Задания на служебные командировки: бланк для оформления
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Задания на служебные командировки: бланк для оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Если аванс выдан в иностранной валюте
В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).
Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.
Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Добровольная отчетность организаций. Расчет косвенных выбросов ПГ
Стоит отметить, что расчет парниковых газов по методическим указаниям приказа Минприроды РФ от 30.06.2015 № 300 содержит лишь информацию о прямых выбросах ПГ компании. Иными словами, сюда включены лишь выбросы ПГ от собственных источников организации.
Фактический объем выбросов организации оказывается на деле гораздо больше: кроме прямых выбросов у компании есть и косвенные, связанные со стадиями создания продукции и цепочками поставок.
Для обозначения диапазона процессов, которые вошли в оценку и расчет выбросов парниковых газов, используют понятие охват (scope).
- Прямые выбросы ПГ (Scope 1) — выбросы ПГ от собственных источников организации (т.е. от источников, которые принадлежат или контролируются организацией)
- Косвенные энергетические выбросы ПГ (Scope 2) — выбросы ПГ, связанные с потреблением организацией энергии из внешних источников;
- Прочие косвенные выбросы ПГ (Scope 3) — все остальные выбросы ПГ, которые так или иначе связаны с осуществлением организацией хозяйственной и иной деятельности.
Зачем оформляется служебное задание?
Служебное задание на командировку не относится к группе обязательных документов, поэтому при краткосрочных поездках можно обойтись без него. В этом случае достаточно приказа, в котором фиксируется основная цель и сроки ее выполнения. Если же предстоит длительная командировка, то рекомендуем оформить этот документ. Он необходим для детализации рабочего задания и возможности разбивки его на периоды. Расширенная версия позволит избежать недопонимания и неточностей, а также облегчит контроль над исполнением поручений со стороны работодателя.
Служебное задание относится к внутреннему документу, поэтому должно быть отражено в локальных актах. Его срок хранения составляет 5 лет. При поездках за пределы страны — 10 лет (приказ № 558 Минкульта).
Служебное задание на командировку – образец заполнения.
Итак, для соблюдения текущего законодательства составление письменного служебного задания не требуется. Тем не менее, если организация сохранила прежнюю структуру внутреннего документооборота и формирует полный пакет командировочных бумаг, предусмотренных локальным приказом, то задание на поездку будет формироваться в следующей последовательности:
1. Принятие решения о направлении работника в служебную поездку. Как правило, это прерогатива руководящего состава.
2. Заполнение бланка служебного задания по установленной форме.
3. Информирование убывающего в командировку о целях, месте и сроках поездки.
Чтобы оформить служебное задание, целесообразно использовать унифицированную форму Т10а, которая содержит основные разделы, отражающие суть поездки. В документ вносятся следующие данные:
- Наименование учреждения, которое организовывает командировку;
- Внутренний номер документа, а также дата его заполнения;
- ФИО работника, отправляющегося в поездку и его табельный номер;
Далее следует табличная часть формы, в которой необходимо заполнить 12 граф:
- Структурное подразделение – отдел, отделение, департамент, к которому предписан гражданин;
- Должность сотрудника;
- Пункт назначения поездки с указанием наименования города и страны;
- Название организации, к которой будет прикомандирован работник;
- Число и день начала поездки;
- Дата завершения командировки;
- Общая продолжительность поездки в календарных днях;
- Командировочное время без учета дороги;
- Наименование компании, оплачивающей расходы;
- На основании чего организован выезд;
- Цель служебной поездки;
- Раздел краткого отчета о выполнении поручения. Заполняется после возврата специалиста.
Вместе с тем, документ должен быть подписан руководителем структурного подразделения с указанием его должности и ФИО. А также в бланке должна быть проставлена личная подпись откомандированного лица. Финальной записью делается пометка об итогах выполнения задания, в которой оценивается выполненная работа в ходе служебного выезда.
Скачать образец заполнения служебного задания на командировку.
Что такое служебная командировка
Поездка в командировку по направлению работодателя и при наличии производственной необходимости является обязанностью сотрудника предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом. Работник направляется в другой город, в иной регион или за пределы РФ для выполнения поручения работодателя. При этом за ним сохраняется:
- его рабочее место (какой бы долгой не была поездка);
- должность, занимаемая до командировки;
- среднемесячный оклад на период поездки за каждый рабочий день, время в дороге и периоды вынужденного ожидания.
Срочная или внеплановая поездка должна оформляться после издания руководителем фирмы соответствующего приказа. Не важно, едет работника в другую компанию, чтобы перенять опыт, провести переговоры, предложить услуги, устроить деловую встречу или по каким-то иным причинам, или же отправляется в филиал или подразделение своей же организации.
От того, куда именно поедет сотрудник, зависит величина аванса, выдаваемая в качестве компенсации по командировочным расходам. Если командировка проводится в населенном пункте, откуда работник может возвращаться на ночь на постоянное место жительства, ему не выплачиваются суточные. Если сотрудник направлен в другой регион, он получает 700 рублей в сутки на проживание и питание. А если речь идет о заграничной поездке, размер суточных составит не менее 2500 рублей в сутки.
Естественно, служебная поездка организуется не просто так – перед сотрудником стоит определенная цель, которая определена для него в служебном задании. Когда работник приезжает обратно на предприятие, от составляет отчет о проделанной работе в соответствии с заданием. Служебное задание обязательно оформляется официальным образом, ведь оно необходимо для того, чтобы:
- четко обозначить суть задания, полученного сотрудником перед поездкой в командировку;
- по приезду выразить результаты деятельности за период командировки;
- было основание для расчета рабочего времени, за которое служащий получит оплату.
Командировочное задание: бланк внутреннего стандарта
В пакет документов, выписываемых работнику при оформлении служебной поездки, можно включить командировочное задание, которое содержит в себе перечень задач и распоряжений для выполнения в командировке.
При оформлении командировок, именно эту форму многие работодатели продолжают использовать также интенсивно, как и ранее – она позволяет конкретизировать задачи и план работ в служебной поездке, контролировать их выполнение. Отметим, что на командировочное задание, образец которого работодатель разработал самостоятельно, распространяются те же требования, что и на имевшую хождение ранее стандартизированную форму (форма Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1).
Для оптимизации учета по командировкам на предприятии, предлагаем бланк служебного задания на командировку скачать в актуальной на настоящий момент (2019 год) версии.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
В 2015 году изменились правила, руководствуясь которыми нужно было оформлять командировки. С этого момента служебное задание и командировочное удостоверение признаны необязательными к использованию. Ведущую роль в документальном оформлении командировки взял на себя приказ.
Для составления приказа можно использовать стандартный бланк формата Т-9, либо применять фирменный бланк компании.
В последнем случае в этом документе должна обязательно находиться информация — для какой цели едет работник, на какой срок, и в какое место:
- Цель записки проставляется в служебной записке на поездку, служебном задании либо ином документе, который служит основанием для осуществления командировки;
- В количество дней поездки включается все то время, какое работник отсутствует на своем месте, включая дни нахождения в дороге;
- Местом назначения обычно считается наименование страны, города и принимающей компании. В случае, когда работник едет в длительную поездку с посещением нескольких населенных пунктов — обязательно нужно перечислить их все. Кроме этого, сотрудник может направляться не в конкретную компанию, а для поиска новых партнеров — тогда можно не записывать название принимающей компании, а только город.
Внимание: даже с учетом имеющихся изменений в законодательстве, компания все равно может продолжать использовать служебное задание и удостоверение. Главное, чтобы это было приписано в Положении по командировкам, учетной политике либо ином внутреннем нормативном документе.
Образец заполнения унифицированной формы Т-10
Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:
- номер удостоверения, дата составления;
- ФИО работника, подразделение, должность;
- место командировки;
- цель командировки сотрудника;
- длительность командировки без учета пути;
- реквизиты паспорта;
- подпись руководителя.
На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:
- выбыл/прибыл в;
- число и подпись ответственного лица с указанием должности.
Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.
Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.
Продление командировки 2021 – как оформить, причины, приказ, служебная записка
Многие профессии сопряжены с регулярными командировками для сотрудников. Перед тем, как отправить работника в подобную служебную поездку, работодатель издает письменное распоряжение, в котором указывает ее сроки.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
8
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
В дальнейшем директор организации может по разнообразным причинам продлить командировку для сотрудника, если ее периода не хватает для выполнения рабочих задач.
Трудовое законодательство не содержит строго определенных правил продления служебных поездок.
Поэтому решение об увеличении срока командировки остается за работодателем.
При увеличении командировочного периода изменения не вносятся в приказ или служебное задание, а также в другие документы, оформленные до поездки сотрудника. На законодательном уровне определена необходимость в оформлении новых бумаг.
Образец заполнения служебного задания на примере бланка Т-10а
В служебном задании должна быть отражена следующая информация:
- название организации, работником которой является командируемый;
- ФИО и должность работника, направляемого в поездку, название подразделения, где он работает, его табельный номер;
- место назначения командировки — название населенного пункта, куда планируется поездка и название организации, которую нужно посетить;
- продолжительность командировки — даты начала и окончания поездки;
- срок в календарных днях — дни нахождения в пути также включаются в командировку;
- организация, финансирующая поездку;
- основание для подготовки служебного задания — может быть служебная записка;
- непосредственно само служебное задание (цель поездки) — что нужно выполнить работнику;
- подпись начальника структурного подразделения и руководителя организации.
Служебное задание на командировку в 2015 году
попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.
Альтернативный вариант
Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.
Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился — он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.
Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием — можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».
С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал
.
Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из . Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.