для чего нужен реестр документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «для чего нужен реестр документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Ведение реестра документов в «1С» с помощью программы «Скан–Архив»
Учет (адресное хранение в «1С») оригиналов печатных форм документов
Пользователи программы «Скан-Архив» всегда могут найти в базе для каждого документа найти важную для работы информацию: где или у кого находятся его бумажные оригиналы, даже если оригиналы изъяты с постоянного места хранения.
Чтобы отобрать пакет документов, не надо копаться в куче папок, достаточно в программе заполнить реквизиты искомых документов. Если в архиве документов уже нет места для хранения, с помощью организованного учета можно определить, какие реестры оригиналов документов можно уничтожить.
При работе с реестрами и адресным хранением используются следующие объекты подсистемы «СканАрхивПроф»:
Места хранения реестров – справочник для хранения данных о местах хранения реестров оригиналов печатных форм документов.
Справочник является иерархическим с неограниченным количеством уровней вложенности, что позволяет указать любую требуемую систему хранения документов «бумажного» архива (например, город / офис / комната / стеллаж / полка).
Реестры – справочник предназначен для хранения данных о реестрах оригиналов печатных форм документов.
Форма реестра (рис. 1) отображает как реквизиты самого реестра, так и опись включенных в него документов (по состоянию на текущий момент).
Реестр в электронном виде
Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.
Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.
Среди преимуществ электронного формата выделяют:
Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.
Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.
Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Электронная отчетность в государственные органы характеризуется тем, что:
- обеспечивает прием-передачу отчетной документации в виде файлов, заверенных ЭЦП;
- приравнивается к бумажной отчетности юридически;
- позволяет автоматизировать формально-логический контроль (ФЛК), т.е. проверку соотношения показателей в различных частях отчета;
- предполагает автоматическое получение подтверждения о приеме от государственного органа.
К числу неоспоримых преимуществ электронной отчетности относятся:
- оперативность доставки документов и получения уведомлений об их приеме либо иной реакции со стороны государственного органа;
- оперативность подготовки документации, в т.ч. проверки ее на ошибки с помощью средств ФЛК;
- возможность быстрой корректировки уже сданных документов;
- отсутствие расходов на ведение учета и организацию хранения отчетов, которые характерны для бумажного документооборота.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
- Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
- Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
Для чего составляется опись документов
Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.
Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
Чем полезна опись документов отправителю:
- подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
- конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
- позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
Чем полезен акт приема-передачи получателю:
- подтверждает, что документы получены и приняты;
- упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
- помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
- становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).
Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.
Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Периодичность проведения оценки профрисков в организациях
Оценка профессиональных рисков – это циклический процесс. В отличие от СОУТ, которая проводится 1 раз в 5 лет, ОПР должна проводиться регулярно, потому как улучшив условия труда можно добавить дополнительные риски.
Например, проводилась у вас на предприятии разгрузка фуры вручную, с целью улучшения условий труда, приобрели автопогрузчик. В этом случае ОПР пересматривается, так как добавляется новая опасность – опасность травмирования работников вследствие наезда автотранспорта. Поэтому нужно предусмотреть дополнительные меры по снижению рисков, например, обеспечение светоотражающими жилетами, проведение инструктажей, нанесение дорожной разметки.
Поэтому важен контроль уже после самой процедуры оценки рисков для того, чтобы проводились капитальные ремонты, модернизация оборудования, проводились медосмотры и инструктажи и так далее.
Как правильно составить реестр документов образец
- Тип документа: Опись
- Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
- Размер файла документа: 26,0 кб
Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот.
Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов.
При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.
Что необходимо вносить в бланк описи
Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:
- номер по порядку;
- наименование документов;
- количество страниц в них.
Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка. Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.
В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Как внести сведения в базу по 44-ФЗ
Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.
Чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».
После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю необходимо пошагово заполнить несколько вкладок.
Шаг 1. Общая информация.
На этой вкладке указываются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.
Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.
Шаг 2. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).
Здесь же указываются дата заключения, способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены) и наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.
Затем указываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.
Номер реестровой записи сформируется автоматически после публикации информации о контракте. Дата составления документа указывается автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на ошибки.
Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать информацию об обеспечении исполнения контракта и об экономии при заключении энергосервисного соглашения.
Шаг 4. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.
Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.
Шаг 6. Объект закупки — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана-графика.
Шаг 7. Указываются сведения о поставщиках. Поля заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРИП.
Шаг 8. В завершение необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если они оформлены на бумаге, и прикрепите файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), прикрепите файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просмотреть с помощью общедоступного программного обеспечения.
Вносимая информация и документы подписываются электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика.
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости. Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.
В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:
Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.
Что следует знать о реестре?
Более развёрнуто рассмотрим ситуацию, в которой бумаги передаются работнику для исполнения им служебных обязанностей. Такая процедура непременно должна сопровождаться формированием акта приёма передачи.
Для начала стоит увидеть разницу между описью экземпляров документов, которые передаются и реестром. Тем более, что разница между ними действительно наличествует. Опись подразумевает внесение названия всех экземпляров документов и числа страниц.
Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят.
Такой подход позволит с лёгкостью отыскать нужную бумагу. Реестр же, представляет собой журнал, в который вносятся записи. В реестре содержится более развёрнутая информация об образцах документации. Допускается к применению как бумажный, так и электронный формат документа.
Электронный вариант реестра в последнее время набирает всё большую популярность. Для того, что бы зафиксировать момент, в который бумага была передана, следует сформировать образец протокола.
Протокол — это и есть указанный выше акт приёма передачи. Протокол подтверждает, что произошла передача документов. Без него сложно будет доказать участи в процедуре передачи какого-либо лица.
Как правильно оформить реестр?
Реестр представляется возможным сформировать как путём внесения информации на бумажный носитель, так и путём внесения информации в электронном виде.
Если формированием реестра занимаются разные лица, образец документа должен содержать данные человека, который его составляет. Если реестр формируется на бумажном носителе, кроме данных человека, который его ведёт, требуется так же именная печать.
Если в процессе формирования реестра были допущены ошибки, исправить их допускается исключительно с ведома руководителя.
На исправление обнаруженных ошибок отводится три дня. Для исправления некорректно внесённой информации следует сформировать заявление. В заявлении следует обозначить ошибку и человека, допустившего её.