4.2.2. Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «4.2.2. Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документ предназначен для отражения изменения условий оплаты труда (плановых начислений) нескольких сотрудников и для индексации заработка сотрудников.
1. Раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников.
2. Кнопка Создать и выберите документ Изменение плановых начислений.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой производится изменение плановых начислений.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Подразделение укажите структурное подразделение, если требуется изменить начисления или произвести индексацию сотрудникам конкретного подразделения. При заполнении данного поля документ будет заполнен только сотрудниками этого подразделения.
6. В поле Должность укажите должность сотрудников, если требуется изменить начисления или произвести индексацию сотрудникам по конкретной должности. При заполнении данного поля документ будет заполнен только сотрудниками этой должности. Если будет заполнены одновременно поля Подразделение и Должность, то документ будет заполнен только сотрудниками по выбранной должности и только по выбранному подразделению.
7. В поле Дата изменения укажите дату изменения начислений сотрудникам. Если сотрудникам вводятся изменения на определенный срок, то установите флаг Срочное изменение начислений и в поле по укажите окончание периода изменения начислений. Если необходимо указать разные даты изменений для сотрудников, то установите флаг Разные строки для разных сотрудников. Эти даты будут автоматически отражаться в таблице. Даты в таблице можно изменить — именно они будут учтены при назначении начислений сотрудникам. Изменение дат в шапке документа при уже заполненной таблице не приводят к их изменению. Для обновления дат в таблице документ необходимо перезаполнить.
8. Если необходимо зарегистрировать индексацию заработка сотрудников установите флаг Учитывать как индексацию заработка. Флаг появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты указано, что выполняется индексация заработка сотрудников.
9. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить всеми сотрудниками выбранного подразделения и/или выбранной должности (позиции штатного расписания, если оно ведется). Также сотрудников можно добавить (подобрать) по кнопке Подбор. По умолчанию для заполнения предлагаются сотрудники, работающие на указанную дату в поле Дата изменения. В табличной части для просмотра и изменения доступны показатели плановых начислений выбранных сотрудников, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки. При необходимости изменить видимость колонок можно через меню Еще таблицы (пункт Отображаемые показатели). По кнопке Заполнить показатели можно автоматически заполнить показатели одинаковым значением для всех сотрудников (Фикс. значение), но и изменить уже заполненные в таблице значения с помощью математических операций.
10. Если требуется не только изменить показатели уже назначенных сотрудникам плановых начислений, но и добавить всем сотрудникам новое начисление или прекратить действующее, то, можно воспользоваться командами Добавить начисление всем сотрудникам или Удалить начисление у всех сотрудников в меню Еще таблицы.
11. При нажатии на ссылку в колонках ФОТ или Начисления можно просмотреть или отредактировать начисления и ФОТ каждого сотрудника в отдельности. Колонки становятся доступны по кнопке Сведения о ФОТ и начислениях, расположенной над таблицей.
12. Кнопка Провести и закрыть.

Когда можно объявить выговор?

Т. Н. работала в школе учителем математики. Директор школы издал приказ о перемещении Т. Н. из школьного отделения № 3 в школьное отделение № 1 без изменения трудовой функции и определенных сторонами условий, с приказом Т. Н. была ознакомлена под подпись и выразила свое несогласие. Соответственно к работе в отделении № 1 в течение всего рабочего дня она не приступила и была уволена за прогул.

Т. Н. обратилась в суд с требованиями признать приказы о перемещении и об увольнении незаконными и восстановить ее в прежней должности. На суде Т. Н. указала, что перемещение было произведено незаконно, без ее согласия, и что в день прогула она находилась на своем рабочем месте в отделении № 3.

Суд первой инстанции Т. Н. отказал, отметив, что факт отсутствия Т. Н. на рабочем месте в школьном отделении № 1 в течение рабочего дня без уважительных причин нашел подтверждение и у работодателя имелись основания для увольнения ее за прогул.

Но апелляционная инстанция с этим не согласилась. На основании материалов дела, показаний свидетелей и записей с видеокамеры было установлено, что Т. Н. не была в школьном отделении № 1, но действительно находилась в отделении № 3. А поскольку согласно трудовому договору рабочим местом Т. Н. является школа без указания конкретного номера школьного отделения, то отсутствие ее в отделении № 1 назвать прогулом нельзя. Значит, у работодателя не было оснований для определения указанного времени как прогула и для увольнения Т. Н. по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Документ «Перевод к другому работодателю»

В программе может вестись учет по нескольким организациям, а сотрудники могут перемещаться между ними – увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Перевод к другому работодателю. Он позволяет подготовить необходимые печатные формы, сопутствующие такому переводу (согласование перевода, приказы об увольнении и приеме и т.п.), и, собрав в одном месте, сразу создать необходимые документы Увольнение по прошлой организации, Прием на работу по новой, исходящую и входящую справки для расчета пособий.
1. Раздел Кадры – Все кадровые документы.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Перевод к другому работодателю.
3. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
4. На закладке Откуда и кого переводим указываем:
5. в поле Организация — организацию, в которой регистрируется кадровый перевод, из справочника Настройка– Организации.
6. в поле Сотрудник — сотрудника, который переводится к другому работодателю, из справочника Сотрудники (раздел Кадры –Сотрудники)
7. в поле Дата увольнения — дату увольнения сотрудника из организации, откуда осуществляется перевод
8. в поле Статья ТК РФ — основание увольнения сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом (из справочника Основания увольнения). По умолчанию в поле указывается основание увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 77, что соответствует переводу сотрудника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю
9. поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации (откуда осуществляется перевод) из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) и используются для расшифровки подписи в соответствующих документах организации, связанных с данным переводом (например, Согласование перевода (ответ), Приказ об увольнении).

Документ «Назначение планового начисления»

Документ Назначение планового начисления (раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников – кнопка Создать) позволяет назначить одно выбранное начисление (например, Оплата по окладу) списку сотрудников. С помощью этого документа можно также назначить сотруднику одно и то же начисление несколько раз по разным основаниям. В этом случае для сотрудника будет действовать одновременно несколько одинаковых начислений, но с разным размером или периодом. Обратите внимание! Назначить несколько раз по разным основаниям можно не все начисления, а только отмеченные специальным признаком Поддерживает несколько одновременно действующих начислений.
В документе можно указать способ отражения назначаемого им начисления в бухучете (а также финансирование, если ведется учет по статьям финансирования). Назначенный в таком документе способ будет иметь приоритет перед всеми остальными настройками отражения. Он будет применяться независимо от того, какой способ задан непосредственно для этого начисления и сотрудника.
На основании документа Назначение планового начисления можно ввести документ Прекращение планового начисления (Зарплата — Прекращения плановых начислений), который позволяет прекратить плановое начисление.

Как заполнить форму приказа №Т-5 о переводе сотрудника на новую работу?

1. Вид перевода — постоянно.
2. Причина — по инициативе работодателя и согласия работника или иной (конкретной) причине: введение новой должности, замещение отсутствующего сотрудника, создание нового структурного подразделения и т.д.
3. Основание – заявление непосредственного руководителя, дата и номер дополнительного соглашения к трудовому договору.
4. Приказ о переводе сотрудника на новую должность сообщается ему в трехдневный срок под роспись (в соответствии со статьей 68 ТК РФ). Подпись и дата ставится сотрудником в самом приказе. Поскольку данный приказ — внутренний документ организации, печать на нем не ставится.

Перевод работника

– это смена трудовых функций сотрудника при сохранении работы у одного и того же нанимателя. Он может быть постоянным или временным, осуществляться по инициативе работодателя или по соглашению сторон. Временный перевод также осуществляется из-за медицинских показаний (состояние здоровья) или на время отсутствия другого сотрудника организации.

Перемещение работника

– это движение сотрудника внутри организации без смены трудовых функций. Оно всегда осуществляется в одной и той же местности, при этом существенные условия договора не изменяются. В соответствии с ч.3 ст.72.1 Трудового кодекса России, оно не требует согласия работника и относится к числу внутренних вопросов, которые разрешаются руководством организации.

Как оспорить процедуру?

• на основании ст. 72.1 ТК не допускается перемещение, если имеются противопоказания на этот процесс по состоянию здоровья наемного специалиста;
• отсутствуют другие требования и ограничения к этому процессу;
• не допускается наделять гражданина должностными обязанностями, которые не соответствуют его квалификации, опыту и умениям;
• при выполнении этого процесса не меняется характер реализуемой работы;
• нередко при перемещении требуется, чтобы работник прошел медицинский осмотр, так как в этом случае работодатель сможет убедиться, что гражданин по состоянию здоровья соответствует выбранной работе.

Нередко работодателям приходится сталкиваться с тем, что наемные работники против перемещения, поэтому они отказываются проходить медосмотр. При таких условиях не допускается перемещение работника, поэтому он отстраняется от работы до того момента, пока не будет пройден осмотр.

Работодателем должны учитываться некоторые условия перемещения работника. Во время выполнения процедуры не допускается, чтобы изменялись должностные обязанности наемного специалиста или условия его труда. Если планируется, что гражданин будет работать в другой местности, то на это должна иметься производственная необходимость. Работодатель должен учитывать интересы сотрудника.

• возникновение производственной необходимости, за счет которой надо вносить определенные правки в штатное расписание предприятия;
• сокращение или расширение деятельности фирмы;
• обеспечивается за счет процедуры профессиональный и даже карьерный рост работников.

Работник, выбранный для передвижения, должен выполнять распоряжения руководства или иных уполномоченных лиц, обладающих административными функциями.

• целесообразно составлять жалобы в прокуратуру и трудовую инспекцию;
• на основании данных документов будет проведена проверка, основной целью которой выступает выявление нарушений со стороны руководителя компании;
• если действительно перевод оформлялся как перемещение, то директор фирмы будет привлечен к ответственности, поэтому ему придется уплачивать значительный штраф;
• дополнительно работник может подать иск в суд для взыскания с работодателя компенсации морального вреда;
• судебное разбирательство обычно проводится в ситуации, когда директор давил морально на сотрудника, желая отправить его в другой регион для постоянной работы в филиале без согласия со стороны специалиста.

Чтобы привлечь работодателя к ответственности или выиграть суд, работник должен быть уверен в том, что его руководитель действительно нарушал требования законодательства.

Нередко работник, отработав в одной организации достаточное количество времени, хочет перейти на другую должность или в другой отдел либо сам работодатель хочет его перевести, например повысить. В этом случае осуществляется постоянный перевод. Он возможен как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя. Отличает постоянный перевод от временного то, что он не может производиться без согласия работника, то есть если инициатором перевода будет работодатель, он сначала должен письменно запросить согласие работника. Если работник не возражает против перевода, свое согласие он выражает или на предложении работодателя, или в отдельном документе (заявлении).

Затем работник и работодатель заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывают название новой должности, размер оплаты труда и другие изменившиеся в связи с переводом условия. Соглашение составляется в двух экземплярах для каждой стороны, на экземпляре работодателя работник ставит отметку в получении своего.

Обратите внимание! Отдельно отметим, что если работник переводится на должность, по которой предусмотрены срочные отношения (например, на должность руководителя), лучше не заключать соглашение, поскольку переквалификация бессрочного трудового договора в срочный может быть расценена как ущемление прав работника. В этом случае лучше расторгнуть ранее заключенный трудовой договор и заключить новый срочный.

На основании соглашения работодатель издает приказ о переводе работника на другую должность или в другое подразделение. Приказ может составляться по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, или в произвольной форме.

В отличие от временных переводов, запись о постоянном переводе вносится в трудовую книжку. Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), запись должна вноситься в течение недели со дня издания приказа. Она будет выглядеть так: «Переведена на должность главного бухгалтера» или «Переведен в отдел логистики на должность начальника отдела». Запись о переводе вносится и в личную карточку.

Отметим, что не будет считаться переводом и не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Перевода не будет и в случае, если структурное подразделение, в котором трудится работник, не указано в трудовом договоре.

Перевод в другую местность

К постоянным относится перевод в другую местность вместе с работодателем. Таким переводом считается изменение места нахождения организации — перенос за пределы административно-территориальных границ прежнего населенного пункта. На практике он встречается не так часто, тем не менее работодателю нужно об этом знать.

Уточним, что место нахождения работодателя — юридического лица определяется местом его государственной регистрации, которая осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа (ст. 54 ГК РФ). Адрес местонахождения фиксируется в учредительных документах и в Едином государственном реестре юридических лиц.

Перевод в другую местность вместе с работодателем осуществляется с согласия работников. О таком переводе работодатель должен предупредить всех работников заранее и предложить им переехать вместе с ним. Поскольку сроки такого предупреждения не установлены, следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ и применить двухмесячный срок уведомления.

Примечание. Если у организации изменился юридический адрес и исполнительный орган изменил место нахождения, а фактическое место работы сотрудников осталось прежним, оформлять перевод не нужно.

Считаем, что не обязательно направлять каждому работнику предложение о переводе, а достаточно издать один приказ, но довести его до сведения каждого под роспись.

Если кто-то из работников изъявит желание продолжать работу с данным работодателем в другой местности, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе в другую местность, на основании которого издается приказ.

Поскольку согласно Правилам запись о постоянном переводе должна вноситься в трудовую книжку, необходимо внести и запись о переводе в другую местность, даже если работник остается на той же должности и в том же структурном подразделении. Образца такой записи не приводится, но выглядеть она может так: «Переведен в другую местность вместе с работодателем». Аналогичная запись вносится и в личную карточку работника.

При согласии работника на переезд на работу в другую местность работодатель обязан возместить:

— расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

— расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 169 ТК РФ).

Работники, отказавшиеся от перевода в другую местность, подлежат увольнению по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — отказ от перевода в другую местность вместе с работодателем. При этом в силу ст. 178 ТК РФ работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного заработка.

Документирование решения о переводе на другую работу

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 или № Т-5а. Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причина перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.).

Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Эти унифицированные формы также не содержат реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требуют составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справок о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного количества документов, однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.

Отличия процедуры перемещения работника от перевода на иную должность

Перевод специалиста предполагает смену выполняемых им трудовых функций при продолжении (без перерыва) трудовой деятельности в том же месте занятости (без смены работодателя). Процедура, производимая по соглашению участников трудового процесса или по инициативе руководства предприятия, может носить временный или постоянный характер. Временность перевода связана с периодом отсутствия какого-либо специалиста в компании или с состоянием здоровья самого трудящегося.

Перевод на иную работу возможен при наличии письменного согласия занятого, кроме некоторых оговоренных законодательно случаев (ст. 72 ТК РФ). Перевод гражданина для работы у иного работодателя допускается по письменной просьбе сотрудника (письменному согласию) с прекращением действия трудового контракта по старому месту занятости (ст. 77 ТК РФ).

Перемещение сотрудника – это его движение внутри организации, не сопровождаемое сменой трудовых функций. Процесс всегда осуществляется в одной и той же местности, при этом не подвергаются изменениям существенные условия трудового соглашения.

Ситуация относится к внутренним вопросам, разрешаемым руководством предприятия и не требующим согласия сотрудника (ст.72. 73, 74 ТК РФ). Работодатель заблаговременно должен предупредить специалиста о предстоящих изменениях. Отказаться от исполнения трудовых обязанностей в измененных условиях (на новом месте, в ином структурном подразделении) тот не имеет права.

Приказ о переводе на другую должность

Приказ о переводе — распорядительный документ, который издается по унифицированной форме №Т-5 (№ Т-5а), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004 № 1, или оформляется в произвольной форме на фирменном бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Любая кадровая перестановка (временная или на постоянной основе) оформляется распоряжением, которое составляется в единственном экземпляре, предоставляется на подпись руководителю предприятия, после чего с ним под роспись знакомится сотрудник.

Указанный документ должен содержать следующие сведения:

1. Полное и сокращенное наименование организации.
2. Код по ОКУД — сокращенное название общероссийского классификатора управленческой документации (в данном случае 0301004).
3. ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций
4. Номер и дата документа.
5. Дата перемещения служащего.
6. Фамилия, имя и отчество работника (указывается в винительном падеже).
7. Табельный номер (присваивается при приеме в организацию).
8. Указание на вид кадровой перестановки — временная или постоянная.
9. Заполняется графа «Прежнее место работы»: структурное подразделение и должность.
10. Указывается причина кадровой перестановки, например: инициатива работника, вакантная ставка, в связи с медицинским заключением или другие.
11. Заполняется графа «Новое место работы»: структурное подразделение и должность.
12. Отражается оклад и надбавка (если она предусмотрена новой должностью).
13. Вносится основание перемещения (дополнительное соглашение, личное заявление).
14. Ставится подпись руководителя организации или уполномоченного лица.
15. Делается отметка об ознакомлении сотрудника с документом.

Случаи перевода без согласия работника

Как уже было сказано ранее, такой переход осуществляется в исключительных случаях. Перечисленные ниже ситуации носят временный характер. Перевод производится на срок до 1 месяца. Оплата производства во временно измененных условиях не должна быть ниже среднего размера оплаты прежней работы.

1. Экстренные ситуации:

• техногенные катастрофы и природные катаклизмы;
• стихийны бедствия;
• эпидемии, эпизоотии и голод;
• производственные аварии и несчастные случаи.

2. Иные исключительные обстоятельства:

• простой на производстве по экономическим, организационным и т.д. причинам;
• предотвращение уничтожения или порчи имущества.

Отдельно рассматривается перевод по производственной необходимости (ст. 74).

При изменении технологических или организационных условий труда, изменяются или условия трудового договора. Не может быть изменена только трудовая функция работника.

О происходящих изменениях работодатель должен уведомить сотрудников за 2 месяца до их наступления. Форма извещения – письменная.

В связи с изменениями без согласия на то работника может быть осуществлен перевод только в двух случаях:

• из одного структурного подразделения в другое;
• в другую местность.

Инициатива нанимающей стороны

По инициативе работодателя перевод осуществляется в 2-х случаях:

• Внутренний – когда работник перемещается из одного структурного подразделения в другое;
• Внешний – при перемещении работника из организации в стороннюю структуру с последующим расчетом с существующего рабочего места.

Кроме этого данный перевод бывает:

• Временным, к примеру, для замещения пустующего временно места, что не может длиться более месяца;
• Постоянным, если появилась необходимость перевести сотрудника и кардинально поменять его деятельность, для этого формируется множество документации, и составляется приложение к договору.

Образец уведомления о переводе.

Законодательные нормативы перевода сотрудника в другое подразделение внутри организации

Ст. 72.1 ТК РФ акцентирует внимание на том, что для перемещения сотрудников внутри организации, но под руководством одного и того же руководителя, согласия сотрудника не обязательно. При этом не имеет решающего значения, перевод ли это в другой цех или смена механизма рабочей деятельности, если, при этом, не изменяются условия работы, описанные в рабочем договоре.

Ст. 57 ТК РФ определяет первостепенность места работы, указанного в рабочем договоре, составленном между работодателем и сотрудником. Перемещение сотрудника вне организации только тогда будет считаться таковым, если повлечет за собой корректировку рабочей договоренности. Чтобы осуществить перевод со сменой структурного размещения места трудовой деятельности, согласие работника необходимо.

Трудовой Кодекс акцентирует внимание на том, что перемещение сотрудника на должность, выполнение функционала которой противопоказано ему по медицинским показаниям, незаконно и грозит для руководства организации административной ответственностью.

Похожие записи:

• Юрист объяснил, как рассчитывают плату за общее имущество в квитанции ЖКХ
• Объявления по запросу «уход за пожилыми людьми» в Анапе
• Ушла в декрет, а мою должность сократили: законно ли это