Справка что сотрудник был в командировке
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка что сотрудник был в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Единого правильного образца такого документа не существует — её можно составлять в произвольной форме. Обычно справку о нахождении в командировке оформляют на фирменном бланке учреждения, а если его нет — на обычном листе.
Справка для командировки: образец
Что должно быть указано в справке о командировке сотрудника по месту требования:
- название компании и юридического лица;
- официальный адрес юридического лица;
- ИНН;
- КПП;
- ОКТМО;
- Ф. И. О. руководителя, сведения о должности и подпись.
Кроме того, нужно указать Ф. И. О. сотрудника, подразделение и должность. Главное, в справке должны присутствовать детальная информация о командировке, которая подтвердит отсутствие сотрудника в городе в течение определённого периода времени. Это начальная и конечная точки маршрута, цель, место проживания и время пребывания в поездке. Если сотрудник передвигался на личном транспорте, обязательно следует указать номер машины.
Важно, чтобы все сведения, указанные в справке, полностью совпадали со следующими данными:
- приказ о командировке;
- отчёт о деловой поездке;
- данные о проживании и билетах на самолёт, поезд или автобус.
Справка о длительной командировке
Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.
То есть можно направить работника в командировку на определённый срок, чтобы он выполнил конкретное задание. Если возникает необходимость продления, то руководство имеет на это право. Но рекомендуется вернуть сотрудника из такой поездки по месту его основной работы, через некоторое время снова отправить его в поездку.
Для этого необходимо:
- снова издать приказ;
- ознакомить с ним работника;
- выдать суточные или аванс для трат;
- отправить в поездку.
Что представляет собой справка о командировке
Справка-свидетельство о направлении сотрудника в служебную поездку – это официальная бумага, являющаяся документальным доказательством того, что в какой-то период времени работник находился в командировке по поручению руководства.
При этом не важно, для чего именно работник был командирован – закон не ограничивает работодателей в возможности организации служебных поездок для своих подчиненных при возникновении любой производственной необходимости. Если сотруднику выдается справка о командировке, предполагается, что на предприятии имеются и иные подтверждения того, что она имела место быть:
- приказ начальства или распоряжение об организации служебной поездки;
- уведомление о том, что сотруднику необходимо отправиться в командировку (поручение, служебная записка и пр.);
- заявление сотрудника о выдаче ему денежных средств под отчет;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение сотрудника;
- отчет о командировке сотрудника.
Справка может потребоваться для того, чтобы предъявить ее по месту прохождения обучения, в каком-либо государственном учреждении, в управляющей компании. Документ может понадобиться даже для предъявления в коммунальные службы как доказательство того, что единственного жильца не было дома, и коммунальными услугами никто не пользовался. Подобная справка может пригодиться и в суде, чтобы доказать, что человека не было в городе.
Причем справка о командировке может понадобится работнику не только по приезду в компанию, которая направила его в поездку, но и перед отъездом. Например, подобный документ может помочь ускорить процедуру регистрации брака в ЗАГСе.
Образец справки о командировке
Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.
Информация в справке должна соответствовать действительности, поэтому опираться нужно на распорядительную документацию по предприятию. У каждой справки должен быть порядковый номер в системе исходящего документооборота.
По правилам, сотрудник должен подготовить письменный запрос за оформление справки о командировке. Тогда у него будет гарантия того, что она будет готова в течение 3 дней. Если с руководством сложились доверительные отношения, то можно попросить устно. Если же есть опасения, что в 3-дневный срок её не подготовят, нужно писать заявление.
Для того чтобы оформить справку, ответственный сотрудник должен опираться на сведения, указанные в следующих документах:
- в приказе о направлении конкретного сотрудника в служебную поездку;
- в командировочном удостоверении, в котором прописывается дата отъезда и дата приезда;
- в проездных документах, которые подтверждают отсутствие в конкретный календарный период;
- в отчёте о выполнении работником задания в поездке.
Делать ссылку на эти документы нет необходимости. Справка заверяется подписью руководителя и печатью организации, что даёт гарантию достоверности указанных данных.
Типовая форма справки не утверждена на законодательном уровне, поэтому оформляется она в произвольной форме. Как правило, для этого используют фирменный бланк предприятия, на котором уже указана основанная информация о работодателе.
Если же такой бланк не разработан, то нужно указать следующие сведения:
- полное название юридического лица;
- его юридический адрес;
- ИНН, КПП и ОКТМО;
- контактную информацию;
- должность руководителя;
- его ФИО.
Потом указывается название документа. В «теле» справки нужно отразить:
- полностью ФИО сотрудника;
- его должность;
- если предприятие крупное, то наименование структурного подразделения, в котором он трудится;
- данные о поездке – название одного или нескольких населённых пунктов, календарные даты нахождения в них, точный маршрут;
- причину выдачи. Как правило, работодатель не вникает в этот нюанс, поэтому указывают «по месту требования»;
- подпись ответственного лица, подпись руководителя, печать организации и дату выдачи.
Справка о длительной командировке
Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.
Для этого необходимо:
При направлении в поездку иностранного гражданина необходимо убедиться в том, что он имеет разрешение на работу именно в том регионе, куда его направляют. Если такое отсутствует или у него нет патента, то срок поездки не может превышать 10 дней.
То есть руководство самостоятельно определяет продолжительность поездки, исходя из тех объёмов, которые ставятся в задачу уезжающему. Но срок поездки должен быть определён в приказе. От этого рассчитываются командировочные и прочие траты. Приказ не может быть с «открытой датой». Если возникнет необходимость продления, то издаётся новый приказ, в котором снова будет указан конкретный период. Дата отъезда и дата приезда должны быть известны работнику заранее.
Справка о нахождении в длительной командировке оформляется точно так же, как и при краткосрочной. Места для предъявления определяются идентично. Правила оформления одинаковые.
Законом не регулируется максимальная продолжительность командировки. Только минимальная – 24 часа. День приезда, день отъезда, а также все выходные и праздничные дни входят в расчёт. Если до места назначения ехать всего 4 – 5 часов, это считается как целый день, который необходимо оплачивать.
Важно! Длительная командировка может быть расценена сотрудниками контролирующих органов как перевод человека на работу в другую местность. Такие действия работодателя регулируются законодательно, и требуется иное кадровое сопровождение. В частности, нужно получить письменное согласие работника на перевод.
Подтверждение нахождения в командировке
Утвержденная форма справки с места работы отсутствует. Этот документ составляется в произвольной форме, однако прежде, чем обратиться к работодателю за справкой, необходимо ознакомиться с требованиями к документу, предъявляемыми в конкретном консульстве.
В консульский отдел посольства или консульство иностранного государства представляется оригинал справки с места работы, составленной на официальном бланке работодателя и включающей следующие сведения:
- реквизиты фирмы-работодателя (наименование, адрес, телефон, сведения о регистрации);
- название документа – «справка»;
- реквизиты документа – дату и номер;
- указание на место требования справки (например «в Генеральное консульство Италии
в Санкт-Петербурге» или «для предъявления по месту требования»); - данные работника, которому выдается справка, — Ф.И.О., дата рождения и др.;
- указание на то, что данный работник действительно работает у этого работодателя в настоящее время;
- с какого времени (какой период) работник работает в данной фирме;
- должность работника;
- его оклад, доход за последние полгода;
- должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего справку (например, кадровика).
Это общие требования, свойственные для любой справки с места работы. Особенностями справки для получения визы являются следующие положения:
- «работнику на время поездки в иностранное государство предоставлен отпуск», если цель поездки туристическая;
- если загранпоездка рабочая (например, для участия в конференции) – «работник направляется в иностранное государство в командировку с оплатой ему командировочных расходов»;
- указывается сфера деятельности работодателя;
- на справке желательно проставить подпись бухгалтера, если справка выдана другим уполномоченным лицом;
- к справке, выданной работодателем-ИП, прилагается копия свидетельства о его регистрации (выдавалось до 01.01.2017) либо лист записи в ЕГРИП (после 01.01.2017);
- если справка выдана самим гражданином (в силу своих полномочий), следует приложить документ, подтверждающий наличие у него соответствующих полномочий (например, приказ о назначении гендиректора).
В любом случае прежде, чем обратиться к работодателю за справкой в посольство для получения визы (образец смотрите ниже), необходимо получить по месту требования информацию относительно сведений, которые в обязательном порядке должен содержать данный документ.
Обычно срок действительности справки с места работы для консульства составляет не более месяца. Чтобы избежать проблем при подаче документов, желательно получить справку с места работы максимум за неделю до ее представления по месту требования, а также заранее поинтересоваться, какие требования к сроку справки предъявляются в конкретном консульстве.
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Как заполнить бланк справки о командировке
Для заполнения бланка справки о командировке требуется внимательно следовать инструкциям и предоставить все необходимые данные. Важно заполнять бланк четко и читаемо, чтобы избежать недоразумений и задержек.
1. В левом верхнем углу бланка укажите название компании, ее адрес и контактные данные.
2. Ниже укажите свое ФИО и должность в компании.
3. В следующей строке укажите ФИО начальника или руководителя, которому будет подотчетна справка.
4. Укажите дату написания справки.
5. В разделе «Цель командировки» укажите причину, по которой вам необходимо отправиться в командировку. Например, это может быть встреча с клиентами, участие в конференции или проведение переговоров.
6. В разделе «Сроки командировки» укажите дату начала и окончания командировки.
7. В разделе «Место командировки» укажите город или страну, в которые вас направляют.
8. Если вам потребуется аванс или компенсация расходов, укажите соответствующую сумму в разделе «Расходы».
9. В последней части бланка оставьте место для подписи справки и печати компании.
Проверьте правильность заполнения бланка и не забудьте подписать его перед предоставлением начальнику или руководителю. Важно также сохранить копию справки себе.
Как правильно заполнить справку о командировке
Для того чтобы правильно заполнить справку о командировке, необходимо следовать определенной структуре и указать все необходимые данные. В документе должна быть четко указана информация о сотруднике и о поездке.
При заполнении справки о командировке следует обратить внимание на следующие этапы:
- Заголовок: В верхней части документа необходимо указать название организации, а также название и вид документа — «Справка о командировке».
- Информация о сотруднике: Далее следует указать ФИО сотрудника, его должность и табельный номер. Также необходимо указать подразделение, в котором работает сотрудник.
- Цель и сроки командировки: В данном разделе справки необходимо указать цель командировки и сроки ее проведения. При указании сроков следует указать дату начала и окончания командировки.
- Место и адрес командировки: В этом разделе необходимо указать место проведения командировки и его адрес.
- Ожидаемые результаты: Здесь необходимо описать ожидаемые результаты командировки и показатели ее эффективности.
- Финансовые вопросы: Данный раздел справки предназначен для указания информации о расчетах и возмещении затрат, связанных с командировкой.
- Подписи и печать: В конце справки необходимо оставить место для подписи сотрудника и руководителя организации, а также для печати.
При заполнении справки о командировке важно быть внимательным и не допускать ошибок. После заполнения документа следует проверить правильность указанных данных и убедиться, что все поля заполнены корректно.
Заполнив справку о командировке в соответствии с указанными требованиями, сотрудник сможет быть уверенным в том, что не допустит ошибок и предоставит полную и достоверную информацию о своей поездке.
Согласуйте командировку с руководством
Прежде чем начать процесс оформления справки о командировке для работника, необходимо получить одобрение и согласование командировки с руководством вашей организации. Это важный шаг, который поможет избежать недоразумений и конфликтов в будущем.
Сначала подготовьте документ с описанием целей, места и сроков командировки, а также ожидаемых результатов и преимуществ, которые предполагается получить в результате этой поездки. Этот документ будет служить основанием для обсуждения и согласования командировки с руководством.
Затем назначьте встречу с вашим руководителем или непосредственным руководством, чтобы обсудить подробности командировки и предоставить им исчерпывающую информацию о планируемой поездке.
Во время встречи выделите достаточно времени для обсуждения всех вопросов, возможно возникнуть, и подготовьтесь к возможным вопросам от руководства. Постарайтесь внимательно выслушать советы и рекомендации руководства и быть готовыми внести необходимые изменения в план командировки.
Если руководство отказывает в согласовании командировки, обратитесь к ним с просьбой об объяснении причин отказа и обсудите возможность изменения условий или презентации дополнительных доводов в пользу необходимости данной командировки.
Получив одобрение руководства, запишите все согласованные условия и обязательства в письменном виде и обеспечьте их согласование со всеми заинтересованными сторонами.
Согласование командировки с руководством является важным шагом в процессе оформления справки о командировке для работника. Придерживайтесь этого шага, чтобы обеспечить безопасность и гарантировать успешную поездку вашего сотрудника.
С какой целью может потребоваться?
Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.
Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).
Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.
Где может потребоваться такой документ?
| Место запроса | Цель |
| Учебное заведение | Перенесение экзаменов |
| Государственное учреждение | Откладывание или ускорение процесса |
| Управляющая компания | Перерасчет стоимости коммунальных услуг |
Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.
Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.
Подтверждение нахождения в командировке
Утвержденная форма справки с места работы отсутствует. Этот документ составляется в произвольной форме, однако прежде, чем обратиться к работодателю за справкой, необходимо ознакомиться с требованиями к документу, предъявляемыми в конкретном консульстве.
В консульский отдел посольства или консульство иностранного государства представляется оригинал справки с места работы, составленной на официальном бланке работодателя и включающей следующие сведения:
- реквизиты фирмы-работодателя (наименование, адрес, телефон, сведения о регистрации);
- название документа – «справка»;
- реквизиты документа – дату и номер;
- указание на место требования справки (например «в Генеральное консульство Италии
в Санкт-Петербурге» или «для предъявления по месту требования»); - данные работника, которому выдается справка, — Ф.И.О., дата рождения и др.;
- указание на то, что данный работник действительно работает у этого работодателя в настоящее время;
- с какого времени (какой период) работник работает в данной фирме;
- должность работника;
- его оклад, доход за последние полгода;
- должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего справку (например, кадровика).
Это общие требования, свойственные для любой справки с места работы. Особенностями справки для получения визы являются следующие положения:
- «работнику на время поездки в иностранное государство предоставлен отпуск», если цель поездки туристическая;
- если загранпоездка рабочая (например, для участия в конференции) – «работник направляется в иностранное государство в командировку с оплатой ему командировочных расходов»;
- указывается сфера деятельности работодателя;
- на справке желательно проставить подпись бухгалтера, если справка выдана другим уполномоченным лицом;
- к справке, выданной работодателем-ИП, прилагается копия свидетельства о его регистрации (выдавалось до 01.01.2017) либо лист записи в ЕГРИП (после 01.01.2017);
- если справка выдана самим гражданином (в силу своих полномочий), следует приложить документ, подтверждающий наличие у него соответствующих полномочий (например, приказ о назначении гендиректора).
В любом случае прежде, чем обратиться к работодателю за справкой в посольство для получения визы (образец смотрите ниже), необходимо получить по месту требования информацию относительно сведений, которые в обязательном порядке должен содержать данный документ.
Обычно срок действительности справки с места работы для консульства составляет не более месяца. Чтобы избежать проблем при подаче документов, желательно получить справку с места работы максимум за неделю до ее представления по месту требования, а также заранее поинтересоваться, какие требования к сроку справки предъявляются в конкретном консульстве.
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Справка о командировке — правила составления
Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.
Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:
- название данной справки;
- данные о том, кому она предоставляется;
- дата и место заполнения формы;
- информация, подтверждающая место работы сотрудника;
- подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
- подпись руководителя и обязательно печать организации.
Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.
Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.
Как получить справку о командировке
- Обратитесь к своему начальнику или отделу кадров. После получения утверждающего решения, вам будут предоставлены необходимые документы.
- Заполните заявление на командировку. В заявлении укажите цель командировки, место и дату, а также сроки предполагаемого отсутствия.
- Приложите к заявлению копии необходимых документов. Обычно это копия приглашения на командировку, договора, направления к начальнику и других необходимых документов.
- Сдайте заполненное заявление и приложенные к нему документы в отдел кадров или там, где в вашей организации обычно оформляются командировки.
- Ожидайте подтверждения справки о командировке. Обычно справка оформляется в течение нескольких рабочих дней. Если необходимо получить справку в срочном порядке, уточните возможность ускорить процесс сотрудников отдела.
- После оформления справки заберите документ в отделе кадров или в месте, указанном в вашей организации.
Получение справки о командировке является важной процедурой, которая позволяет иметь официальное подтверждение нахождения сотрудника в командировке. Убедитесь, что вы ознакомились со всеми требованиями и сроками оформления справки в своей организации, чтобы избежать возможных задержек и сложностей.