Трудовая книжка в электронном виде — где посмотреть?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка в электронном виде — где посмотреть?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Где взять копию электронной трудовой книжки

Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:

• обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
• отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
• запросить выписку через операторов многофункционального центра.

Сведения, хранящиеся в документе

Информацию для электронных трудовых книжек передает работодатель на основе кадровой документации. Эти сведения регулярно передаются в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В результате обмена информацией у работодателя и в ПФР остается на хранении одинаковая информация о важных фактах трудовой деятельности работника по требованиям Трудового кодекса: о трудоустройстве, занимаемой должности, повышении, переводе, увольнении и пр. Все те сведения, которые содержит сегодня бумажная трудовая книжка – есть и в ее электронном аналоге.

Как получить выписку?

Выписка может потребоваться работнику для подтверждения факта наличия работы и дохода на текущий момент.

Как правило, подобные сведения гражданину нужны в следующих случаях:

• для трудоустройства на новое место работы — для подтверждения своего опыта и стажа;
• для получения различных пособий, социальных льгот — предъявляются в соцзащиту;
• для получения кредитов — предъявляются в банки;
• для оформления визы — подаются в визовые центры, консульства;
• для оформления опекунства или усыновления — подается в орган опеки и попечительства;
• прочие случаи, когда нужно подтвердить свою трудовую деятельность, например, в суд.

Раньше, когда велись только бумажные трудовые книжки, подобная выписка заказывалась сотрудником у работодателя в кадровой службе — писалось заявление, на основании которого выдавались нужные сведения. Документ оформлялся в свободном виде и отражал все записи книжки, заверялся подписью ответственного кадрового работника.

Как уже говорилось ранее, получить свидетельство из ЭТК в цифровом формате можно с задействованием официального сайта Пенсионного фонда Российской Федерации.

1. Перейдите на официальный сайт Пенсионного фонда России.
2. В открывшемся окне щелкните по вкладке « Личный кабинет гражданина ».
3. В развернутом разделе, на самой первой позиции, находится категория « Электронная трудовая книжка ».
4. В правой части от названия категории присутствует параметр « Заказать справку (выписку)» .

Щелкнув по соответствующей надписи, вы попадете на страницу, в рамках которой можно заказать справку из ЭТК в цифровом формате. Для того чтобы воспользоваться функционалом сервиса ПФРФ, гражданам также потребуется регистрация в Единой системе идентификации и аутентификации ЕСИА.

Для того чтобы получить свидетельство из ЭТК с использованием сотрудников Многофункционального центра, наемный работник должен посетить указанное учреждение и написать соответствующее заявление.

При себе нужно иметь определенный перечень документов:

• паспорт;
• СНИЛС;
• письменное заявление по предоставленному образцу.

Выписка из ЭТК, получаемая с задействованием МФЦ, будет выдана спустя несколько дней после обращения.

Закон и постановления об ЭТК

Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:

• Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
• Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
• Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
• Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.

Новые правила ведения электронной трудовой книжки

В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:

• Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
• Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.

Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
• Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.

Разберемся, для чего требуется выписка и почему нельзя использовать оригинальный бланк трудовой книжки. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации и работнику на руки не выдаются, это документ строгой отчетности, если он потеряется — ответственность ляжет на работодателя. Выписка призвана удостоверять подлинность информации и подтверждать сведения о рабочей деятельности человека. Например:

• стаж работы – общий и на настоящем месте;
• опыт работы на конкретном месте;
• подтвердить сведения о наградах;
• установить должность, сведения о переводах на другую должность и/или смену структурного подразделения.

Что такое выписка и когда ее просят

Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.

Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:

• трудовой инспекции;
• прокуратуре;
• Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
• Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
• Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
• в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
• в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.

Куда нужно обращаться?

Согласно 62-й ст. ТК и 7-му пункту правил ведения книжек, выдачу выписки осуществляет работодатель. Для этого необходимо письменное заявление работника.

Строгих требований к нему нет, но, как правило, оно оформляется следующим образом: адресуется руководителю организации и содержит просьбу работника со ссылкой на 62-ю ст. ТК о выдаче выписки из трудовой книжки, с указанием какая именно информация должна быть выписана и удостоверена и на каких страницах она содержится.

Иногда работодатель требует указывать в заявлении причину, по которой понадобилась данная информация, но это не основано на законе. Заявление подписывается работником, ставится дата, которая очень важна, потому что работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней. Выдачу осуществляет отдел кадров на основании приказа руководителя организации (читайте про ответственного за трудовые книжки).

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

• Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.

• Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.

Как распределились серии и номера трудовых книжек по годам

Годы выпуска бланков АТ определяли по номеру бланка, который был напечатан красным цветом на первой странице.

Страницы были защищены водяными знаками, благодаря чему их было непросто подделать.

На последней странице находилась пометка «Гознак.1974».

С 2004 эти бланки больше не выпускаются, но до сих пор используются некоторыми работниками. То есть если сотрудник приносит вам свой документ о стаже, который имеет реквизиты АТ-II, и он уже предпенсионного возраста, то с этим человеком и его документом, вероятнее всего, все нормально. Но если такой документ принесет лицо в возрасте лет тридцати, да еще и с вшитым вкладышем, это заставит как минимум задуматься о подлинности предоставленных документов и о мотивах лица, его предоставившего.

С 2004 стали выпускаться бланки ТК. В настоящее время выпускается трудовая книжка серии ТК VI. Этот документ имеет меньшие габариты, чем его предшественники, и он серого цвета.

Бланки ТК имеют небольшой формат, серую обложку. На обложке находится герб России. Страницы документа защищены от подделки с помощью качественных водяных знаков.

Способы получения сведений из электронной трудовой книжки

Как уже говорилось ранее, на территории Российской Федерации, начиная с 2020 года, была введена в оборот система по выдаче и получению соответствующих бланков цифровом формате. Теперь, сотрудники частных и государственных компаний, получают бланк со сведениями о своей профессиональной деятельности не только у работодателя или в отделении ПФРФ, но и при помощи официального портала Госуслуги или с задействованием МФЦ.

Процесс оформления формы «СТД-Р» также доступен в электронном формате – с задействованием сервиса СБИС, на основании данных, ранее предоставленных в ПФРФ.

Возможность создания бумаг формата «СТД-Р» присутствует и в функционале сервиса СБИС 2.4:

1. Для начала потребуется открыть отчет «СЗВ-ТД».
2. На заглавной странице нужно перейти во вкладку «Печать СТД-Р».
3. Далее следует указать параметр «Выбор сотрудника для печати».
4. После реализации всех необходимых действий нужно нажать на кнопку «Печать».

Как и в предыдущем случае, в дальнейшем, работодателю остается только заверить напечатанный документ, а затем передать его конкретному сотруднику.

Создать документ формата «СТД-Р» можно с задействованием программы СБИС 2.5. Для того чтобы передать на печать документ, вам потребуется:

1. Перейти в раздел отчета «СЗВ-ТД».
2. На заглавной странице отчета выбрать пункт «Печать СТД-Р».
3. Выбрать сотрудника для печати, а затем сохранить внесенные изменения.
4. Отправить документ на печать посредством нажатия на нужную пиктограмму.

Сервис Электронная отчетность через интернет позволяет без особого труда создавать бланки «СТД-Р» по любым сотрудникам, а также работать с иной документацией подобного формата.

Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.

Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:

• трудовой инспекции;
• прокуратуре;
• Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
• Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
• Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
• в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
• в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.

Есть два варианта получения необходимых сведений: в виде копии ТК или справки. В первом случае все страницы просто копируют, ставят подпись и печать на каждой странице. Но больше всего просят выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, информацию указывают выборочно, исходя из целей подачи документа.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

Как правило, обычные люди редко видят разницу между копией и фрагментом. А пока есть один, пусть и очень маленький. Копия идентична документу «от А до Я» – другими словами, документ читается от корки до корки. Фрагмент обычно относится к небольшой отдельной части или разделу документа.

Обычно за прямую выдачу выписок из трудовой книжки отвечают:

Сотрудник отдела кадров, секретарь компании (если эта функция входит в его служебные обязанности), или сам менеджер.

Выписка может быть заверена любым ответственным сотрудником компании, уполномоченным подписывать такие копии.

Отсутствие подписи президента (директора или генерального директора) компании не делает выписку недействительной. При этом заверять документ печатью желательно, но это тоже не обязательно, потому что с 2016 года компании и организации освобождены от обязанности использовать печати и штампы в своей деятельности.

Если есть необходимость получить выписку из трудовой книжки, достаточно написать и отправить работодателю в удобном виде заявление произвольной формы на имя руководителя компании или ответственного сотрудника.

На основании этого заявления выдается соответствующее распоряжение, которое служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. Однако работник может указать другие, более короткие сроки, но работодатель не обязан их соблюдать. Поэтому, если это особенно срочно, лучше иметь письменное свидетельство об этом и приложить его как приложение к заявлению.

Не существует стандарта, сколько раз можно подавать заявление на выписку из трудовой книжки, поэтому каждый сотрудник компании может сделать это любое количество раз и в любое время – работодатель будет обязан соблюдать заявление сотрудника каждый раз.

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки независимо от того, где и для каких целей она нужна работнику.

Более того – он не имеет права требовать от него объяснений. Другими словами, подчиненный может просто попросить заявление без какого-либо обоснования или адреса, по которому оно необходимо.

Изменение и добавление в РТД

Ошибки и описки совершаются достаточно часто, человеческий фактор никто не отменял. Соответственно, в 1С предусмотрено внесение изменений в СоТД работников. Для этого также необходимо открыть одноименную форму. При этом табличная часть будет пустой. Чтобы заполнить ее, следует нажать правую клавишу мыши и в выпадающем списке выбрать «Добавить».

Строка станет активной и можно будет выбрать служащего. Предположим, что надлежит ввести информацию о присвоение разряда. Следует отметить дату мероприятия, выбрать его вид:

прием,

запрет занимать должность,

перевод,

установление (присвоение),

переименование,

увольнение.

В рассматриваемом случае – это установление (присвоение). В столбце «Сведения» ввести: «Присвоение 7 разряда». Далее указать дату и номер приказа или иного распорядительного акта.

После ввода данных следует провести и закрыть документ, сведения попадут в форму СЗВ-ТД. Таким образом, фонд будет уведомлен о недостающих данных.

Предположим, что требуется внести изменения в уже переданную в ПФР информацию. В этом случае нужно также зайти в ЭТД, создать РТД, выбрать организацию. Далее нажать кнопку «Изменить». Откроются мероприятия для выбора. Определить конкретное мероприятие и нажать кнопку «Выбрать».

Отразится информация в таблице двумя строчками.

Первая строчка — это запись об отмене – в ней отражается дата отмены. А вторая строчка – это уточнение, например, изменение номера приказа.

Можно также изменить (уточнить) должность и другую информацию. Далее следует нажать клавишу «Провести и закрыть». В ПФР будет отправлены обе записи: переданная ранее и уточненная.

Похожие записи:

• Слова скорби на похоронах коллеги по работе: примеры траурной речи
• Дарственная на дом: как правильно оформить и избежать проблем
• Как правильно исчисляется срок исковой давности по ДТП