Как составить запрос информации у коллеги

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить запрос информации у коллеги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На курсах писательского мастерства часто говорят «показывай, а не говори». Это означает детальные описания: «Звуки пишущей машинки наполняли комнату, когда писатель скривил брови» вместо «Писатель писал».

Сделайте призыв к действию (CTA) заметным и ясным

Согласно исследованиям, которые отслеживают движения глаз, люди больше времени проводят на заголовках и первой яркой кнопке на веб-сайте.

Именно поэтому маркетологи-райтеры обычно делают только один призыв к действию на странице. Этот CTA не прячут в абзац текста, а выделяют жирным шрифтом на отдельной строке или размещают его на кнопке, чтобы он ещё больше привлекал внимание.

Когда вы пытаетесь донести свою мысль или, например, попросить коллегу предоставить отчёт о продажах, убедитесь, что ваш запрос выделяется визуально.

Понятное дело, что необязательно вставлять кнопки с CTA в те же электронные письма, но главное — чтобы призыв был один и не затерян в массиве текста. Не оставляйте никаких сомнений относительно того, что вы хотите от коллеги.

Разбейте информацию на блоки для запоминания

Вы разобрались с главным и отредактировали текст? Распределите свои мысли в удобные для просмотра блоки.

У человеческого мозга есть ограниченная кратковременная память. Среднестатистический мозг может хранить семь блоков информации одновременно, которые забываются через 20 секунд. Разбивая содержимое на маленькие блоки информации, опытные копирайтеры облегчают задачу пользователям нахождение и запоминание важных вещей.

Вот как вы можете применять это на практике:

• Придерживайтесь иерархии важности информации;
• Группируйте элементы по темам;
• Используйте короткие абзацы (~1-3 предложения);
• Добавляйте пространство между блоками информации.

Как оформить и кому отправить

При составлении официального письма с запросом в организацию необходимо учитывать, кому будет адресован запрос и как оформить документы.

Составление запроса:

1. Определите кто будет получателем запроса: руководитель организации, отдел кадров или другой ответственный сотрудник.
2. Указывайте конкретную причину и цель запроса.
3. Составьте список необходимых документов для предоставления.
4. Укажите, какое количество экземпляров нужно предоставить.
5. Оформите запрос в письменной форме и приложите список необходимых документов.

Отправка запроса:

• Решите, на какой адрес отправить запрос: электронная почта, почтовый ящик или лично в организацию.
• Убедитесь, что запрос составлен в правильной форме и содержит все необходимые данные.
• При необходимости, ознакомьтесь с образцами официальных запросов для выбора наиболее подходящего варианта.
• Предоставьте документы в соответствующей форме и на образцах, если таковые имеются.
• Укажите точное время или сроки, в которые желаете получить ответ на запрос.

Соблюдение правильного оформления и отправки запроса является ключевым аспектом обеспечения эффективной коммуникации и получения нужной информации от организации.

Электронная почта для запроса продукта

Те, кто хочет узнать больше о конкретном продукте или комбинации товаров, могут отправить электронное письмо с запросом о продукте. Основная цель обычно состоит в том, чтобы узнать характеристики или доступность продукта. Электронное письмо с запросом о продукте должно занимать не более одной страницы и быть написано в том же формате, что и обычное деловое электронное письмо. Язык этого шаблона формальный и конкретный.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы узнать о конкретном продукте или комбинации товаров. Хотелось бы узнать характеристики и наличие товара.

Пожалуйста, предоставьте мне любую имеющуюся у вас дополнительную информацию о продукте. Буду очень признателен, если вы также сообщите мне, есть ли какие-либо скидки или акции в настоящее время.

Спасибо за внимание и оперативный ответ.

Электронная почта с запросом на возврат средств

Это электронное письмо с запросом написано клиентом, который хочет узнать больше о возврате и возмещении средств за продаваемые товары. Этот шаблон дает подробное описание товаров и объясняет, почему требуется возврат средств.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Недавно я приобрел несколько товаров в вашем магазине и хотел бы узнать больше о вашей политике возврата и возврата денег. Речь идет о [ представьте подробное описание предметов ] .

К сожалению, получив товар, я обнаружил, что он не соответствует моим ожиданиям. Есть несколько проблем с товарами [ уточните подробности ] . Поэтому я хотел бы запросить возврат средств за эти товары в соответствии с установленной вами политикой возврата.

Не могли бы вы предоставить мне необходимую информацию о процессе возврата и любую необходимую документацию? Кроме того, я был бы признателен, если бы вы сообщили мне ожидаемые сроки обработки возврата средств.

Благодарим Вас за внимание к этому вопросу. Я с нетерпением жду быстрого ответа.

С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]

Структура, которую имеет запрос в организацию о предоставлении информации, аналогична другим деловым письмам:

1. Обязательно прописываются реквизиты адресата и отправителя.
2. Далее идет дата, когда письмо было составлено, и присвоенный ему порядковый номер.
3. В заголовке прописывается наименование вопроса, который является приоритетным при составлении письма.
4. Отправитель должен обратиться к адресату. Правила предусматривают обращение по имени-отчеству. Исключение составляют запросы в организации, которым необходимо предоставить информацию.
5. В основной части отражается суть вопроса, необходимость получения отправителем информации.
6. Обязательно нужно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
7. Адресата нужно заранее поблагодарить.
8. Внизу прописываются личные данные (фамилия, имя, отчество), занимаемая должность ответственного за составления письма лица. Документ в обязательном порядке подписывается.

Запрос является официальным документом. Поэтому он составляется на фирменном бланке организации.

Вне зависимости от того, какой характер носит запрос, выполнить его можно в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Исключением является разве что обращение в налоговую службу, которая принимает заявления граждан только по утверждённой сотрудниками ведомства форме. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» предлагает список моментов, которые должны быть в запросе. К ним относят:

• сведения об отправителе и получателе;
• предмет обращения;
• дата обращения (в отдельных случаях может иметь решающее значение);
• подпись отправителя.

Исполнить сам запрос можно на чистом листе бумаги формата А4 или А5. В качестве альтернативы, доступной для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, можно воспользоваться фирменным бланком организации, на котором будут прописаны все его реквизиты (ИНН, ОГРН, наименование, адрес и так далее).

Написать текст допускается одним из двух способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки либо машинописным при помощи компьютерных средств (компьютер, набор офисных программ, принтер, сканер). Какой именно метод использовать решает составитель. На практике повсеместно можно встретить оба варианта. Конечно, если речь идёт о деловой переписке между организациями, предпочтение всегда отдаётся именно печатному способу, однако обратиться за необходимой информацией может и физическое лицо, не имеющее доступа к компьютеру.

Образец и бланк запроса на 2023 год

Запрос на предоставление информации является важным инструментом для получения необходимых данных. В соответствии с законодательством, сроки рассмотрения таких запросов составляют до 30 дней.

Запросы могут быть поданы по различным тематикам, включая получение информации о программе, услугах, акциях или других событиях, которые могут быть интересными для запросившего лица. Форма запроса обычно составляется в виде письма или электронной формы.

В процессе составления запроса следует указать конкретные детали или вопросы, на которые нужно получить ответ. Также стоит указать на необходимость предоставления информации в установленные сроки.

Кроме того, запросы могут быть разделены на категории или тематики с использованием маркированных списков. Например:

• Запрос на получение информации о расписании мероприятий на 2023 год.
• Запрос на предоставление финансовой отчетности за 2022 год.

Важно помнить, что предоставление информации в ответ на запрос обязательно в случаях, когда информация является публичным достоянием или предоставляется в соответствии с законодательством. Таким образом, запрос на предоставление информации является эффективным способом получения необходимых данных.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

3. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
4. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
5. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Любая деловая переписка (примеры, которые мы приводим, также обязательно имеют такое свойство) требует логичной последовательности. Если сначала вы писали о том, зачем пишете, то далее следует конкретизировать и расширять эту мысль. Укажите, что вы хотели бы от собеседника более широко — возможно, нарисуйте ему перспективу выгоды от согласия работать с вами. Эта часть, по всей логике, должна быть “пиком” вашего письма, кульминацией своего рода. Если изначально вы плавно подходили к тому, что вас интересует прежде всего, то в этой части следует “раскрыть карты”. Вся деловая переписка (примеры писем выше — не исключение) должна быть построена по такой плавной кривой, идущей вверх. Тогда читатель ваших строк будет понимать ваши настроения и, таким образом, ему будет комфортнее общаться с вами. Не делайте каких-то обрывистых скачков, не переходите с одной темы на другую.

Как показывают примеры, если вам нужно обсудить, к примеру, два несвязанных вопроса, вы можете сделать разделение по частям статьи, разбив ее на параграфы. Это удобно как для читателя, который будет визуально видеть момент, где вы переходите от одного вопроса к другому; так и для вас, поскольку в таком случае вы пишете так, словно речь идет о двух разных письмах.

Идентифицируйте адресата письма

При написании официального запроса на предоставление информации очень важно правильно указать адресата письма. В зависимости от того, кто является получателем запроса, необходимо оформить и адресовать письмо с учетом определенных правил.

Если вы запрашиваете информацию у налоговой (ИФНС), то важно знать, как правильно оформить адрес письма. Слова «Инспекция Федеральной налоговой службы» и «Москва» пишутся с прописной буквы. При оформлении письма-запроса для ИФНС необходимо указать свои контактные данные (юридический адрес, ИНН, КПП и т.д.) в ходе описания организации. Составление адреса для ИФНС можно скачать или составить самостоятельно, соблюдая образцы.

Если вам необходимо запросить информацию у банка, то в адресе письма следует указать полное наименование банка (например, «ПАО Сбербанк»), а также его идентификационный номер по учету в налоговой системе (ИНН).

В случае, когда вам нужна информация от организации или органа государственной власти, вам следует оформить и адресовать письмо с соблюдением определенных правил. Например, в адресе письма можно указать полное наименование организации (с прописной буквы), адрес (юридический или почтовый), а также контактные данные, такие как телефон или электронная почта.

Однако необходимо помнить, что адреса писем-запросов в разных случаях могут отличаться. Также важно учитывать особенности официальных запросов в различных организациях или инспекциях. Например, в письме для налоговой инспекции требуется указать номер или наименование акта, подтверждающего право запрашиваемой информации, а также сроки предоставления документов.

Важно учесть, что некачественное адресование письма может привести к ошибкам в доставке или задержке получения запрашиваемой информации. Поэтому, необходимо внимательно проверить правильность указания адреса и контактных данных перед отправкой.

Примеры запросов и образцы писем

Ниже приведены примеры запросов и образцы писем-запросов на предоставление информации или документов:

Тема запроса	Пример письма-запроса
Запрос налоговой сверки	Уважаемая Инспекция ФНС! Прошу предоставить налоговую сверку для Фирмы «Альфа» за период с 01.01.2023 по 31.12.2023. Необходимо получить подтверждение правильности расчета налоговых обязательств. В приложении к письму привожу копии соответствующих документов и заполняю заявление по образцу, представленному на вашем сайте. С уважением, Иванов Иван Иванович Директор Фирмы «Альфа» 15.04.2023
Запрос на подтверждение прайс-листа	Уважаемый Банк! Прошу предоставить подтверждение актуальности прайс-листа на услуги Фирмы «Бета». Необходимо проверить соответствие указанных в прайс-листе цен и условий с актуальными тарифами и условиями вашего банка. Отправляю приложением копию прайс-листа и форму заявки на подтверждение. С уважением, Петров Петр Петрович Менеджер по закупкам Фирмы «Бета» 20.04.2023

Составление писем-запросов на предоставление информации или документов требует внимательности и точности. Четкое формулирование вопросов и уточнение необходимых документов помогут получить нужную информацию или подтверждение в кратчайшие сроки.

Похожие записи:

• Срок исковой давности по коммунальным платежам судебная практика в 2023 году
• Как определяется по закону доля в наследстве между детьми и наследниками
• Порядок получения гражданства РФ по родителю