Информация о планово-экономическом отделе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Информация о планово-экономическом отделе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.

Организация планово-экономического отдела

Бывает так, что при образовании компании нет планово-экономического отдела, а в связи с расширением организации появляется необходимость в его формировании. В таком случае, подразделение нужно утвердить путем создания внутренней документации, регулирующей его деятельность.

Положение планово-экономического отдела должно включать в себя следующую информацию:

• назначение подразделения, наименование руководителя и перечень документации, на основании которой будет работать отдел;
• подробный список функций и задач отдела;
• схему организационной структуры подразделения предприятия;
• права и обязанности специалистов;
• правила коммуникации с другими отделами компании.

Важно назначить периодичность и срок предоставления отчетности планово-экономическим отделом. В дальнейшем положение структурного подразделения послужит отправной точкой для создания должностных инструкций специалистов отдела.

Сам факт утверждения нового отдела подтверждается приказом главы предприятия. Вся дальнейшая работа планово-экономического подразделения будет проходить под надзором директора предприятия.

Неправильная организация работы планового отдела

Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел «в наследство» от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.

Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: «А сколько у нас прибыль по холдингу за период?» При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.

На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы «высмотреть» прибыль в дальних колонках разных «простыней» ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.

В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.

Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:

1. Плановый отдел существует только ради «существования».
2. В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.

В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.

Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.

Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:

Что такое ПЭО?

Какова его структура?

Нужен ли он данной компании или его функции может выполнить один человек?

Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:

• структура отдела;
• права и функции;
• ответственность;
• работа с другими структурами фирмы.

Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.

Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.

Место и назначение планово-экономического отдела, задачи, решаемые отделом

Плановая работа на предприятии охватывает большой комплекс вопросов: разработку плана производства, планирование технического развития и совершенствование организации производства и труда, планирование затрат живого труда, расходов материальных и денежных ресурсов, планирование издержек производства, прибыли, а также доведение этих планов до производственных подразделений и организацию контроля за их выполнением.

Руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленной на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства, осуществляет планово-экономический отдел (ПЭО). Он проводит экономическое планирование на предприятии, направленное на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности; проводит комплексный экономический анализ деятельности предприятия и расчет мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.

Взаимодействие, ответственность, оценка

В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.

В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.

В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:

Можно указать и другие критерии оценки.

На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.

Как регламентировать деятельность планово-экономического отдела

Если в компании работа планово-экономического отдела не регламентирована, необходимо создать документ, который будет регулировать его деятельность. Это может быть положение либо регламент о планово-экономическом отделе. Данный документ также послужит базой для написания должностных инструкций его сотрудников. Важно в нем описать основные правила работы плановиков. Типовые его разделы могут быть такими:

Пример описания структуры этого документа можно посмотреть в таблице 2.

Организация планирования на предприятии

Использование программных продуктов в планировании

Организация планирования на предприятии.

После изучения темы студент должен:

Принципы организации планирования на предприятии;

Основные программные продукты, применяемые при планировании на предприятии;

В постановке планирования на предприятии можно выделить две основные составляющие:

1) общетеоретическую методологическую составляющую;

2) процессную составляющую, подразумевающую сам процесс планирования и вовлечения в него специалистов не только планово-экономических служб, но других служб и подразделений.

Особых затруднений с методологической составляющей не возникает. Методологическая база представлена различными методами, техническими способами и инструментами планирования и управления.

Большинство проблем возникает на этапе превращения теоретических знаний в реальный процесс планирования. Однако существуют общие алгоритмы, касающиеся практической организации планирования на предприятии.

Экономическая функция на предприятии представлена несколькими направлениями, которые охватывают бухгалтерский учет, планово-экономическую и финансовую деятельность. Как правило, главная бухгалтерия выделена в отдельную функциональную службу. В зависимости от специфики предприятия планово-экономическая и финансовая служба могут быть объединены или представлять самостоятельные службы.

Организационно-количественный состав планово-экономической службы определяется масштабами, организационной структурой, формой собственности, а также отраслевой спецификой предприятия. На крупных и средних предприятиях функционируют не отдельные экономисты, а полноценная планово-экономическая служба. От того, насколько высоки профессиональный уровень и эффективность работы плановой службы во многом зависит и эффективность самого предприятия.

Каждое предприятие самостоятельно вырабатывает структуру планово-экономических органов. В настоящее время на отечественных предприятиях достаточно широко распространена линейно-функциональная структура управления. Помимо этого, встречаются проектная, матричная, девизиональная структуры управления. Различие в организационной структуре предприятия накладывает отпечаток и на структуру планово-экономической службы.

Рис. 12.1- Пример линейно-функциональной структуры предприятия, включающей планово-экономическое управление

При линейно-функциональной структуре в состав плановых органов может входить планово-экономическое управление (отдел) и плановые отделы (бюро, группы, отдельные экономисты) в структурных подразделениях. Планово-экономический отдел может подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю по финансам и экономике. Данный отдел осуществляет методическое руководство и координацию планово-экономических органов структурных подразделений. При этом административно работники планово-экономической службы в подразделениях подчиняются руководителям соответствующих подразделений. При бесцеховой структуре производства плановые функции выполняются экономистами-менеджерами высшего звена.

Не вызывает сомнений прерогатива планово-экономической службы в части осуществления тактического планирования на предприятии. Не так однозначен вопрос об организации стратегического планирования. Крупные предприятия могут иметь в своем составе отдельную службу – стратегическую дирекцию. Но даже на крупных предприятиях загрузка стратегической дирекции не всегда обеспечена на сто процентов. Поэтому ее дополнительно «нагружают» другими вопросами, например, корпоративными технологиями управления, стратегическим маркетингом.

На большинстве российских предприятий функции стратегического и тактического планирования соединены в одной планово-экономической службе. Разработкой стратегии может заниматься специально созданная по приказу руководства инициативная группа, в которую входят руководители структурных подразделений, функциональных служб и отделов (в том числе планово-экономического), высшие топ-менеджеры, отдельные креативные специалисты. Инициативная группа может привлекать к разработке стратегии в случае необходимости любых специалистов как внутри предприятия, так и специалистов сторонних консалтинговых фирм. Сформулированная стратегия находит свое воплощение в стратегическом плане, который разрабатывается и отслеживается работниками планово-экономической службы.

Несмотря на то, что именно планово-экономическая служба отвечает за организацию тактического планирования на предприятии, отдельные функции планирования в российской практике часто выведены в самостоятельные функциональные отделы, например, в отдел организации и оплаты труда персонала, отдел материально-технического снабжения, отдел по инвестициям и т.д. Рассредоточенность процессов планирования и контроля между несколькими функциональными отделами затрудняет общее управление хозяйственной деятельностью предприятия. В таких условиях планово-экономические службы являются координаторами в формировании планово-отчетной документации и устанавливают лимитные величины по расходованию различных ресурсов, исходя из финансового состояния предприятия.

В таблице 12.1 представлены основные служебные функции, которые возлагаются на планово-экономическую службу предприятия.

Основные функции планово-экономической службы предприятия

Направления деятельности	Функции планово-экономической службы
Область планирования	Организация и общее руководство разработкой стратегических и тактических планов предприятия, согласование и увязывание всех разделов планов Доведение плановых показателей до соответствующих исполнителей Организация разработки прогрессивных планово-экономических норм и нормативов Подготовка заключений по проектам цен на продукцию
Область анализа производственно-экономической деятельности	Организация и руководство проведением комплексного анализа всех видов деятельности предприятия, разработкой мероприятия по повышению конкурентоспособности и эффективности предприятия
Область контроля	Организация контроля за выполнением плановых заданий, подготовке отчетности в установленные сроки Принятие мер при выявлении отклонений от плановых заданий
Область методологической работы	Разработка методических материалов по планированию на предприятии Изучение и распространение передового опыта планово-экономической работы, включая применение программных продуктов для автоматизации управленческих операций

Правовые основы работы экономистом по планированию

В Интернете и в других источниках можно довольно часто встретить вакансии экономиста планового отдела. Должность экономиста планово-экономического отдела, в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Учтите, что должностная инструкция экономиста планового отдела не должна противоречить документу Минтруда.

А вот единый профстандарт экономиста по планированию законодательно не утвержден. Хотя в зависимости от сферы деятельности организации, возможно, получится найти подходящий документ. Например:

• профессиональный стандарт «Инженер-экономист железнодорожного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 23.12.2016 № 828н);
• профессиональный стандарт «Инженер-экономист водного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 19.02.2019 № 97н);
• профессиональный стандарт «Специалист в области планово-экономического обеспечения строительного производства» (утв. приказом Минтруда от 18.07.2019 № 504н).

ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.

Выделяют два типа структурной организации ПЭО:

1. Организация, при которой рабочие места сотрудников ПЭО находятся внутри отдела.
2. Организация, при которой часть сотрудников работает вне отдела (занимаются сбором сведений о работе фирмы), а часть – внутри (занимаются анализом полученных сведений и составлением планов).

Последний тип организации характерен для производственных компаний.

Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.

Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:

• получение первичных данных от финансовых источников и структурных подразделений;
• создание методов планирования, а также управленческой отчетности;
• непосредственное создание управленческой отчетности;
• контроль и анализ работы фирмы в целом.

Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:

• контроль за выполнением разработанных планов;
• контроль за реализацией бюджета конкретного подразделения;
• анализ эффективности работы конкретного подразделения.

Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.

Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.

За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:

1. Разработку методологий направлений деятельности (как во всей фирме, так и в отдельных подразделениях организации).
2. Разработку основных справочников, содержащих показатели эффективности работы подразделений фирмы.
3. Разработку политики управления компанией.
4. Разработку плановых и отчетных форм.
5. Разработку методов анализа и оценивания эффективности работы фирмы.

Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.

Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.

Специалист планово-экономического отдела в рамках своей должностной инструкции вправе:

• запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
• создавать экспертные рабочие группы, задача которых – экономическое планирование работы организации;
• в рамках своей компетенции участвовать в деловых переговорах с представителями других фирм и организаций, подписывать контракты;
• организовывать анализ новых программ и научных проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности освоения;
• вносить предложения по вопросам, которые входят в компетенцию ПЭО, в форме проектов.

ПЭО имеет стандартную структуру. Этот отдел возглавляет человек, который подчиняется непосредственно финансовому директору, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от организационной структуры компании в целом.

Существует два типа структурной организации ПЭО:

1. Организация, в которой рабочие места сотрудников ПЭО расположены в составе отдела.
2. Организация, в которой часть сотрудников работает вне отдела (сбор информации о работе компании), а часть внутри (анализ полученной информации и составление планов).

Последний тип организации типичен для производственных компаний.

Преимущество первого типа организации в том, что работу такого структурного подразделения компании легко контролировать. Обратной стороной является то, что информация для сотрудников PEO не всегда поступает своевременно.

Если вы используете первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то на его сотрудников должны быть возложены следующие функции:

• создание методик планирования, а также управленческой отчетности;
• получать первичные данные из финансовых источников и структурных подразделений;
• прямое создание управленческой отчетности;
• контроль и анализ работы компании в целом.

Не менее часто используется и второй способ организации ПЭО. В этом случае на сотрудников отдела следует возложить следующие функции:

• контроль за исполнением бюджета данного подразделения;
• контроль за реализацией разработанных планов;
• анализ эффективности того или иного отдела.

важно, чтобы сотрудники PEO, работающие вне своего подразделения, были оснащены всем необходимым для дальнейшего анализа и составления планов, касающихся экономики организаций и предприятий.

Сотрудники ПЭО могут быть подчинены как напрямую начальнику отдела, так и руководителю любого производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором — административным. Так выглядит двойное подчинение.

На экономиста планово-экономического отдела возложить следующие функции:

1. Разработка методологий по направлениям деятельности (как в компании в целом, так и в отдельных подразделениях организации).
2. Разработка основных справочников, содержащих показатели эффективности подразделений компании.
3. Разработка политики управления компанией.
4. Разработка форм планирования и отчетности.
5. Разработка методов анализа и оценки эффективности компании.

Преимущества такого типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам отдела незамедлительно. Недостатком является слабый контроль за работой экономистов, работающих вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.

Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданной численности.

Регламентация работы ПЭО

Некоторые компании создают ПЭО, но их совершенно не волнует регулирование работы этого структурного подразделения. Планово-экономический отдел не предусмотрен.

Если организация никак не регулирует работу ПЭО, необходимо срочно подготовить документ, устраняющий данный недостаток. Этот документ станет основой для создания должностных инструкций для сотрудников, работающих в WtE, что позволит решить проблемы, описанные в начале статьи.

Типовой нормативный документ планово-экономического отдела и его функций содержит следующие пункты:

1. Основные положения.
2. Структура отдела.
3. Основные задачи отдела.
4. Функции отдела.
5. Прав.
6. Сотрудничество с другими структурами компании.
7. Ответственность.
8. Критерии оценки деятельности отдела.

Кроме того, будет более подробно описана структура документа, регулирующего работу и задачи планово-экономического отдела.

Специалист планово-экономического отдела в рамках должностной инструкции имеет право:

• в пределах своей компетенции участвовать в коммерческих переговорах с представителями других компаний и организаций, подписывать контракты;
• запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
• создавать рабочие группы экспертов, задачей которых является экономическое планирование работы организации;
• организовать анализ новых научных программ и проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности развития;
• формулировать предложения по темам, входящим в компетенцию ГЭБ, в виде проектов.

Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.

На планово-экономический отдел возложены следующие функции:

• проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности компании;
• формирование плана (прогноза) будущих экономических результатов;
• мониторинг конечных финансовых результатов;
• выявление резервов повышения эффективности деятельности компании;
• регулирование производства;
• контроль над расходованием средств, над целевым использованием денежных ресурсов, над эффективностью их распределения;
• координация политики ценообразования;
• участие в распределении денежных средств.

Зачастую работники планово-экономического отдела, кроме выполнения основных функций, занимаются ведением управленческого учета.

Взаимосвязь деятельности предприятия и функций планово-экономического отдела

Деятельность всего предприятия тесно связана с функциями, которые выполняет планово-экономический отдел. Чтобы ясно увидеть данную корреляцию, работу компании делят на группы: основную, вспомогательную и обслуживающую:

Классификация деятельности компании	Вид деятельности фирмы	Функции планово-экономического отдела
Основная	Исследование и разработка новых видов производства	Прогнозирование, контроль проведения научно-исследовательских разработок, анализ результатов, расчет и планирование закупок сырья и НМА
Реализация продукции	Прогнозирование уровня продаж, контроль над исполнением плана, анализ реализационной деятельности
Производство товаров и услуг	Планирование объема производства, координация производственных цехов, анализ конечного результата отдела изготовления продукции.
Закупки	Планирование объема приобретения сырья, материалов, ОС, НМА, управление деятельностью закупочного отдела, анализ объема закупок.
Вспомогательная	Выбор технологии производства	Анализ исследований, нормирование выработки, определение технологии и контроль над ее применением
Отслеживание качества	Разработка нормативов качества продукции, контроль над производством товаров без брака, проведение анализа в области лицензирования и сертификации.
Инженерная и капитальное строительство	Анализ, прогнозирование и управление ремонтно-конструкторскими работами
Транспортная деятельность	Разработка транспортной карты, определение вида транспорта, расчет топлива, прогноз затрат, анализ фактических показателей и регулирование этапов выполнения плана.
Обслуживающая	Обслуживание персонала	Прогнозирование, оценка и управление оплатой труда, созданием условий работы и затратами на управление сотрудниками
Проведение маркетинговой работы	Прогнозирование, оценка и регулирование затрат, направленных на осуществление маркетинговой деятельности
Финансовая деятельность	Прогнозирование, оценка и регулирование финансов.
Деятельность по юридическому сопровождению сделок	Прогнозирование, оценка и регулирование затрат работы юридического отдела
Административная работа	Прогнозирование, оценка и управление тратами на администрирование

Похожие записи:

• Какие права дает муниципальное жилье?
• Устанавливаем разъездной характер работы
• Требования и условия к соглашению о неустойке