Заполнение журналов-ордеров и первичных документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение журналов-ордеров и первичных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Список подотчетных лиц утверждается начальником организации. К ним относятся лица, которые получают под отчет авансовые средства, предназначенные на командировочные или хозяйственные нужды. Их выдача регулируется правилами ведения операций по кассе. Наличные на командировку оформляются расходным кассовым ордером, а на саму командировку должен быть официально оформленный приказ.
Таблица журналов-ордеров в бухучете
| Номер ЖО | Назначение ЖО | Бланк | Образец |
|---|---|---|---|
| 1 |
ЖО № 1 и ведомость к нему заполняют для счета 50 «Касса» по приходным и расходным кассовым ордерам. Сальдо по кредиту отражает все выплаты из кассы, по дебету — полученные деньги. В итоговой строке показывают суммы выплат. ЖО № 1 отражает остатки денег на конкретные даты. Эти остатки совпадают с итоговым сальдо на определенную дату в отчете кассира. Итоговая строка аналогична кредитовому обороту сч. 50 в главной книге за выбранный период. Ведомость к ЖО № 1 заполняют по аналогии. Итоговые обороты совпадают с показателями «Касса». По итогам отчетного месяца бухгалтер проводит сверку конечного сальдо по ЖО № 1, ведомости № 1 и показателям кассовой книги. |
Скачать бланк журнала-ордера 1 в word | Скачать образец ЖО № 1 |
| 2 | ЖО № 2 отражает операции по кредиту счета 51. Информацию указывают на основании банковских выписок и приложений к ним, в том числе и платежных поручений. На оборотной стороне ЖО № 2 фиксируют сведения о поступлениях по дебету счета 51. | Скачать бланк журнала-ордера 2 | Скачать образец ЖО № 2 |
| 3 | В ЖО № 3 показывают операции по кредиту счетов 54-56, связанные с капитальными затратами, спецсчетами в банках (аккредитивы, чековые книжки, денежные документы). | Скачать бланк ЖО № 3 | Скачать образец ЖО № 3 |
| 4 | В ЖО № 4 записывают движения по краткосрочным и долгосрочным кредитам и займам (счета 66 и 67). | Скачать бланк журнала-ордера 4 | Скачать образец ЖО № 4 |
| 5 | В ЖО № 5 отражают зачеты взаимных требований между дебиторами и кредиторами. | Скачать бланк журнала-ордера 5 | Скачать образец ЖО № 5 |
| 6 | В ЖО № 6 фиксируют поступление товаров, оказание услуг и расчеты по ним. Эти расходы учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Журнал заполняют по каждому контрагенту и договору. | Скачать бланк журнала-ордера 6 | Скачать образец ЖО № 6 |
| 7 | В ЖО № 7 систематизируют учетные данные по расчетам с подотчетными лицами на основании операций по счету 71. Информацию приводят в разрезе всех авансовых отчетов сотрудников, учитываются суммы денег, выданных подотчет, и переходящие остатки денег за определенный период. Строки в журнале не группируют и не объединяют. | Скачать бланк журнала-ордера 7 | Скачать образец ЖО № 7 |
| 8 |
В ЖО № 8 ведут учет расчетов с дебиторами и кредиторами по аналитическим данным счетов:
Сведения по взаиморасчетам с контрагентами вносят обобщенно, показывая деньги, поступившие от партнеров (в том числе и авансовые платежи). |
Скачать бланк журнала-ордера 8 | Скачать образец ЖО № 8 |
| 10 |
В ЖО № 10 отражают издержки на собственное производство. В регистре приводят сводные данные по каждой финансово-хозяйственной операции организации. |
Скачать бланк журнала-ордера 10 | Скачать образец заполнения журнала-ордера 10 |
| 11 |
В ЖО № 11 показывают информацию об отгрузке и продаже готовой продукции. Его формируют на основании ведомостей № 15,16. В этих отчетах указывают фактические или учетные цены на материально-производственные запасы, порядок закреплен в учетной политике организации. При необходимости исполнитель группирует и объединяет информацию по определенным параметрам. |
Скачать бланк журнала-ордера 11 | Скачать образец ЖО № 11 |
| 13 | В ЖО № 13 учитывают операции с основными средствами и нематериальными активами на основании справок об ОС и НМА, актов о списании, расчетов износа и прочих регистров. | Скачать бланк ЖО № 13 | Скачать образец заполнения журнала-ордера 13 |
| 16 |
В ЖО № 16 отражают операции по счетам:
Все кредитовые обороты вносят итогом за месяц на основании информации из ведомости аналитического учета по каждому объекту. Иногда в журнале № 16 учитывают дебетовые обороты по счетам 07 и 08. |
Скачать бланк журнала-ордера 16 | Скачать образец ЖО № 16 |
Преимущества и недостатки
Преимущества ЖОФ:
- Уменьшение числа записей и совершенствование системы сбора информации.
- Регистры проще подчинить задачам, связанным с учетом.
- Контроль записей в регистрах.
- Облегчение и ускорение работы сотрудника, ответственного за учет.
- Уменьшение трудоемкости учета.
- Увеличение оперативности и достоверности бухучета.
- Операции отражаются только по кредиту.
- Сведения из общего и детализованного учета совпадают.
- Выполняется учет действий, необходимых для отчетности.
- Не требуется дублировать записи.
- Не нужно оформлять промежуточные регистры.
- Ускорение процесса учета.
- Сокращение числа недочетов и ошибок.
- Ошибки, даже если они были совершены, быстро обнаруживаются.
- Учет становится детализованным.
- Становится проще получить сведения, нужные для отчетности.
- Значения отчетности можно взять без вспомогательных выборок.
Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:
- С формой придется работать вручную. Перевести ее на обработку компьютером сложно.
- Усложненное формирование регистров.
- Громоздкость.
- Сотрудники, ответственные за учет, должны обладать высокой квалификацией.
- Работников, которые не знакомы с системой, придется обучать.
- Различная структура документации.
- Усложненное формирование отдельных регистров.
Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.
Журнал-ордер № 7 по кредиту счета № 71
No.¦ + + + + + + + + + + + + + + + + + + ¦ ¦¦А¦Б¦В¦ 1¦2¦3¦ 4¦5¦ 6-9¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦14 ¦15 ¦ 16¦ 17 ¦ + + + + + + + + + + + + + + + + + + ¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + + + + + + + + + + + ¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + + + + + + + + + + + ¦ ¦¦¦ Итог¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + ¦По представленному ¦ С кредита счета No. 71 в дебет¦В общей сумме¦ ¦отчету¦счетов¦по утвержден-¦ + + ¦ному отчету¦ ¦ Дата¦Утвержден- ¦12¦26¦20 ¦81¦и т.д.¦суточные и¦ ¦ предъ-¦ная суммদ¦¦¦¦подъемные¦ ¦явления¦расходо⦦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦ ¦¦¦20¦21¦22¦23¦24-29 ¦30¦ + + + + + + + + ¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ + ¦ ¦Итого по кредиту счета согласно документамруб.¦ + ¦ ¦Учетная стоимость приобретенных материальных ценностейруб.¦ + + Скачать в.doc/.pdf Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Пример заполнения журнала ордера 7
Учебники по экономике 6. Учёт расчётов с подотчётными лицами Подотчётными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие командировочные или хозяйственные расходы. Список лиц, имеющих право получить под отчёт суммы на хозяйственные расходы, утверждается руководителем организации.
Выдача наличных денежных средств под отчёт регулируется порядком ведения кассовых операций. Размер сумм для выдачи под отчёт на хозяйственные расходы ограничен.
Наличные расчёты допустимы в пределах не более 60 тыс. р. по одному платежу. Работник организации, получивший под отчёт деньги, обязан отчитаться по ним в сроки, установленные учётной политикой организации. Если в положении об учётной политике срок отчёта по полученным суммам под отчёт не предусмотрен, то работник должен отчитаться по ним в течение трёх дней со дня получения аванса.
Журнал номер 7 в бухгалтерском учете бюджетного учреждения
Нужно ли к журналу операций № 7 прикладывать приходный ордер (ф. 0504207)?
Приходный ордер (ф. 0504207) составляется при поступлении материальных ценностей, в т.ч. основных средств и материальных запасов. Он служит основанием для принятия ценностей к учету и их отражения на балансе. Приходный ордер (ф. 0504207) можно не составлять, если есть первичные учетные документы, которые предусмотрены условиями контракта (договора), например счет-фактура, товарная накладная (письмо Минфина России от 07.12.2016 № 02-07-10/72795).
Следовательно, в Журнале операций № 7 фиксируются записи по дебету счетов 101 00, 105 00 в корреспонденции с кредитом счета 106 00 по сформированной на этом счете стоимости. Такие операции могут отражаться на основании приходного ордера (ф. 0504207).
В свою очередь, приобретение нефинансовых активов отражается в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо журнале операций расчетов с подотчетными лицами (пп. 120, 129 Инструкции № 157н). Иные операции поступления нефинансовых активов, в частности, оприходования неучтенных объектов, безвозмездного поступления, отражаются в журнале по прочим операциям (пп. 55, 120 Инструкции № 157н).
Таким образом, приходный ордер (ф. 0504207) может быть основанием для записи в Журнале операций № 7 при принятии к учету нефинансовых активов по сформированной стоимости.
Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, не закреплен. Следовательно, учреждение должно закрепить выбранный вариант сшива в учетной политике. Разъяснения содержатся в письме Минфина России от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.
Для чего необходим журнал-ордер
ЖО отвечает в бухгалтерском учете за систематизацию первичной документации. При помощи журнально-ордерной системы ведения учета фиксируются хозяйственные операции, которые ежемесячно выполняет каждая организация.
ЖО заполняются на унифицированных формах (код по ОКУД № 0504071), утвержденных Минфином посредством Приказов № 123н от 23.09.2005 и № 25н от 10.02.2006. Однако при необходимости учреждение может воспользоваться самостоятельно разработанными бланками ЖО, предварительно утвердив их приказом и закрепив в учетной политике.
Каждая форма ЖО используется для отражения той или иной операции по кредиту, затем все произведенные операции объединяются в едином регистре синтетических счетов с выделением итогов по каждому отдельному счету.
Кредитовые ЖО состоят из двух разделов:
- основной — для записей по КТ;
- дополнительный (ведомость) — для ведения аналитического учета.
Оборот по ДТ вносится в специальные ЖО вместе с корреспондирующимися счетами по КТ, что обеспечивает выполнение принципа двойной записи в бухучете. Сальдо на начало и конец периода из ЖО по каждому счету переносятся в главную книгу организации.
Журнал-ордер. заполнение журналов-ордеров. журналы-ордера по счетам
Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей.
Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов. Порядок заполнения регистров Заполнение журналов-ордеров происходит по кредитовому признаку операции, т. е. данные, отраженные в первичных документах, суммируются по кредиту конкретного счета и записываются в соответствующий регистр. При этом корреспондирующий по дебету регистр отражается в нем же, что позволяет применять метод двойной записи в одном документе.
Система записей в журнале объект не только синтетического и аналитического учета, но и анализа формы. При этом аналитическая информация заносится по каждой из выданных сумм отдельно, в отдельных сроках отражается дата и сумма выдачи, в каких частях были произведены затраты, отчисления в налоговые службы, а какая часть возвращена в кассу. Если производилась дополнительная выдача аванса, это также отражается в журнале.
В качестве синтетического учета следуют записи движения денег, полученных в качестве аванса, в корреспонденции со счетами по дебету. В этой же части ордера №7 указывается полная информация по оплате командировочных суточных расходов.
Бланк по форме предполагает наличие 30 записей по авансовым операциям на протяжении одного календарного месяца. Если же число авансовых выдач превышает указанное количество, предлагается использовать листы-вкладыши, что предусматривается действующими инструкциями.
Общие характеристики журнально-ордерной системы учета
В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности. Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и счета. Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей. Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов.
Данные, на основе которых ведется учет
На протяжении 3-х дней (или другой срок, который установила организация) бухгалтерия получает отчет по средствам вместе с оправдательными документами. Остатки наличности приходуются в кассу, приобретенные товары на склады. Отчеты проверяются работниками бухгалтерии по форме и существу.
Если отчет не получен в указанный срок, средства изыскиваются из заработной платы сотрудника. Если такой возможности не имеется, утраченные средства уходят на счет, предназначенный для учета недостач.
Постановлениями Правительства Российской Федерации установлены отдельные нормы и порядок возмещения по расходам, возникающим при направлении сотрудников на курсы повышения квалификации, строительно-монтажные, вахтенные и полевые работы, на деятельность, имеющую подвижно-разъездной характер или же при постоянном пребывании в пути.
Приходные и расходные ордера, авансовые отчеты с проставленными корреспондентскими счетами являются основанием для заполнения ордера №7. Для заполнения журнала используются следующие образцы бланков:
В последней строке страницы подводятся итоги.
Система записей в журнале – объект не только синтетического и аналитического учета, но и анализа формы. При этом аналитическая информация заносится по каждой из выданных сумм отдельно, в отдельных сроках отражается дата и сумма выдачи, в каких частях были произведены затраты, отчисления в налоговые службы, а какая часть возвращена в кассу. Если производилась дополнительная выдача аванса, это также отражается в журнале.
В качестве синтетического учета следуют записи движения денег, полученных в качестве аванса, в корреспонденции со счетами по дебету. В этой же части ордера №7 указывается полная информация по оплате командировочных суточных расходов.
Бланк по форме предполагает наличие 30 записей по авансовым операциям на протяжении одного календарного месяца. Если же число авансовых выдач превышает указанное количество, предлагается использовать листы-вкладыши, что предусматривается действующими инструкциями.
Журнал-ордер – таблица, выстроенная по шахматной схеме. Обеспечивает фиксацию операции одновременно на двух счетах: дебет и кредит. Для учета и на КТ, и на ДТ нужно вести всего одну запись. Записи заносятся на основе сведений из первички или отчетов. Все отчеты и первичная документация должны быть тщательно проверена. На бумагах, записанных в журналы, прописывается эта информация: дата записи, номер строки в журнале, где находится запись.
Журналы-ордера выстроены по значению КТ. Регистрация оборотов по КТ выполняется в корреспонденции со счетами ДТ. В бумагах фиксируются операции по КТ.
Сотрудники должны рассчитывать промежуточные результаты. Делать это нужно на протяжении всего месяца по декадам или рабочим неделям. Когда завершился этап внесения записей за месяц, нужно определить итоги за этот отчетный период. По некоторым счетам ведутся записи и в журнале-ордере, и в ведомости. Итоги из этих документов нужно сравнивать между собой.
Журнал-ордер. заполнение журналов-ордеров. журналы-ордера по счетам
Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей.
Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов. Порядок заполнения регистров Заполнение журналов-ордеров происходит по кредитовому признаку операции, т. е. данные, отраженные в первичных документах, суммируются по кредиту конкретного счета и записываются в соответствующий регистр. При этом корреспондирующий по дебету регистр отражается в нем же, что позволяет применять метод двойной записи в одном документе.
Характеристика журнально-ордерной формы учета
В абз. 3 п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) указано, что формы регистров бухучета разрабатываются и рекомендуются Минфином.
Еще 24.07.1992 Минфин РФ выпустил письмо № 59, в котором были приведены Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства.
Именно журнально-ордерная форма бухгалтерского учета получила наиболее широкое распространение в нашей стране и реализована в большинстве бухгалтерских программ.
В основу строения журналов-ордеров положены признаки, которые точнее характеризуются как принципы журнально-ордерной системы ведения бухгалтерского учета. К ним можно, в частности, отнести следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63):
- записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
- записи синтетического и аналитического учета, как правило, совмещаются в одном регистре;
- хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в разрезе показателей, которые необходимы для контроля и составления отчетности;
- используются объединенные журналы-ордера по счетам, которые экономически и методологически связаны между собой;
- применяются месячные журналы-ордера.
В современных условиях автоматизации процессов создано множество вариантов программного обеспечения, которые ориентированы на получение максимального результата. При использовании бухгалтерских программ четкие границы между формами и системами учета отсутствуют, так как формирование отчета любого вида занимает минимальное количество времени и прилагаемых усилий.
Общие характеристики журнально-ордерной системы учета В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности.
Инфо
Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и оборотная ведомость счета.
Получена наличная выручка за реализованную продукцию, оказанную услугу ПКО Д 50 – К 62 5000 2 Получена наличная выручка за реализованные основные средства и иное имущество ПКО Д 50 – К 62 30000 3 Оплачены долгосрочные ценные бумаги РКО Д 58 – К 50 4000 4 Оплачены услуги сторонних организаций РКО Д 60 –К 50 1000 5 Сданы денежные средства счет в банк РКО, объявление на взнос наличными Д 51– К 50 45000 Заполним журнал-ордер №1 на основе данных журнала хозяйственных операций. Журнал-ордер №1 за март 2015 г. по кредиту «Касса» № С кредита счета «Касса» в дебет счетов ИТОГО 58 60 51 3 4000 4000 4 1000 1000 5 45000 45000 ИТОГО 4000 1000 45000 50000 Заполним ведомость №1 на основе исходных данных Ведомость №1 за март 2015 г.