Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя и в модуле помощи.

Когда бизнесу необходим ЭДО

Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.

Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо:

1. Если деятельность компании связана с производством товаров, подлежащих обязательной маркировке. В список товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК» в 2023 году, входят:
   • молоко и молочная продукция;
   • упакованная вода;
   • табак, никотин содержащие жидкости и электронные системы доставки никотина;
   • одежда и товары легкой промышленности;
   • обувь;
   • духи и туалетная вода;
   • шины и покрышки;
   • фотоаппараты и лампы-вспышки.
2. Если бизнес связан с продажей продукции животного происхождения — мясо, птица, рыба. Предприниматели обязаны оформлять и предоставлять электронные ветеринарные документы.
3. Если предприятие участвует в интернет-закупках и онлайн-торгах. Для того чтобы получить документы о прошедших аукционах и комиссиях нужно иметь подключение к ЭДО.
4. вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами.
5. Вы работаете с маркетплейсами.

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

   Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

   Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

   Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

   Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

4. Получить УКЭП.

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».

Особенности и преимущества СЭД

Все плюсы и характеристики СЭД связаны непосредственно с особенностями самого электронного документооборота:

• Сокращается время на рутинные бизнес-процессы — распечатать документ, подписать, отсканировать, отправить письмом, курьером.
• Используется меньше ресурсов — бумаги, чернил в принтере, рабочего времени сотрудников.
• Уменьшается вероятность ошибок в составлении документов благодаря автоматическому заполнению форм.
• Легко отследить судьбу любого документа и посмотреть, кто за него отвечает. То есть важная бумажка не осядет в ящике у секретаря и не потеряется почтой.
• Документы хранятся и передаются безопасно: электронную подпись не подделать, а доступ есть у ограниченного числа человек.
• Некоторые СЭД поддерживают функции удалённой работы, формирования отчётов и статистики.

• СЭД — это программа или сервис для ЭДО. Это инструмент, при помощи которого реализуется работа с электронными документами.
• Сервисы и программы для электронного документооборота в организации бывают разные. Это может быть скромное приложение, в котором компания оформляет исключительно внутренние документы. Но также СЭД может быть частью мощной системы по управлению всеми бизнес-процессами.
• Как правило, небольшие компании выбирают из готовых решений, приобретают нужные модули СЭД, внедряют и настраивают их. Крупные организации с особыми требованиями к системе могут заказать её доработку под себя или даже разработку с нуля.
• Нужно чётко сформулировать для себя, какие конкретные задачи должна решать СЭД. От этого будет зависеть её выбор.

✅Плюсы	❌Минусы
Снижаются расходы на бумагу, печать, доставку документов.	Если у некоторых контрагентов нет ЭДО, им придется отправлять договора в бумажном виде.
Проще отправлять документы в госорганы — не надо ходить по учреждениям, сидеть в очередях.	Переход на ЭДО стоит денег. Надо платить за лицензии, либо пакет документов.
Можно следить за статусом документа — например, подписал его контрагент или нет.	Если система ЭДО барахлит, пока сбой не устранят, нельзя отправлять документы.
Отправить документ можно в любое время: в праздники или когда в офисе никого.	Трудно привыкнуть. Например, некоторым работникам в возрасте привычнее иметь дело с бумажными документами, а не ЭДО.

Как выбрать подходящую систему

Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.

Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.

При выборе системы смотрите на следующее параметры:

• Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
• Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
• Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
• Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
• Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
• Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.

Переход на электронный документооборот

Чтобы с бумажного документооборота перейти на электронный, следуйте инструкции:

Обновите учетную политику. Добавьте в нее, что теперь компания работает с электронными документами, с электронной подписью. Если надо, заключите дополнительные соглашения о признании неквалифицированной ЭП.

Проанализируйте потребности. Изучите, какие процессы в компании требуют электронного документооборота, обмен каких документов удобнее автоматизировать.

Выберите оператора ЭДО. Исследуйте рынок. По цене, сервису и репутации выберите поставщика ЭДО. Заключите с ним договор и оплатите тариф.

Подготовьте техническую часть. Установите программное обеспечение и все, что относится к системе электронного документооборота. Если своими силами трудно, пригласите интегратора со стороны оператора.

Получите ЭП. Лучше квалифицированную. Она тождественна личной, ею можно подписывать любые документы.

Подключитесь к системе ЭДО. Создайте учетную запись, укажете сведения о компании.

Сообщите контрагентам. Если у вас разные системы, оформите роуминг у оператора.

Обучите сотрудников. Объясните, как создавать и отправлять электронные документы, как получать и обрабатывать входящие.

ЭДО помогает сокращать трудозатраты

Ускоряется заключение сделок. В компании, которая пользуется только бумажным документами, на оформление одного договора может уйти больше часа: его нужно создать, распечатать, отнести на согласование руководителю (а если он в другом офисе, то отправить курьером). Зарегистрировать, отправить заинтересованным лицам, получить их подписи и только потом использовать в работе. Если компания в день создает 10 таких документов, то в месяц на оформление документов уходит 300 часов.

С электронными документами специалисты экономят время: создают договор по шаблону, отправляют на согласование по защищенным каналам связи, руководитель ставит ЭЦП и отправляет документ контрагенту. В специальных IT-решениях для ведения ЭДО такие договоры и другие документы, например, транспортные или платежные, создаются автоматически. В итоге снижаются операционные затраты, которые не несут добавочной стоимости.

Снижается риск потерять документы. После использования, бумажные документы сдают в архив и, чисто теоретически, их можно в любой момент найти и предоставить для налоговой или других проверок. Но на практике бумажные документы часто теряются.

Электронные документы можно хранить на сетевом диске или в «облаке» — если создать удобную иерархически организованную структуру папок, то любой сотрудник разберется, где искать нужный договор или платежку. Также электронный архив не сгорит и не пострадает от наводнений — особенно если данные хранятся в «облаке», то есть в специальных центрах обработки данных.

Также ЭДО позволяет работать с бумажными архивами — в этом помогает штрихкодирование документов. На договор наносится штрихкод, затем он сканируется и данные о бумажных документах хранятся в электронном виде. Это позволяет быстро понять, в какой части архива находится нужная бумага, а также работать с электронной копией документа.

Сотрудники работают на прибыль. Если специалист тратит на оформление документов 2-3 часа в день, то он не успевает в это время работать с клиентами, поставщиками и выполнять более важные задачи, которые приносят прибыль компании.

Например, производственная компания ЭлекКом Логистик после введения электронного документооборота смогла разгрузить своих логистов. Они вместо оформления документов стали искать транспортные компании для организации перевозок, уточняли маршруты, быстрее договаривались с клиентами о поставках оборудования. Оформлением документов всего логистического отдела стал заниматься один делопроизводитель — он смог это сделать за счет внедрения ЭДО и подключения специальных IT-решений.

Что такое ЭДО и зачем нужны операторы

ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.

Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.

Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.

• Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
• Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
• Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
• Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
• Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

• сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
• повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
• бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
• гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
• соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
• развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
• новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
• повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

ЭДО — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Принципиальное отличие ЭДО от традиционного документооборота – отсутствие бумаги, в основе электронного документооборота безбумажный и быстрый документообмен.

Электронный документооборот осуществляется с помощью систем электронного документооборота (СЭД). СЭД — это программное обеспечение, система, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)

Документопотоки в ЭДО делятся на два вида: внутренние и внешние. Внутренний электронный документооборот — это документооборот документов внутри компании. Этот вид документов не предназначен для отправки за пределы компании. Внешний документооборот осуществляется со структурами, находящимися за пределами компании: партнерами, контрагентами, госорганами и др.

Важная часть электронного документооборота — электронная подпись. Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Для внутреннего ЭДО достаточно простой электронной подписи (ЭП) или неквалифицированной ЭП, для внешнего ЭДО, в том числе для электронной отчетности в госорганы, требуется квалифицированная электронная подпись, эта подпись юридически значимая, она равноценна подписи от руки и печати организации.

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

1. Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
2. Подписывает документ электронной подписью.
3. Отправляет файл получателю.
4. Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
5. Система ЭДО обновляет статус документа.
6. Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

• участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
• УЦ, выдавший электронные подписи;
• оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
• государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику

Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.

Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:

• вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
• список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
• правила хранения электронных файлов и т.д.

Похожие записи:

• Минимальная пенсия в 2023 году в России и по регионам
• Как выделить доли детям в квартире и сэкономить на нотариусе
• Как получить региональный материнский капитал. Инфографика