Алгоритм сокращения штата, образцы документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм сокращения штата, образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первым делом отметим, что сокращение штата и сокращение численности — разные понятия. В первом случае убирают конкретные должности в штатном расписании, во втором — уменьшают количество сотрудников на конкретной должности, например, вместо трех программистов оставляют только одного. При сокращении штата или численности важно соблюсти особый порядок действий. Аналогично поступают при ликвидации компании или закрытии ИП.

Трудовой кодекс сокращение численности или штата работников регулирует в статьях, касающихся вопросов увольнения, а также предусматривающих компенсации и гарантии сотрудникам. Сокращение численности или штата работников ТК РФ регламентирует достаточно подробно и четко, но при применении норм кодекса всегда возникают вопросы. Большое значение имеет судебная практика, Верховный суд нередко издает разъяснения по порядку применения статей закона, например, по данному вопросу до сих пор актуально Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, в котором вопросу сокращения сотрудников уделено немало внимания.

Сокращение численности работников происходит по инициативе работодателя, это основание для прекращения трудового договора сформулировано в ст. 81 ТК РФ. Ст. 178 – 180 полностью посвящены гарантиям и компенсациям сотрудника, уволенного по такому основанию.

Уведомление сокращаемых работников

Компания должна уведомить работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Именно поэтому первый этап должен начаться ранее, чем за два месяца до вступления в силу изменений в штатное расписание, в противном случае работодатель может не успеть провести мероприятия, указанные во 2-4 этапах.

Законом предусмотрены категории работников, для которых срок предупреждения о предстоящем сокращении составляет меньший период. К ним относятся работники, заключившие срочный трудовой договор (на срок до 2 месяцев) – их об увольнении работодатель обязан уведомить за 3 дня до увольнения, и сезонные работники – их работодатель уведомляет за семь календарных дней.

Уведомление составляется в двух экземплярах, работник оставляет себе свой экземпляр и расписывается в получении на экземпляре работодателя. В том случае, если работник отказывается от получения уведомления о предстоящем увольнении – работодателю рекомендуется составить соответствующий акт.

Одновременно с выдачей уведомления о предстоящем сокращении работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). Частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ особо предусмотрено, что увольнение по сокращению допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Обратите внимание, что предлагать нужно и нижестоящие должности, если работник может их выполнять. Чаще всего именно нарушение процедуры увольнения в части предложения вакансий влечет такие негативные последствия, как восстановление уволенного работника на работе.

Во избежание нарушений рекомендуется в уведомлении о сокращении сразу же указывать вакансии, которые могут быть предложены работнику.

Важно обратить внимание на то, что работодатель обязан предлагать работнику вакантные должности не только в день уведомления о предстоящем сокращении, но и в течение всего срока предупреждения об увольнении, если появляются новые вакансии, поскольку законодателем ставится перед работодателем задача не формально однократно предложить работнику имеющиеся вакансии, но именно трудоустроить работника.

Если же вакантных должностей нет или работник не может исполнять обязанности по имеющимся вакансиям, то у работодателя не возникает обязанности трудоустраивать работника, но в таком случае в уведомлении нужно отразить данный факт, что у работодателя нет вакантных должностей, которые могли бы быть предложены в порядке трудоустройства.

Приказ об увольнении.

Девятым этапом работодатель издает приказ об увольнении работника, вносит об этом запись в трудовую книжку и выдает ее работнику в день увольнения (если трудовая книжка ведется в бумажном виде), производит с работником полный расчет и выплачивает выходное пособие.

Обратите внимание, что согласно ст. 81 Трудового кодекса не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Следовательно, если дата увольнения попадает на период отпуска или болезни, то нужно ее перенести на первый рабочий день после окончания данного периода.

Что ещё нужно учесть в отдельных случаях?

Порядок и размер выплаты выходного пособия.

Выплата выходных пособий при увольнении регулируется статьей 178 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса) увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Таким образом, размер именно выходного пособия (выплачиваемого непосредственно при увольнении) составляет один заработок.

Также законом предусмотрено, что если работник не смог устроиться на работу после увольнения по сокращению, то за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

То есть всего законодатель предусмотрел возможность получать средний заработок в течение двух месяцев со дня увольнения, из них пособие за первый месяц выплачивается сразу при увольнении, а за второй месяц – по истечении второго месяца трудоустройства. Например, если работник уволен по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ 01 июня, то 01 июня он получает полный расчет за отработанный период и выходное пособие в размере одного среднего месячного заработка. Вне зависимости от того, будет он в июне искать работу или приступит к работе уже 02 июня – данное пособие выплачивается в безусловном порядке и возврату оно не подлежит.

Предположим, что работник не трудоустроился. Тогда по истечении июля он может претендовать на получение пособия на период трудоустройства (второй месяц) опять в размере среднего месячного заработка.

Для получения данного пособия необходимо лишь предъявить трудовую книжку, из которой будет следовать, что на новую работу он не устроился.

При этом в исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение еще и третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Таким образом, для получения пособия в размере еще одного среднего заработка за период трудоустройства (август) работнику нужно не только предъявить трудовую книжку, но и соответствующий документ из органов службы занятости о сохранении за работником пособия в течение третьего месяца трудоустройства.

Должен ли работодатель сам уведомить ЦЗН об увольнении работников, и в какие сроки?

Если на предприятии принимается решение о сокращении численности или штата работников, то о том, как уведомить об этом службу занятости указано в ч. 2 ст. 25 закона №1032-1: руководство обязано отправить письменное извещение в ЦЗН не позднее, чем за два месяца до дня фактического увольнения сотрудников. В случае подготовки массового сокращения – за три месяца.

Количественных критериев массовости закон не приводит. В ряде отраслей и регионов формулы расчета записаны в Отраслевом соглашении или соглашениях между региональными органами власти и профсоюзными организациями и работодателями. Если таковых нет, то рекомендуется отталкиваться от Постановления правительства РФ № 99 от 05.02.1993 года:

• 50 человек и больше в течение месяца;
• свыше 200 за два месяца;
• более 500 за три месяца;
• от 1% сотрудников в месяц в регионах, где численность населения меньше 5 тысяч человек.

Не информирование службы занятости или несоблюдение установленных сроков подпадает под ст. 19.7 КоАП РФ и влечет за собой штраф до 5 тысяч рублей для предприятия и до 500 рублей для должностных лиц. При этом нарушение конкретно этой процедуры не влияет на правомерность самого сокращения, и если все остальное будет произведено согласно закону, восстановления работника на работе не влечет.

Важно! Для индивидуальных предпринимателей срок уведомления биржи труда сокращен до двух недель до фактического разрыва трудовых отношений с наемным работником.

Документы для центра занятости при сокращении штата

Перечень обязательных документов является для всех ЦЗН и граждан одинаковым. Какие документы нужны для постановки на учет в центр занятости 2021 можно уточнить непосредственно у госслужащего в самой службе занятости, через интернет на официальном сайте, либо по телефону. Единственный уточняющий момент – документы принимаются только в отделениях ЦЗН по месту постоянного жительства гражданина.

Уволены могут (и должны быть) все: матери одиночки, беременные, женщины в декретном отпуске, несовершеннолетние и временно нетрудоспособные сотрудники. сообщить в центр занятости населения о том, что планируется высвобождение кадров; при необходимости поставить в известность об этом профсоюзную организацию; каждого сотрудника известить о дате увольнения персонально; подготовить приказы об увольнении; сделать соответствующие записи в трудовые книжки; рассчитать компенсации и произвести полную их выплату (сделать это нужно не позднее даты увольнения). Предприятие обязано проинформировать об увольнении работников в связи с ликвидацией предприятия центр занятости: это прописано в ФЗ №1032-1 от 19 апреля 1991 года «О занятости населения в Российской Федерации».

Каким способом можно уведомить?

Закон устанавливает лишь одно требование к уведомлению — оно должно быть письменным и содержать определённую информацию. Никаких других норм, касающихся формы документа либо порядка его подачи, не установлено.

Уведомление подаётся следующими способами:

• По почте — обычно заказным письмом, чтобы гарантировать его доставку и приём адресатом.
• На личном приёме. В этом случае представитель работодателя (руководитель организации, ИП, либо сотрудник, имеющий выданную и заверенную доверенность) является в местное отделение СЗ и вручает в канцелярию или уполномоченному сотруднику уведомление со списком увольняемых работников и иной необходимой по закону информацией.

Порядок оформления письменного уведомления службы занятости

Единой унифицированной формы для использования ее в качестве уведомления службы занятости не имеется. Организация вправе разработать собственную форму для этих целей и подать необходимые сведения на ней.

На законодательном уровне определены лишь обязательные составляющие, реквизиты, которые должны присутствовать в подобном документе. В их числе:

1. Название документа (Сведения о высвобождаемых работниках).
2. Наименование, реквизиты организации (ФИО предпринимателя).
3. Список сокращаемых работников.
4. Основание высвобождения работников (ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, приказ).
5. Датировка оформления документа.
6. Подпись нанимателя.
7. Печать организации.

Данные составляющие документа следует учитывать при составлении произвольной формы уведомления. Список работников, которые будут сокращены, оформляется в виде таблицы. Она должна включать полные сведения о каждом из них.

№	ФИО	Место жительства	Образование	Должность	Стаж работы	Средний заработок	Дата предстоящего увольнения
1	2	3	4	5	6	7	8

Это обязательная информация, которую следует отобразить в уведомлении. Также в таблицу можно включить: пол, возраст, категорию нуждающихся граждан. Фирменный бланк для оформления не используется. Готовый документ подписывается нанимателем.

При компиляции текстовой части уведомления в качестве примера можно использовать типовой образчик: некогда действующую форму №1 -— высвобождение.

Таким образом, ключевая задача нанимателя на данном этапе -— проконтролировать правильность оформления уведомления и его своевременное представление службе занятости. К сведению, неполнота сведений, не соблюдение сроков подачи либо полное бездействие будут расцениваться как нарушение.

Ошибочные действия нанимателя при уведомлении службы занятости

Описание ошибочных действий	Правильное решение и обоснование
Неправильное оформление основной части уведомления (отсутствие обязательных данных по сокращаемому работнику, например, должности, величины оклада)	Сведения по сокращаемым лицам являются ключевыми в тексте уведомления. Должность и размер оклада каждого увольняемого считаются обязательными данными, которые игнорировать нельзя. Правильное оформление документа позволит существенно снизить риск спорных ситуаций
Наниматель сократил одного работника, но не сообщил об этом службе занятости	Все тот же ФЗ РФ № 1032-1 обязывает каждого нанимателя оповещать службу даже при сокращении одного человека (либо одной должности). В рассматриваемой ситуации допущено нарушение. Наниматель должен был сообщить о сокращении 1 работника за 2 месяца, но не сделал этого

Как уведомить службу занятости?

Уведомление о сокращении подается в виде бланка определенного образца, заполненного руководителем предприятия.

Его можно доставить несколькими способами:

1. Лично в руки. Но для этого нужно будет посетить службу занятости, возможно, потратить время на очередь, чтобы просто сдать этот важный документ.
2. По почте. В таком случае заполненный бланк отправляется заказным письмом с извещением, которое нужно сохранять до увольнения работников. Такой способ сможет существенно сэкономить ваше время.
3. С помощью электронной почты. Но этот вариант можно использовать, только если у руководителя есть действующая и правильно оформленная электронная подпись – без нее бумага не будет считаться официальным документом.

Государство строго контролирует процедуру сокращения работников, и вы должны быть абсолютно уверены в том, что ваше послание было доставлено и принято во внимание. Потому самым действенным способом является личное посещение государственных органов.

Документы и процедура

Сокращение штата – это снижение штатных единиц на определенной должности, либо упразднение самой должности.

При уменьшении численности персонала автоматически сокращается количество сотрудников. И лишь в случае замены должности на новую, уменьшение числа работников по факту, не происходит.

Уведомление службы занятости о сокращении численности или штата является непростым моментом при увольнении сотрудников, ведь составление и передача документа сопряжены с бюрократическими формальностями. Нужно внимательно оформлять документы и проводить процедуру. В противном случае, это может стать причиной для разбирательства в суде.

Трудовой кодекс: сокращение численности или штата работников

Для начала рассмотрим, что говорит про сокращение численности или штата работников Трудовой кодекс. Различают два понятия:

• сокращение штата, то есть сокращение отдельных единиц из штатного расписания (например, если из штат­но­го рас­пи­са­ния ис­клю­ча­ют­ся струк­тур­ные под­раз­де­ле­ния или от­дель­ные долж­но­сти (как вакантные, так и за­ни­ма­е­мые ра­бот­ни­ка­ми));
• сокращение численности — уменьшение числа работников аналогичных должностей (на­при­мер, если в со­ста­ве рекламного отдела было четыре ме­не­дже­ра по рекламе, а стало три, то предстоит увольнение по сокращению численности работников).

Ответственность за исполнение гарантий

Прежде чем выдать гарантийное письмо, работодателю следует знать, что данный документ закрепляет за ним определенные обязательства перед конкретным лицом. Иными словами организация несет ответственность за исполнение тех обещаний, которые были отражены в гарантийном письме. В случае если данные обязательства не будут исполнены, лицо, перед которым они возникли, имеет полное право обратиться в судебный орган.

Таким образом, гарантийное письмо представляет собой официальное уведомление заинтересованных лиц о закреплении рабочего места за конкретным гражданином. Данный вид документа выступает своего рода подтверждением тому, что через конкретный промежуток времени трудовой договор будет обязательно подписан.

Бланк для уведомления работника

На законодательном уровне не установлен единый унифицированный образец уведомления, что позволяет работодателю использовать разработанный в организации бланк или составлять документ в произвольной форме.

Он может быть представлен на обычном листе А4 в печатной или рукописной форме (первый вариант предпочтительнее). В документе не должно содержаться ошибок, опечаток, помарок или недостоверной информации. При их наличии документ признается недействительным, что может привести к срыву сроков из-за необходимости составления и отправки уведомления повторно.

При составлении документа ответственное лицо должно учесть, что в нем обязательно указываются следующие сведения:

• точные реквизиты организации, в том числе наименование (без сокращений), юридический адрес, БИК, К/с, Р/с и номер телефона;
• номер и дата составления документа. При желании может быть указано место подписания документа (город);
• должность и ФИО сотрудника, которому направляется документ;
• наименование документа – «Уведомление»;
• обращение к работнику по имени отчеству;
• текст уведомления, в котором в свободной форме и от лица администрации организации работнику сообщается о принятом руководителем фирмы решении о проведении процедуры сокращения. При этом, ответственное лицо обязательно должно указать причину, по которой осуществляется сокращение и оставить ссылку на соответствующий приказ руководителя и статью ТК России.

Важно знать! По желанию в бланк уведомления может быть включен пункт о предложении работнику другой должности или сообщение об отсутствии подходящих вакансий. В такой ситуации ответственное лицо обязано отразить информацию о названии должности и размере оклада.

Какова ответственность, если не уведомить службу занятости

Увольнение по сокращению штатов требует обязательного соблюдения процедуры уведомления центра занятости. Причем это нужно сделать в установленные законом промежутки времени.

Если нарушить данную процедуру, то на хозяйствующего субъекта распространяется меры административного воздействия. Они выражаются в виде предупреждения или же административного штрафа. Его размер устанавливается для предприятий в размере 3000 — 5000 рублей, для ответственных лиц на предприятии — 300 — 500 рублей.

Данная мера ответственности распространяется на хозяйствующий субъект даже, если он уведомил службу занятости вовремя, но представил неполные или искаженные сведения о сокращении.

Внимание! Если даже компания не уведомит службу занятости о сокращении или сделает это не в установленные сроки, не в полном объеме, такое увольнение работников нельзя признать незаконным. Поэтому восстановление сотрудников на их прежних местах не будет. Для признания незаконным увольнения по сокращению потребуется больше нарушений.

Ответственность за неуведомление службы занятости

В соответствии с Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324, Роструд является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере труда, занятости, альтернативной гражданской службы, специальной оценки условий труда и социальной защиты населения, оказанию государственных услуг в сфере содействия занятости населения и защиты от безработицы, трудовой миграции и урегулирования коллективных трудовых споров, а также по предоставлению социальных гарантий, установленных законодательством РФ для социально незащищенных категорий граждан.

На основании изложенного мы приходим к выводу, что за неисполнение обязанности, установленной п. 2 ст. 25 Закона РФ N 1032-1, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со ст. 19.7 КоАП РФ. Согласно ст. 19.7 КоАП РФ непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу), орган, осуществляющий государственный контроль (надзор), муниципальный контроль, сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом его законной деятельности, либо представление в государственный орган (должностному лицу), орган, осуществляющий государственный контроль (надзор), муниципальный контроль, таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан — в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц — от 300 до 500 руб.;
• на юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.

Вывод о возможности привлечения к административной ответственности за непредставление информации в соответствии с п. 2 ст. 25 Закона РФ N 1032-1 к ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ сделан в Апелляционном определении Московского областного суда от 28.04.2014 по делу N 33-7641/2014 и ряде других судебных решениях.

Похожие записи:

• За какие машины в 2023 году придется заплатить налог на роскошь: список
• Действия при краже номерных знаков с автомобиля
• Патент и ЕНП: как уменьшить налог на взносы ИП в 2023 году