Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.
Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта.
Что делать с излишками
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
Когда проводится инвентаризация кассы
Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной (п.1.5 Методических указаний № 49):
- смена материально ответственных лиц;
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
- реорганизация / ликвидация организации.
Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.
Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:
- по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
- по требованию следственных и контрольных органов.
Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.
Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы
Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.
- Вначале внесите
- полное название компании,
- ее адрес,
- а также структурное подразделение, касса которого проверяется.
- В таблице, расположенной справа на бланке впишите
- ОКПО и ИНН предприятия,
- вид его деятельности по ОКПД (также в виде кода).
- Ниже укажите информацию о контрольно-кассовой технике:
- ее наименование,
и два номера: от производителя и регистрационный.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Бланк и образец заполнения ИНВ-15
Унифицированный бланк «Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)» утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Скачать бланк акта инвентаризации наличных денежных средств формы ИНВ-15 можно в начале статьи.
Быстро разобраться с тем, как заполняется этот бланк, вам поможет образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15.
Оборотная сторона акта может не заполняться, если по результатам инвентаризации никаких нарушений не выявлено.
***
Инвентаризация кассы регулярно проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель. Ее результаты отражаются в акте ИНВ-15. Этот документ не только подтверждает фактические остатки денег и ценностей в кассе, но и позволяет руководству сделать вывод о компетентности и дисциплинированности сотрудников, отвечающих за кассовые операции и сохранность наличных средств, и при необходимости принять соответствующие меры.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».
Форма ИНВ-15. Акт инвентаризации наличных денежных средств
Инвентаризация – это своего рода «опись средств», в результате чего проверяется:
- Главные средства.
- Нематериальные активы.
- ТМЦ.
- Финансы.
Также осуществляется «опись» финансов, находящихся в наличном обороте или документации, которая располагается в кассе. Во время инвентаризации финансов в наличном эквиваленте осуществляется заполнение акта формы ИНВ-15.
Не знаете, как заполнить данный бланк? Вы можете найти пример заполнения ИНВ-15 на нашем сайте.
Две копии данного акта создаются специальной комиссии по инвентаризации, которая организуется управляющим с применением приказа на «опись» средств. Вы можете пример данного приказа на нашем сайте. Опись финансов в наличном эквиваленте может осуществляться в случае смены ответственного, тогда нужно произвести заполнение 3-х бланков ИНВ-15:
- «Старое» лицо.
- Новый ответственный.
- Бухгалтерия.
«Опись» ТМЦ – это пересчет финансовых средств в наличном эквиваленте и документации, которые располагаются в кассе организации.
Процесс инвентаризации осуществляется только при участии всего персонала созданной комиссии.
По окончанию пересчета всех финансовых средств в наличном эквиваленте, чеков, марок, комиссия осуществляет акт заполнения ИНВ-15. Не стоит забывать тот факт, что нельзя допускать ошибок при заполнении.
Порядок проведения ревизии кассы
Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в п. 37 Порядка и п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).
Примечание. В организациях, имеющих одного кассира, при необходимости его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации и при условии заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности (п. 35 Порядка).
Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются. Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).
До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие — списал в расход.
Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка). Примерная форма этого акта приведена в Приложении N 4 к Порядку. Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица (образец заполненного акта приведен на с. 48).
Дисциплинарная ответственность
Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание (ст. ст. 192 и 193 ТК РФ). Так, в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).
Примечание. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание (абз. 5 ст. 193 ТК РФ).
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней работник его не представил, составляется соответствующий акт. Между тем непредставление работником письменных объяснений не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания (абз. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Однако если к моменту выявления проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки — больше двух лет), то привлечь работника к дисциплинарной ответственности уже нельзя. Основание — абз. 4 ст. 193 ТК РФ.
Приказ (распоряжение) руководителя организации о применении дисциплинарного взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник отказывается ознакомиться с данным приказом (распоряжением) под роспись, то об этом факте составляется соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).
Обратите внимание! Недостача в кассе — повод для увольнения!
Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы
Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.
В соответствующие разделы акта вносятся:
- название организации;
- наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
- документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
- номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
- подпись кассира в расписке;
- фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
- учетные данные денежных активов;
- данные результатов ревизии;
- пояснение выявленных излишек/недостач;
- подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.
Инвентаризация кассы: цели и периодичность проведения
Инвентаризация кассы, как эффективный контролирующий инструмент, является основным мероприятием по проверке своевременности проведения денежных операций и принятия к учету, а также соблюдения требований закона при их оформлении. Ревизия кассы может проводиться, как самостоятельная проверка, либо быть одним из разделов комплексной ревизии производственно-финансовой деятельности фирмы. Проходит она в два этапа:
- инвентаризация денежной наличности и сопоставление документально подтвержденной информации с фактическим наличием денег;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины.
Осуществлять контроль соблюдения кассовой дисциплины могут внутренние аудиторы компании, а также внешние ревизоры – органы Росфиннадзора и ИФНС.
В рамках внутрифирменного аудита периодичность инвентаризации устанавливается руководителем, а порядок проведения разрабатывается и закрепляется локальными актами.
Проверка кассы, как правило, производится:
- раз в месяц, квартал или полугодие (в соответствии с принятой учетной политикой), и обязательно на 1-е число года, следующего за финансовым;
- при передаче полномочий кассира другому сотруднику;
- при реорганизации/ликвидации компании;
- при возникших форс-мажорных обстоятельствах.
Виды ответственности за недостачу
- Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
- Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
- Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
-
Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.
Как провести недостачу по бухгалтерии
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.
-
При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
-
Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
-
Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.
Основания для инвентаризации
Форма акта (ИНВ-15) была рекомендована постановлением Госкомстата Российской Федерации No 88 от 18 августа 1998 года, как обязательная и называлась «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Изменения в документ вносились 27 марта 2000 года. А с 01.01.2013 форма ИНВ-15 переведена в разряд рекомендуемых (инф. Минфина РФ N ПЗ-10/2012).
Необходимость проведение инвентаризация наличных денег в кассе предприятия может возникнуть в ряде случаев.
- Замена кассира в случае его увольнения.
- Замещение кассира на период его отпуска или временного отсутствия по другой причине.
- Появились сведения об имеющихся нарушениях финансовой дисциплины со стороны кассира.
- Накануне проведения государственной ревизионной проверки.
Необходимость, целесообразность и периодичность данного вида ревизионных работ определяется руководителем предприятия, учреждения или организации. Проверка кассы проводится комиссией, специально назначаемой для этой цели.