Как правильно поставить печать на прошитый документ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно поставить печать на прошитый документ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью»
Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года. В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке. Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».
Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью. Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.
Пошаговое руководство по прошивке
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Как правильно прошить устав редакции СМИ
Прошивка в 2 прокола самая простая из вариантов с использованием ниток. Отверстия в листах документа, сложенных вместе, делают иглой, дыроколом или шилом — в зависимости от толщины бумажной пачки.
Проколы располагают у левого края листов, отступив от него на 1–1,5 см. Для сшивания используют специальную прошивочную нить или прочные нитки. Если нитки тонкие, то их можно пропустить в отверстия несколько раз.
Концы ниток надо вывести на оборотную сторону документа — на его последний лист, завязать узлом плотно к бумаге и обрезать лишнюю нить, оставив концы 6–7 см. Понадобится клей и кусочек бумаги размером примерно 3 х 7 см. Его наклеивают на узел и свободные концы нити так, чтобы они немного торчали.
Затем на приклеенном листке делается надпись, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. При этом количество указывается цифрами и текстом. Надпись может выглядеть так:
Всего прошито и пронумеровано 5 (Пять) листов
Затем ставится подпись и ее расшифровка (указываются фамилия и инициалы заверяющего).
Когда делается эта заверительная надпись, нужно выходить за края приклеенной бумажки, чтобы части текста и подписи попали на лист документа. Можно заверить надпись печатью при ее наличии. Поставить печать нужно так, чтобы часть оттиска пришлась на наклейку, а часть оказалась на документе.
Как правильно прошить устав
Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.
Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.
Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.
Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.
Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.
Шаг 7: Проверка качества прошивки и финишные штрихи
После того, как вы прошили все документы по новым стандартам, необходимо провести проверку качества прошивки. Для этого важно убедиться, что все страницы документов прочно скреплены и не смещаются.
Сначала осмотрите каждую страницу документа, чтобы убедиться, что не осталось каких-либо повреждений или неровностей в краях страниц. Если вы заметите какие-либо дефекты, исправьте их перед подведением финишных штрихов.
Далее, проверьте строгость и равномерность прижима страниц к обложке. Если страницы слишком свободно лежат или наоборот, сильно сжаты, прошивка не считается качественной.
Один из важных аспектов проверки качества — это правильное выравнивание страниц. Убедитесь, что все страницы документов выровнены по краям с учетом отступов и вложений. Если вы заметите неравномерности, аккуратно подправьте их.
После успешной проверки качества прошивки можно переходить к финишным штрихам. Это включает в себя нанесение специальных печатей, подписей и печатей на первой и последней страницах документов, а также на обложке. Эти детали придадут вашим документам законченный и профессиональный вид.
Не забывайте о том, что качественное прошивание документов — это важный этап работы, который требует внимания и тщательности. Следуйте инструкции и не торопитесь, чтобы достичь наилучшего результата.
Базовые правила прошивки документов
Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что , и вся документация строго упорядочена.
Основные правила прошивки документов:
- нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
- если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
- не нуждается в нумерации;
- номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
- в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
- в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
- если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
- когда в дело включают , первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
- приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
При оформлении папки с налоговой отчетностью приходится прошивать многостраничные документы. Для этого нужно подготовить специальную наклейку. На ней указывается количество листов, данные скрепившего сотрудника, дата и подпись. При наличии печати здесь ставится оттиск. В конце статьи можно прошито пронумеровано и скреплено печатью образцы скачать.
Строгие требования к технике прошивки не предъявляются. Вместе с тем если представители надзорной организации сочтут ее выполнение неправильным, в принятии документов могут отказать.
Прошивка выполняется в несколько этапов:
- Нумерация страниц (указывается в верхнем правом углу листа).
- Выполнение отверстий — строго вертикально, с левой стороны.
- Прошивка. При этом шов не должен быть слишком тугим, чтобы не препятствовать перелистыванию.
- Завязывание узла.
- Крепление наклейки.
Важно! Наклейка наносится с целью защиты бумаг от утери или подмены.
Когда дело прошнуровано, узел и концы требуется склеивать листком «Прошито и пронумеровано». Края нитей длиной около 5 см обязательно оставляют свободными. После высыхания клея строчки следует заполнить.
Как прошить документы для налоговой инспекции
Подготовка и прошивка документации для налоговой инспекции отличается от прошивки документации для сдачи на хранение в архив.
Вывод
Оформление дела для передачи в архив или налоговую инспекцию включает в себя определение состава документов в папке, их прошивку, нумерацию, составление описи и подготовку заверительной надписи «Прошито и пронумеровано». Надпись располагается на оборотной стороне последнего листа в папке и содержит информацию о количестве листов в деле и о сотруднике, который формировал и прошивал дело.
Как правильно и какими нитками подшить документы.
Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.
- Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
- Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.
Прошито и пронумеровано образец Word
В каком порядке используется такая форма? Для начала нужно прошить документ с помощью бечевки. Далее бечевка завязывается в узел. Это нужно сделать на внешней стороне последнего листа. На полученный узел далее потребуется прикрепить стикер с названием «прошито и пронумеровано». После этих действий переходим к заполнению листов, а на угол стикера ставим подпись или печать.
Многие люди задаются вопросом, для чего необходимо прошивать документы? Кроме того люди постоянно спорят о том, как все-таки правильно необходимо их прошивать? Споры о судьбе бумажных документов длятся на протяжении уже долгих лет. Документы порой необходимо скрепить не на одном листе. Клеить — не вариант, степлер также не разрешается использовать для подобных целей.
В такой ситуации выход лишь один — документы необходимо сшить. Вопрос, как правильно сшивать документы является очень популярным и этому есть весомое объяснение. Органы, которые требуют, чтобы документы прошивались и были пронумерованы, не дают точных инструкций. Также эти органы не помогут добыть каких-либо образцов или ознакомить с правилами. Такая форма оформления бумаг необходима для того, чтобы сохранять документ, состоящий из большого количества страниц. Корректное сшивание документов защищает и от подделывания, так как осуществить это максимально трудно. Четких правил или строгих инструкций, касающихся прошивания документов не существует. Различные инстанции предъявляют лишь общие требования, которые выделяются и некоторыми субъективными особенностями.
Многие предприниматели нередко сталкиваются с необходимостью прошивания документов. Перед тем как приступить к прошивке необходимо подготовить все бумаги. Документы обычно прошиваются в три дырки. Многие не знают, как это делается, но сложностей здесь не существует. После прошивки потребуется пронумеровать листы. По традиции для прошивки используются более суровые нитки. Документы можно прошить два раза и тогда в прочности можно будет не сомневаться. Заверка документов это еще один важный момент. Актуальным этот феномен становится в том случае, если документы прошиваются для налогового органа. Существует необходимость подтвердить, кем были прошиты документы и когда это произошло. Если предприниматель знаком с такой процедурой как прошивка документов, то он сможет избежать многих проблем и сохранит свои нервы в порядке.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
- Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
- Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Удобство при работе с документами
Работа с документами – неотъемлемая часть многих процессов в офисе, учебе и даже повседневной жизни. При правильной организации этого процесса можно существенно повысить удобство работы и оптимизировать затрачиваемое время.
Нумерация страниц. Пронумерованные страницы важны для упорядочивания документов. Используйте нумерацию страниц для облегчения навигации в документе, особенно если он имеет большой объем.
Прошивка документов. Прошивка – это простой и надежный способ группировки документов. Используйте скрепки, кнопки или пластиковые колечки для удержания листов вместе и предотвращения их разброса.
Степлер. Важным средством для поддержания порядка в документах является степлер. Он позволяет быстро и надежно соединить несколько листов бумаги или документов в единое целое.
Метка или ярлык. Для удобства и быстрой идентификации документов рекомендуется использовать метки или ярлыки. Они помогают отличить различные документы друг от друга и сэкономить время при поиске нужной информации.
Таблички на папках. Если у вас есть несколько папок с документами, обозначьте их названиями или кратким описанием содержимого. Это поможет легко найти нужную папку и быстро ориентироваться в документах.
Органайзеры или коробки для документов. Использование органайзеров или коробок для хранения документов облегчает организацию и предотвращает их потерю или повреждение. Это также способствует сохранению презентабельного вида документов.
Систематический подход. Самое главное – иметь систематический подход к работе с документами. Следуйте определенным правилам и процедурам организации и сохранения документов, чтобы облегчить доступ к ним и эффективно управлять ими.
Правильная организация работы с документами значительно повышает удобство и производительность. Следуйте рекомендациям и используйте удобные инструменты, чтобы сделать свою работу более эффективной и эргономичной.