Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Зарплатная ведомость (форма Т-53), зарегистрированная в ОКУД под № 03010111, рекомендуется фискальными органами для оформления при выдаче сотрудникам заработной платы. Ведомость на выдачу зарплаты, заполненная бухгалтером и подписанная директором, передается кассиру для осуществления выдачи наличных средств работникам предприятия по указанному в ней списку.
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Что представляет собой ведомость на выдачу зарплаты
Зарплатная ведомость, бланк которой может состоять из нескольких страниц (в зависимости от количества сотрудников), оформляется на срок, обычно не превышающий три дня. После завершения этого срока зарплатная ведомость Т 53 (скачать которую следует заблаговременно), закрывается кассиром и передается бухгалтеру на проверку.
Ведомость на выплату зарплаты отличается от расчетной тем, что здесь указывается лишь сумма к выдаче, т.е. уже за вычетом необходимых отчислений. При получении средств каждый сотрудник ставит подпись в специально предназначенной графе. Если по какой-то причине указанный в списке работник не получит причитающуюся сумму, то кассир напротив его фамилии в графе «подпись» делает отметку «депонировано» – эти средства будут возвращены обратно в кассу.
Зарплатные ведомости образцаТ-53 регистрируются в специальном журнале, который ведется на протяжении календарного года, а затем сохраняется в компании в течение 5 лет. У каждой ведомости есть порядковый номер, по которому этот первичный кассовый документ и регистрируется в журнале.
Прочие первичные документы
Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:
- трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
- приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
- заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
- приказы на выплату премий и бонусов;
- листки нетрудоспособности;
- заявления и приказы на командировки;
- заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
- прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.
Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Заполнение титульного листа платежной ведомости ( Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.
Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.
Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.
Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.
Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.
Заполнение граф формы Т-53
При работе с формой следует иметь в виду, что:
- В графе «Дата составления» указывается первый день выдачи денежных средств.
Ту же самую дату указывает бухгалтер, заверяя документ своей подписью на Титульном листе.
- В графе «Корреспондирующий счет» на титульном листе формы отражается счет бухучета, что используется организацией для отражения движения средств в рамках выплаты зарплаты наличными.
Чаще всего это счета 26 и 70. ИП вправе не вести бухучет — и если он таким правом пользуется, то рассматриваемую графу не заполняет.
- В графе «Для оплаты в срок» фиксируется период, в течение которого зарплата фактически выдается работникам (не более 5 дней в соответствии с п. 6.5 Указаний).
Важно не перепутать данный период с отчетным (месяцем), который показывается в таблице чуть ниже.
В целях выдачи зарплаты за один и тот же отчетный период может быть составлено несколько ведомостей — оформленных на разные периоды выдачи.
Это имеет смысл, если сотрудников или отделов много (разные ведомости тогда могут быть распределены по структурным подразделениям или составляться в разное время — чтобы заполняться по группам работников, что получают зарплату по очереди).
- Сумма в графе 4 отражается:
- если платится аванс — в соответствующей ему сумме за минусом НДФЛ (по полной зарплате за месяц);
- если платится основная зарплата по итогам месяца — в соответствующей ей сумме за минусом авансов и НДФЛ (если они до того были выплачены).
- При необходимости в форму можно вносить исправления — и не составлять при обнаружении ошибок новую.
Процедура исправления довольно стандартна: как и на любой другой первичке, на форме:
- зачеркивается неверная запись, вписывается верная;
- проставляется надпись «Исправленному верить», а рядом с ней ставят подписи те лица, которые удостоверяют ведомость (бухгалтер, главный бухгалтер, директор предприятия).
- Если те или иные работники не явились за зарплатой в определенный по ведомости срок, то не выплаченные им денежные средства депонируются — заносятся на расчетный счет.
При неявке работника (одного или нескольких) за зарплатой кассир — в последний день ее выдачи (который фиксируется в ведомости):
- пишет в ведомости «Депонировано» (или ставит штамп) напротив ФИО каждого не явившегося работника;
- исчисляет сумму, что подлежит депонированию, и фиксирует ее под таблицей.
- Графа «Примечания» может быть использована, если зарплата выдается по доверенности.
Если это так, то в графе пишется «По доверенности», а доверенность прилагается к ведомости.
- На сумму выплат по ведомости составляется РКО, и его реквизиты фиксируются в форме Т-53 еще до момента ее подписания кассиром (п. 6.5 Указаний).
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухучете», компании вправе применять унифицированные форматы документации либо самостоятельно разработанные. Если организация приняла решение использовать самостоятельно составленный формат, то его придется утвердить.
Предусмотрите образец в учетной политике, например, в приложении. Либо утвердите форму отдельным локальным распоряжением.
В данном случае компания может учесть в табличной части особенности и специфику по видам выплат и начислениям. Например, доработать унифицированные бланки, добавив необходимые строки и графы либо исключив лишние поля.
Актуальные бланки можно скачать в конце статьи.
Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
Далее расскажем, как формируется ведомость зарплата, бланк скачать вы смогли ранее.
В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.
Табличная часть формируется из следующих информационных данных:
- порядковый номер;
- должность сотрудников;
- табельный номер;
- Ф.И.О.;
- оклад (ставка) по тарифу;
- количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
- удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
- колонка для подписи.
В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.
Как закрывается платежная ведомость
Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени — обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.
Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется отметка «Депонировано», после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.
На сумму выданной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер, к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.
Формы ведомости на выдачу заработной платы
Для того чтобы не возникало неразберихи, и было легче вести учет бухгалтерских расходов, Госкомстатом России в 2004 году (5 января) было издано постановление о создании единой, унифицированной формы ведомости на выдачу заработной платы. Это форма Т-53.
Ведомость Т-53, заполненная по этой форме, содержит сведения только о сумме, которую работник должен получить на руки.
Полный механизм расчета заработной платы, включающий начисленную сумму, удержанный подоходный налог и прочие отчисления, содержится в расчетно платежной ведомости бланк Т-51.
Существует еще один вид ведомости – расчетно-платежная форма Т 49.
В нее включены все начисленные и удержанные суммы, а также графа, в которой указана сумма к выдаче.
Она предназначена для одновременного начисления и выдачи заработной платы. При ее использовании отпадает необходимость в составлении расчетной (Т 51) и платежной (Т 53) ведомостей.
Унифицированная форма Т-49
Т-49 представляет собой объединенный расчетно-платежный документ, где представлены расчеты по заработной плате и данные по ее выплате.
Заполнение отчета имеет свою специфику: полная информация о каждом работнике заносится в одну строку (количество отработанных дней, ставка, премия, вычеты, итоговая сумма выплат). Здесь производится расчет остатка (долга) по каждому сотруднику и по всему документу в целом. Он выводится в следующих случаях:
- если в организации выплата заработной платы осуществляется дважды в месяц путем выдачи аванса и окончательного расчета;
- работодатель имеет задолженность перед работником с предыдущего месяца;
- возникли прочие условия для образования остатка.
В сводном расчетно-платежном документе Т-49 ставят свои подписи бухгалтер, директор и каждый сотрудник при получении заработной платы.
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Перед бухгалтером или кассиром, выдающим зарплату и премии для сотрудников наличными средствами, встает вопрос целесообразности использования той или иной унифицированной формы платежной ведомости.
По форме КО-2 возможна выдача заработной платы или ее части из кассы, но сделать это можно в отношении одного сотрудника. Ее использование не нарушает норм, но и не должно осуществляться постоянно. Скорее, это быстрое решение проблемы.
В большинстве случаев на предприятиях применяется форма за номером Т-53. Ее уместно заполнять при наличии большого количества сотрудников, тогда как в компаниях с небольшим штатом применяют форму Т-49.
Второй вопрос, который интересует бухгалтеров, является ли применение унифицированных форм обязательным или компания имеет полное право разработать собственную форму ведомости, которая будет удобна ей. За разъяснением обратимся к законодательству РФ.
С одной стороны, Министерство финансов России выпустило информацию за номером ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 года, где указывается, что с начала 2013 года считается необязательным применение унифицированных форм компаниями.
С другой стороны, в их число не вошли те бланки, что были утверждены на основании федерального законодательства. Платежная ведомость в это число входит.
Более того, Центральный банк РФ прямо указывает на необходимость применения утвержденных бланков при ведении кассовых операций (см. п. 6 Указания ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года). При внесении изменений в 2021 году данные нормы остались прежними.
Напоминаем, что номера унифицированных форм (ОКУД) соответствуют:
- ордер 0310002 — КО-2;
- ведомость 0301009 — Т-49;
- ведомость 0301011 — Т-53.
Итак, при выплате заработной платы или стипендии понадобится документа и грамотно заполнить его.
Заполнение титульного листа платежной ведомости ( Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.