФСО в 2023 году, якобы включает 27 государств. Последний раз этот перечень публиковался еще в 2014 году. Тогда в число стран, разрешенных для въезда, входили:

Вьетнам;
Китай;
Тунис;
Марокко;
ОАЭ;
Мальдивские острова;
Камбоджа;
Индонезия;
Иран;
Молдова;
Уганда;
Эфиопия;
Буркина-Фасо и другие.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Какие вопросы регулирует положение о направлении в командировку

Поскольку каждое предприятие отличается по специфике своей хозяйственной деятельности и возможностям бюджета, следует не только опираться на законодательные акты, но и на основании их требований разрабатывать собственное локальное Положение о направлении в командировку сотрудника. В нем должны быть отражены все особенности нахождения сотрудников в командировочных поездках, возможности компенсации дополнительных расходов и т.д. Особенно целесообразно оформить Положение, если на предприятии регулярно организуются служебные поездки.

Положение о направлении в командировку будет способствовать налаживанию процессов оформления поездки — бухгалтеру, сотруднику отдела кадров, работнику, налоговому инспектору и самому руководителю будет на что опираться при решении спорных вопросов.

При составлении Положения руководитель должен ориентироваться на закон, прежнюю практику оформления командировок, специфику деятельность предприятия, случавшиеся ранее инциденты, имевшие место конфликты или даже судебные разбирательства, особенности партнеров.

Какие операции разрешены и запрещены по счетам за границей в 2023 году?

Все допустимые и запрещенные операции для граждан РФ с иностранными счетами установлены № 173-ФЗ. Не будем вдаваться в детали законодательных мер, которые представлены на официальном портале правовой информации РФ. Остановимся лишь на главных, которые волнуют большинство россиян:

Отчет по движению денег по счету за границей не предоставляется, если обслуживающий банк открыт на территории государства — члена ЕАЭС или страны, заключившей с Россией Соглашение по обмену финансовой информацией. При этом установлены отдельные критерии, которые позволяют резидентам РФ иметь иностранные счета и не подавать по ним никаких уведомлений в ФНС: общая сумма финансов по счету за границей за отчетный год не превышает 600 000 руб. или в иностранной валюте эквивалентно заданному предельному максимуму.
Валютные операции между валютными резидентами РФ запрещены. Исключения (ФЗ 173) – если оба валютных резидента проживают за пределами РФ более 183 дней в году.
Операции между нерезидентами, т.е. гражданами других государств, разрешены. Можно перечислять деньги друг другу без ограничений, но есть лимиты ЦБ РФ по выводу иностранной валюты за пределы РФ. Для граждан дружественных стран действуют те же лимиты, что и для резидентов РФ – до $1 млн в течение месяца, а зарплату и деньги за оказанные услуги — без ограничений.
Резиденты из недружественных стран могут переводить только деньги, полученные за оказание услуг, или свою зарплату. Если нерезидент не работает в России, то выводить валюту за рубеж он не может.
Операции между резидентом и нерезидентом разрешены, но подлежат обязательному контролю. По некоторым операциям нужно подать документы в Правительственную комиссию, чтобы получить разрешение на ее проведение.
Снять деньги с валютного вклада в РФ можно только в том случае, если средства поступили на счет до 9 марта 2022 г. Лимит по сумме – 10 000 долларов США или евро в валюте, а остаток в рублях по курсу ЦБ. Деньги, поступившие на счет после 9 марта, можно снимать только в рублях по рыночному курсу на день снятия.
Вывоз иностранной валюты за рубеж из России доступен в размере не более 10 тысяч долларов США на одного человека.
Ограничения на переводы за рубеж со счета на счет в зарубежном банке – 1 миллион долларов США в месяц. Лимиты действуют для переводов с открытием банковского счета, о котором должна быть уведомлена ФНС РФ.
Запрещается перевод средств со счета в банке РФ на зарубежный счет, если это дивиденды от российских компаний (с 05.07.2022), независимо от даты их получения.
Сделки по покупке недвижимости за рубежом и оплатой с иностранного счета разрешаются, в том числе с лицами из недружественных стран. Но сообщить об этом в налоговую службу РФ обязаны все налоговые резиденты, равно как и нести обязательства по налогам в случае возникновения таких обязательств.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);

билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);

наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;

700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;

10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.

30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Сколько наличных можно привезти в Россию из Украины

Согласно таможенным правилам Украины, вы можете вывезти из страны без декларации 10 000 евро или эквивалент этой суммы по внутреннему курсу. Все, что сверху, должно быть задекларировано, и вы должны предоставить документ, подтверждающий легальный статус денег. Это может быть, например, выписка из банковского счета. Это правило распространяется только на граждан Украины.

Без декларации в Россию из Украины можно ввезти не более $10 000. Здесь важно понимать, что если вы вывезете из Украины разрешенную сумму в евро, то остальное придется задекларировать, так как эквивалентная сумма составит более $10 000.

Вы можете вывезти из ДНР 3 000 долларов США или эквивалент другой валюты без декларирования, в случае необходимости вывоза большей суммы, вам необходимо получить разрешение Центрального банка ДНР.