Акт приема передачи на ответственное хранение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема передачи на ответственное хранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2013 года все унифицированные формы потеряли первостепенное значение. Они остались обязательными для использования только в исключительных случаях, предусмотренных законом. Но форма М-35 к этим исключениям не относится. Акт об оприходовании материальных ценностей после сноса здания может быть составлен в любой удобной для организации формой.
Как заполняется форма акта
Строки формы заполняет компания-хранитель на основании данных, которые получены от лица, оставляющего имущество на хранение, и которые содержатся в документах по привезенным ТМЦ. Полностью оформленный акт должен быть подписан ответственными лицами, представляющими обе стороны договора о хранении. Право подписи формы предоставляется лицам, отвечающим за материальную часть сотрудничающих сторон. Первые лица предприятий такие акты не подписывают, если они, конечно, не индивидуальные предприниматели.
Унифицированная форма МХ-1 представляет собой бланк, в котором можно выделить 3 информационных блока:
- В первом — верхнем — блоке содержатся сведения о сторонах договора и реквизиты с кодами акта.
- Средний — табличный — блок содержит данные о ТМЦ, передаваемых на хранение.
- В третий блок вносятся дополнительные данные об условиях хранения. Заканчивается форма строками, отведенными для подписей ответственных лиц.
Когда принимать на хранение необязательно
Переходя в сферу обязательств между продавцом и покупателем, рассмотрим ситуацию, в которых потребитель может отказаться от ответхранения по закону:
- Грубое несоответствие ассортимента партии договору.
- Расхождения в количестве, при этом поставщик находится при заключении сделки и готов сразу забрать неоплаченные излишки.
- Если товар не только не соответствует прописанным в контракте условиям, но и требует особенного обращения при складировании, например, это медикаменты или скоропортящиеся продукты. Если затраты на транспортировку окажутся ниже, чем на обеспечение специальных требований, то стоит сразу произвести возврат.
Преимущества того, что значит ответхранение на складе
Мы рассматриваем особенности договоренности перед простой арендой складского помещения. Когда подписан документ с полной юридической силой на обслуживание, хранитель полностью берет на себя материальную ответственность за порчу, кражу товара или иной ущерб. Это основное достоинство, но есть и дополнительные выгодные стороны:
- Гибкое ценообразование. Вам не нужно оплачивать фиксированный ценник, достаточно заплатить за используемые квадратные метры.
- Простота работы со складом. С пользователя снимается много обязательств, не нужно обеспечивать охрану, взаимодействовать со службами, производить уборку и пр.
- Высокое качество помещений и соответствующие условия. Поскольку хранитель несет материальную ответственность, он прямо заинтересован в сохранности продукции, поэтому обеспечивает подходящую влажность, температуру воздуха, пожаробезопасность, чистоту.
А в случае обязанности обеих сторон преимущества выходят из целей этой операции. То есть достоинства:
- Возможность клиенту производить оплату груза только после его получения и осмотра.
- Гарантия целостности партии даже при отказе от ее покупки.
Это уважительные отношения между покупателем и продавцом, согласованность, которая должна полностью обеспечиваться и с точки зрения законодательства, и со стороны каждого из участников.
На сегодняшний день законодательство не обязывает сотрудников организаций пользоваться общеобязательными унифицированными бланками для составления документации. Акт приёма-передачи ТМЦ на ответственное хранение не является исключением. Однако на практике предприятия пользуются утверждённой Госкомстатом формой МХ-1. Бланк удобен для заполнения.
Заполнить форму можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель. Необходимо учесть, что юридическая сила акта не будет зависеть от способа написания текста. Как правило, ответственный работник имеет под рукой чистый бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки.
Преимущества того, что значит ответхранение на складе
Мы рассматриваем особенности договоренности перед простой арендой складского помещения. Когда подписан документ с полной юридической силой на обслуживание, хранитель полностью берет на себя материальную ответственность за порчу, кражу товара или иной ущерб. Это основное достоинство, но есть и дополнительные выгодные стороны:
- Гибкое ценообразование. Вам не нужно оплачивать фиксированный ценник, достаточно заплатить за используемые квадратные метры.
- Простота работы со складом. С пользователя снимается много обязательств, не нужно обеспечивать охрану, взаимодействовать со службами, производить уборку и пр.
- Высокое качество помещений и соответствующие условия. Поскольку хранитель несет материальную ответственность, он прямо заинтересован в сохранности продукции, поэтому обеспечивает подходящую влажность, температуру воздуха, пожаробезопасность, чистоту.
А в случае обязанности обеих сторон преимущества выходят из целей этой операции. То есть достоинства:
- Возможность клиенту производить оплату груза только после его получения и осмотра.
- Гарантия целостности партии даже при отказе от ее покупки.
Это уважительные отношения между покупателем и продавцом, согласованность, которая должна полностью обеспечиваться и с точки зрения законодательства, и со стороны каждого из участников.
Когда принимать на хранение необязательно
Переходя в сферу обязательств между продавцом и покупателем, рассмотрим ситуацию, в которых потребитель может отказаться от ответхранения по закону:
- Грубое несоответствие ассортимента партии договору.
- Расхождения в количестве, при этом поставщик находится при заключении сделки и готов сразу забрать неоплаченные излишки.
- Если товар не только не соответствует прописанным в контракте условиям, но и требует особенного обращения при складировании, например, это медикаменты или скоропортящиеся продукты. Если затраты на транспортировку окажутся ниже, чем на обеспечение специальных требований, то стоит сразу произвести возврат.
Особенности приемки и размещения ТМЦ на складе
Вне зависимости от габаритов изделий и способа их загрузки в транспорт – на паллетах или навалом, схема приемки проводится по одному сценарию. Однако размеры груза и способ загрузки влияют на то, какие складские операции будут над ним проводиться и в какой последовательности. Схема приемки включает:
- Разгрузка и перемещение в зону приемки. Выгрузка европаллет производится с помощью вилочных погрузчиков. Продукция навалом, россыпью выгружается вручную. Нестандартные и негабаритные предметы могут разгружаться с помощью погрузчиков или кранов.
- Сверка и маркировка. Коробки или мешки, принятые россыпью, перед сверкой собираются на поддоны, артикулами на внешнюю сторону и паллетируются. Сверка по местам или артикулам производится по заявке, а также вложенному списку количества и наименования продукции. На один поддон укладывается только одно наименование изделий. Сверяться могут, как паллетоместа, так и коробки. После производится маркировка – каждому паллету присваивается индивидуальный номер, помечается наименование клиента, номер приходной заявки, количество мест в паллете, и присваивается номер места на складе.
- Составление акта о приеме. В некоторых случаях, актом может выступать заявка на прием. Документ подписывается поклажедателем или его представителем и кладовщиком.
- Размещение в зоне хранения. Стандартные грузы хранятся на паллетах в оптовой (транспортной) упаковке. Негабаритные и тяжеловесные – габариты более 120х80х140 см, вес более 1000 кг, хранятся только на полу. Коэффициент стоимости хранения таких предметов может в 4 раза превышать стоимость хранения стандартных изделий.
- Внесение данных в систему учета. После проведения всех операций и размещения продукции на складской площади, данные заносятся в систему учета.
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Права и обязанности хранителя
Главная обязанность хранителя по договору хранения прописана в статье 886 ГК РФ: «хранитель обязуется хранить вещь, переданную ей поклажедателем, и возвратить эту вещь в сохранности». Сохранность вещи означает, что она не должна потерять за время хранения своих первоначальных свойств и быть пригодной для использования по назначению.
Если в договоре хранения не указаны специальные условия для обеспечения сохранности вещи, то они должны быть такими, чтобы соответствовать ее свойствам. Например, естественно, что замороженная продукция должна храниться в морозильных камерах; вещи, которые могут прийти в негодность из-за влаги – в водонепроницаемой упаковке; агрономическая продукция – в сухих проветриваемых помещениях и т.д.
Принятую на хранение вещь хранитель должен вернуть по первому требованию владельца, даже если срок договора хранения не истек.
Свою обязанность по сохранности вещи хранитель должен исполнять лично, а передавать вещь на хранение другому лицу может только с согласия поклажедателя (договор хранения может содержать и другие условия). Если же обстоятельства сложились так, что хранитель вынужден передать вещь другому лицу, предположим, вышло из строя холодильное оборудование, то об этом надо незамедлительно сообщить поклажедателю.
Что касается ответственности за недостачу, утрату или повреждение переданной на хранение вещи, то ее размер зависит от того, был ли договор хранения возмездным. Если плата за хранение не взималась, то хранитель должен вернуть только стоимость утраченных или недостающих вещей или же ту сумму, на которую уменьшилась стоимость испорченной вещи.
Профессиональный хранитель обязан будет вернуть не только стоимость вещи, но и упущенную выгоду и расходы на доставку вещи к месту хранения. Такие условия действуют по умолчанию, но стороны договора хранения могут отказаться от этой дополнительной ответственности хранителя, указав это в тексте. Хранитель не будет отвечать за порчу или утрату вещи, если докажет, что это произошло в результате обстоятельств, от него не зависящих, или из-за свойств вещи, о которых поклажедатель его не предупредил.
Хранитель имеет право на получение вознаграждения, а для профессиональных хранителей такое вознаграждение является их основными доходами от предпринимательской деятельности. Если поклажедатель не забирает вещь после прекращения срока действия договора хранения, то он обязан доплатить за ее дальнейшее хранение. Гражданский кодекс приводит формулировку «соразмерное вознаграждение», на практике же хранитель часто устанавливает условие более высокой платы за хранение вещи по истечении срока договора.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
Порядок оформления формы акта МХ-1
Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму. В процессе заполнения акта по форме МХ-1 участвуют две стороны:
- хранитель – организация либо гражданин, которые принимают на хранение определенные материальные ценности;
- поклажедатель – физлицо или фирма, передающие принадлежащие им ценности на хранение.
Количество заполняемых экземпляров законодательно не установлено. Его можно определять в соответствии с необходимостью, определяемой конкретной ситуацией.
С целью более полного понимания правильности заполнения формы опишем в таблице данные, включаемые в каждую ее часть.
| Часть формы | Включаемые данные |
| Шапка | Реквизиты хранителя:
|
| Основная часть | Наименование, а также номер места хранения
Период хранения |
| Таблица | Номер по порядку
Название ТМЦ, тип упаковки Код Характеристика ТМЦ Наименование единицы измерения Код ОКЕИ Количество Цена за единицу Общая стоимость ценностей |
| Завершающая часть | Требуемые условия хранения
Особые отметки Подписи сторон – сдавшего и принявшего ТМЦ |
Акт по форме МХ-1 может быть оформлен на бумажном носителе, а также в электронном виде. Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии.
Ответы на часто задаваемые вопросы
В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.
Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?
В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».
Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.
Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?
Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:
- вносить дополнительные столбцы и строки;
- самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
- добавить листы.
Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.
Преимущества того, что значит ответхранение на складе
Мы рассматриваем особенности договоренности перед простой арендой складского помещения. Когда подписан документ с полной юридической силой на обслуживание, хранитель полностью берет на себя материальную ответственность за порчу, кражу товара или иной ущерб. Это основное достоинство, но есть и дополнительные выгодные стороны:
- Гибкое ценообразование. Вам не нужно оплачивать фиксированный ценник, достаточно заплатить за используемые квадратные метры.
- Простота работы со складом. С пользователя снимается много обязательств, не нужно обеспечивать охрану, взаимодействовать со службами, производить уборку и пр.
- Высокое качество помещений и соответствующие условия. Поскольку хранитель несет материальную ответственность, он прямо заинтересован в сохранности продукции, поэтому обеспечивает подходящую влажность, температуру воздуха, пожаробезопасность, чистоту.
А в случае обязанности обеих сторон преимущества выходят из целей этой операции. То есть достоинства:
- Возможность клиенту производить оплату груза только после его получения и осмотра.
- Гарантия целостности партии даже при отказе от ее покупки.
Это уважительные отношения между покупателем и продавцом, согласованность, которая должна полностью обеспечиваться и с точки зрения законодательства, и со стороны каждого из участников.
Обязанности хранителя ТМЦ
Все, что должно сделать принимающее лицо, утверждено по закону РФ. Обязательства:
- Необходимо заключить письменный договор от руки, если стоимость сохраняемых ценностей превышает 10 МРОТ. В обратном случае достаточно устной договоренности.
- Нужно разместить товары по своему усмотрению, но в соответствии с их характеристиками и требованиями к хранению от производителя.
- Когда истекает установленный срок или клиент подает соответствующую заявку, хранитель обязан выдать груз.
- Следует заполнять и держать в сохранности документооборот о движении товарно-материальных ценностей.
Чтобы обеспечить эти условия, необходимо:
- Иметь соответствующие по размеру складские площади.
- Создать условия – температуру и влажность воздуха, вентиляцию, защиту от пожара, паразитов и пр.
- Закупить оборудование – складскую технику для подъема тяжестей, стеллажи, компьютеры для учета.
- Установить программное обеспечение.
- Набрать ответственный обслуживающий персонал.
Что делать, если произошла порча и утеря имущества, переданного под расписку
В соответствии с заключенным договором на хранение имущества, ответственность за порчу несет принимающая сторона. В соответствии с распиской, ответственное лицо обязано передать товар в указанные сроки в надлежащем виде, без потери качества. Порча, потеря, повреждение вещей лежит на лице, которое взяло на себя обязательство за сохранность имущества. Нарушивший договор возмещает полностью убытки потерпевшей стороне либо в добровольном порядке, либо через суд. Чтобы вести учет поэтапной компенсации ущерба, иногда ведут ведомость на сбор денежных средств за порчу имущества, в которой фиксируют выплаченную сумму и сроки ее перечисления.
Ответственность снимается в таких случаях:
- форс-мажорные обстоятельства;
- не оговоренные специфические свойства хранимого имущества, о которых владелец не сообщил заранее и не зафиксировал в документе;
- не забранный вовремя товар (в оговоренные договором сроки).
Особенности оформления расписки
Точно так же как и формат расписки, ее оформление может быть абсолютно свободным, в частности, ее можно напечатать или написать от руки. Второй вариант является предпочтительнее первого, поскольку, в случае каких-либо спорных моментов, в последующем рукописная расписка может сыграть свою роль при установлении факта ее подлинности (например, при графологических и почерковедческих экспертизах). В любом случае независимо от того, от руки написана расписка или в печатном виде, ее надо подписать (обязательно с расшифровкой подписи) и датой, когда она была сформирована.
При составлении записки надо тщательно описать все детали товара.
При этом избегайте малейших неточностей и ошибок. Даже небольшая помарка в случае «разборок» в судебной инстанции может сыграть свою отрицательную роль в деле определения виновных и ответственных лиц.